工程公司的系統：報價、進度、請款接成一條線

「工程做完、尾款收完，會計才跟我說這個案子其實沒賺。」這是很多工程公司老闆都會講的一句話。常見的情況是：案子在做的時候，每個人都很忙，看起來進度正常、客戶也滿意，可是要等到結案那天，把所有發票、請款單、追加單攤在桌上，才知道錢到底去了哪裡。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。創業七年，經手超過 252 個案子、橫跨 32 個以上產業，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。不管哪個產業，我看到最貴的問題常常不是做不好，而是做完才知道。工程業特別明顯，因為一個案子動輒幾個月到一兩年，等到做完才知道，已經來不及救。

工程公司最貴的問題，不是工地管不好，而是報價、預算、採購、進度、請款各自存在不同人的 Excel 裡，案子結束才知道賺賠。系統要做的，是用「工程案」當主軸，把五個接點接起來：報價簽約後直接變成預算、預算管住每一筆採購和分包、工地的進度回報直接成為估驗請款的依據、每一筆追加減都有書面紀錄和金額、保留款有到期提醒。接起來之後，老闆每個月就能看到每個案子做到幾成、花了幾成、請了幾成。導入順序上，先接請款和追加減，通常比先做工地日報更快看到錢。

工程案為什麼總是做完才知道賺賠？

先看一個工程案在大多數公司裡是怎麼跑的。

業務或老闆用 Excel 做報價，簽約之後，那份報價就躺在資料夾裡。工務接手後，自己開一份預算表，項目分類跟報價不一樣。採購用另一份表叫料，分包商的合約和請款在會計那裡。工地的進度在工務的 LINE 群組和日報裡。估驗請款是會計月底問工務「這個月做到哪」，再自己算一張請款單。追加減呢？很多是現場口頭答應，事後才補，或者根本沒補。

每一份資料都有人在管，但沒有一份資料能告訴你：這個案子現在賺還是賠。要知道答案，就要有人把五、六份表格對起來，而這件事通常只在結案時做一次。

更麻煩的是，同時在跑的案子不只一個。十個案子、每個案子五份表，老闆想看全局，只能靠每週開會聽每個人口頭報告。

你的直覺是工地，但錢多半漏在辦公室

很多老闆想到工程管理系統，第一個想到的是工地：日報、施工照片、出工人數、機具。這個直覺有道理，工地確實是成本發生的地方，也是老闆最看不到的地方。

但如果把一個工程案的資料流拆開來看，工地的成本通常有人在盯，工務、主任都知道今天出了幾個工、用了多少料。真正沒人盯的，是工地和辦公室之間的那幾個交接點。

常見的漏法有五種：現場答應客戶的追加，沒有簽、沒有報價，最後收不到錢；做到的進度沒有及時估驗，請款晚了一兩個月，現金卡住；材料多叫、重複叫，因為採購看不到預算剩多少；分包商的請款跟實際完成的數量對不起來；保留款到期了，沒人記得去收。

這五種漏法，沒有一種發生在工地，全部發生在辦公室的交接之間。所以工程公司要的系統，重點不是把工地數位化，而是把這些交接點接起來。毛利為什麼總是算不準，報價一直算錯毛利的三個成本黑洞那篇也講過類似的邏輯，工程業只是更極端。

一條線長什麼樣？從報價到結案的六個站

把一個工程案拆開，大概會經過六個站。每一站現在多半是一份獨立的表格，接起來之後，每一站的資料會自動變成下一站的起點。

注意第一欄的「工項」。整條線能不能接起來，關鍵在報價、預算、採購、進度、請款用的是同一套工項分類。如果報價用一套分類、工務預算用另一套，系統再強也對不起來。所以導入的第一件事，往往不是寫程式，而是先把公司的工項分類統一。

最值錢的三個接點

六個站都接當然最好，但如果預算有限，我會請老闆先看下面三個接點，因為它們直接連到錢。

報價變預算：讓毛利從第一天就看得到

報價時每個工項都有成本和售價，簽約後直接轉成預算，工務不用重開一份。之後每一筆採購和分包都掛在對應的工項下，系統就能隨時算出「這個工項預算 100、已經花了 70、完成 50%」這種警訊。不用等結案，做到一半就知道哪個工項在超支。

進度變請款：請款不再靠月底問人

工務在現場依工項回報完成比例，會計就能直接依這個比例產生估驗請款明細。少了「月底問工務、工務憑印象回答、會計再自己算」那一段，請款可以準時，也比較不會被業主挑出數字對不上。請款準時，就是現金流準時。現金流怎麼預估，可以搭配現金流預測表怎麼做一起看。

追加減與保留款：最容易忘、也最容易吵

每一筆追加或減作，都要在系統裡留一筆紀錄：誰提出、內容是什麼、金額多少、業主有沒有確認。沒有確認的追加，系統會一直掛在待處理清單上，不會被忘記。保留款則是在合約建檔時就記下比例和條件，到期前提醒負責的人去收。這兩件事單獨看都不大，但一年累積下來，常常就是一個案子的利潤。哪些錢可能收不回來，應收帳款帳齡分析怎麼做那篇有判斷方法。

現場的人怎麼回報？別讓工務多打一份字

工程管理系統最常失敗的地方，是要求工務每天下班後再開電腦打一份日報。工務已經在工地跑了一整天，這份日報一定是應付了事，資料不準，後面的請款和毛利也跟著不準。

我的做法是把現場回報做在 LINE 裡。工務在工地拿起手機，選工程案、選工項、填完成比例、拍幾張照片，二十秒結束。這些資料直接進到系統，跟辦公室的預算、請款接在一起。為什麼這樣做員工比較願意用，我在公司系統做在 LINE 裡那篇講得比較完整。

現場回報的欄位要越少越好。我的原則是：只收後面請款和毛利一定會用到的欄位，其他的先不要。欄位每多一個，回報的人就少一分耐心。

照片是很多老闆低估的一個欄位。現場回報時拍的照片，會自動掛在對應的工程案、工項和日期下面。之後業主對估驗數量有疑問，或者對某筆追加有不同說法，你翻得出那一天、那個位置的照片，就不用靠兩邊各說各話。以前這些照片散在工務的手機和 LINE 群組裡，人一換、手機一換，就找不回來。

追加減也一樣。工務在現場被業主要求多做一段，當場在手機上建一筆追加，寫下內容、拍照，系統就會通知業務或老闆去報價、去取得業主確認。從「口頭答應」到「有紀錄可追」，中間只差現場那一分鐘。

老闆每個月只要看一張表：三個百分比

接成一條線之後，老闆不需要看每一張單據。我會建議做一張案件總覽，每個進行中的工程案一列，只看三個百分比：完成比例、支出比例、請款比例。這三個數字放在一起，比任何長篇報告都清楚。

讀法很簡單。支出比例明顯高於完成比例，代表這個案子在超支，要問工務哪個工項出了問題。完成比例明顯高於請款比例，代表請款落後，錢做出去了還沒收回來，要問會計卡在哪裡。三個數字差不多，這個案子大致在軌道上。另外再加兩欄：待業主確認的追加減金額、即將到期的保留款。這兩欄只要不是零，就有人該去處理。

用一個假設試算看請款落後的代價。假設一個合約金額 1,000 萬的工程案，每個月平均完成一成，如果每次估驗都晚一個月請，等於公司長期替業主墊著大約一個月的工程款，也就是 100 萬左右的現金。同時跑五個案子，就是幾百萬卡在外面。這筆錢不會出現在損益表上，但會出現在你每個月調頭寸的壓力裡。

套裝軟體、ERP、客製：工程公司怎麼選？

市面上有工程管理的套裝軟體，也有可以加工程模組的 ERP，還有從頭客製。三條路都有人走得很好，差別在你的案子長什麼樣。

我用兩個問題幫老闆判斷：同時在跑的案子多不多？計價和請款的方式複雜不複雜？

案子多、但計價方式單純、每個案子流程都差不多的公司，套裝或雲端的工程管理軟體通常就夠用，先試用、確認工項分類能符合你的習慣。案子多、計價和請款又複雜的公司，例如每個業主的估驗格式都不同、有大量分包、追加減頻繁，套裝軟體很容易卡住，這時候照自己的流程做一條線，長期比較划算。案子少、規則單純的，先把 Excel 範本統一、工項分類固定，還不用急著上系統。案子少但每個都很複雜的，可以先只做請款和追加減這一段。

不管哪一條路，在找廠商之前，先把你的工項分類、請款格式、追加減流程寫下來，這份東西就是規格書的骨架。怎麼寫成廠商報得出準確價的規格，可以參考ERP 需求規格怎麼寫。

川輝的系統導入是 30 萬起，依你的規格報價。我們會先把範圍寫成書面功能清單，再報固定金額，分段收款，每一期等約定的結果跑出來才收，不做先簽再加價。

常見問題

工程管理系統一定要包含工地日報嗎？

不一定。如果你的痛點是請款晚、追加收不到、毛利看不到，先接報價、預算、請款這一段效果更直接。工地日報可以第二階段再做，而且要做在現場的人方便的地方，例如手機上的 LINE，不然收來的資料不會準。

每個業主的估驗請款格式都不一樣，系統做得到嗎？

做得到，但要在規格階段講清楚。常見做法是系統內部用公司統一的工項分類記錄進度，輸出請款單時再依業主的格式對應。格式種類越多，建置的工作量越大，所以要先盤點你實際有幾種格式。

分包商的請款可以一起管嗎？

可以，而且建議一起管。分包合約、分包請款和你對業主的估驗請款掛在同一個工項下，就能看出「業主那邊請了多少、分包這邊付了多少」，避免先付給分包、業主那邊卻還沒請到款的情況。

工程公司導入系統要多久？

看範圍。只做報價、預算、請款一段，跟六個站全部接起來，時程差很多。我的建議是先上最痛的那一段，跑過一兩次完整的月度請款循環確認沒問題，再往下接，比一次全上安全。

工程案的利潤，要在做的時候就看得到

講到底，工程公司的系統不是為了讓工地更忙，而是讓每個案子的錢在做的時候就看得到。報價、預算、進度、請款接成一條線，你就不用等結案那天才知道這個案子賺不賺，而是在做到三成的時候就知道哪裡要調整。

如果你想知道自己的工程案該從哪一段先接起、範圍怎麼抓，可以先看看ERP 導入怎麼做，再決定第一步要做多大。