ERP 需求規格怎麼寫？一份廠商報得出準確價的規格書

「三家廠商，一家報幾十萬，一家報一百多萬，還有一家說要三百萬。到底誰在騙我？」

老闆拿著三份報價單來找我，通常會先問這一句。我的第一個問題不是看報價，而是問他：「你給他們的需求長什麼樣子？」答案多半是一場一個多小時的會議，加上一份兩頁的功能清單，上面寫著「庫存管理」「訂單管理」「報表」「權限設定」。

我是熊董，川輝科技創辦人，帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業，看過的需求文件從一頁到上百頁都有。我的結論是：報價差好幾倍，通常不是有人騙你，而是你的需求寫得太模糊，每家廠商都自己想像了一個範圍——便宜的那家想像得小，貴的那家把風險全算進去。一份報得出準確價的 ERP 需求書，重點不在功能清單，而在八件事：範圍與目標、現況流程、單據清單、角色與權限、資料量、例外情境、串接與匯入、這次不做什麼。再把關鍵需求寫成幾個「可以考試」的驗收情境。這些寫清楚，各家報價自然會收斂，你也終於能比較誰比較划算。

先承認：直接丟功能清單，看起來是最有效率的做法

我懂為什麼老闆會這樣做。你不是做系統的，你不知道規格書該長什麼樣子；而且廠商都說「沒關係，我們來訪談就好」，聽起來省事很多。

功能清單也不是沒用，它至少告訴廠商你大概要哪幾個模組。問題是，功能清單沒辦法拿來報價。「庫存管理」四個字，可以是一個倉庫、一種單位、進出記數量就好；也可以是三個倉庫加在途、每批都要追批號和效期、領料要扣到工單。這兩種東西的工作量差了好幾倍，但在功能清單上長得一模一樣。

廠商面對模糊的需求，只有兩種報法。一種是先報低一點拿到案子，後面再用「這個不在範圍內」加價；另一種是把所有可能的情況都算進去，報一個保守的高價。兩種你都不想要。所以模糊的需求省下的是你寫文件的時間，付出的是整個專案的不確定性。

為什麼同一份需求，報價會差好幾倍？

我拿幾個最常見的寫法來對照。左邊是我最常收到的寫法，右邊是廠商報得出價的寫法：

項目	模糊的寫法	報得出價的寫法
庫存	要有庫存管理	2 個倉庫、約 800 個料號，其中 120 個要追批號與效期
訂單	要能接單出貨	一張訂單常分 2 到 3 次出貨，出貨後才開發票
報價	要能出報價單	報價依客戶等級有 3 種價格，業務可改價但低於底價要主管核准
報表	要有各種報表	每月要出：客戶別毛利、業務別業績、應收帳齡，附現在 Excel 樣張
權限	要能設權限	業務只能看自己的客戶，會計看得到全部但不能改訂單
串接	要能跟電商串	兩個電商平台的訂單每天匯入，一天約 50 筆

上表的數字只是舉例，你要填的是你們自己的真實數字。重點是右邊每一格都讓廠商知道：要做多少、做到多細、例外在哪裡。這些資訊決定了工時，工時決定了價格。

一份 ERP 需求書該有的八個章節

下面這八個章節，是我認為一份需求書最低限度要有的。不用寫得很漂亮，條列、表格、手機拍的單據照片都可以，重點是完整。

一、範圍與目標

這次要解決什麼問題、涵蓋哪些部門、希望什麼時候上線。目標要寫成看得到的結果，例如「月底結帳從五天縮短到兩天」，而不是「提升效率」。

二、現況流程

用一張真實的訂單，從客戶詢價走到收款，把每一步寫下來：誰做、用什麼工具、產生什麼單據、交給誰。不要寫理想中的流程，寫現在實際怎麼跑，包括那些「其實是用 LINE 傳一下」的步驟。

三、單據清單

把公司現在用到的所有單據列出來，報價單、訂單、出貨單、採購單、驗收單、請款單，每一種附一張真實樣張（敏感資料可以遮掉）。樣張比任何描述都清楚，廠商一看就知道欄位有多少、格式有多複雜。

四、角色與權限

列出會用系統的角色，每個角色大概幾個人、能看什麼、能改什麼、什麼要經過誰核准。使用人數會影響授權費，權限的細緻程度會影響開發工時。

五、資料量與規模

客戶數、料號數、每月訂單數、每月出貨筆數、歷史資料要保留幾年。這些數字決定了系統架構，也決定了資料轉移的工作量。

六、例外情境

這是最容易被漏掉、也最貴的一章。分批出貨、部分退貨、改單、取消、贈品、樣品、急單插隊、客戶指定送貨地址不同……把你們實際會遇到的例外都列出來。系統的工作量有一大半花在例外，不在正常流程。每個例外最好附一句「多久發生一次」，一週好幾次的要進系統，一年一兩次的可以先人工處理，這個標註會直接影響廠商怎麼估工時。

七、串接與匯入

要跟哪些既有系統或平台交換資料：會計軟體、電商平台、物流、電子發票、LINE。每一個寫清楚資料方向、頻率、筆數。另外列出要從舊系統或 Excel 匯入的資料範圍。

八、這次不做什麼

明確寫出這一期不包含的東西。這一章常被忽略，但它是控制預算最有效的工具。寫下「這期不做生產排程」「這期不做 App」，廠商就不會把它們算進去，你也不會在專案中途被追加。

需求訪談怎麼做，才問得出真正的流程？

需求書最大的敵人，是寫的人不是做的人。老闆寫的是他以為的流程，主管寫的是 SOP 上的流程，只有每天在做的那個人知道實際怎麼跑。

所以需求訪談，我會照下面幾個原則做：

1. 找做事的人，不只找主管。 業助、倉管、會計，每個人花半小時就好，請他們打開電腦，直接示範自己每天在做什麼。
2. 拿真實單據走一遍。 挑上週一張比較複雜的訂單，從頭追到尾，每經過一個人就問：你拿到什麼、你做了什麼、你交出去什麼。
3. 問上次出錯是什麼時候。 流程順的時候大家都講得很清楚，真正的需求藏在出錯的地方。「上次出貨出錯是怎麼發生的？」這一句問出來的東西，常常比一整場會議還多。
4. 問有沒有自己另外記的東西。 很多人會有一本自己的 Excel 或筆記本，記著系統裡沒有的資訊。那些就是新系統要補的欄位。

這套方法沒有什麼特別，但它解決了一個很常見的問題：系統做出來符合規格，卻沒人要用，因為規格寫的不是大家真正的工作方式。我在一家印刷廠第三套 ERP 才成功的關鍵那篇寫過，那家印刷廠前兩套都用不起來，第三套照他們自己的流程做，員工採用率才從不到兩成到九成以上。差別就在流程是誰說的。

需求書最常見的三種寫錯方式

就算章節都有了，我還是常看到三種錯誤，每一種都會讓報價失準。

第一種，寫成願望清單。什麼都想要，而且每一項看起來都一樣重要。廠商只能全部報進去，價格就膨脹了。解法是每一項需求後面標一個等級：必要（沒有就不能上線）、重要（上線後三個月內要有）、有更好（之後再說）。光是這個動作，常常就能讓第一期的範圍縮小一截，報價也跟著下來。

第二種，寫解法不寫問題。「要一個按鈕，按下去可以把訂單轉成 Excel」，這是解法；「會計每天要把訂單資料貼到另一個檔案算業績」，這才是問題。你寫解法，廠商就照做那個按鈕；你寫問題，廠商可能告訴你系統本來就有業績報表，那個按鈕根本不需要。把問題交給專業的人想解法，通常更便宜，也更好用。

第三種，一個人關起門寫完，沒有人確認。寫的人再用心，也會漏掉別的部門的細節。需求書初稿完成後，請每個部門的關鍵使用者讀一遍自己那一段，只問一個問題：「這是你們實際的做法嗎？」改完再發給廠商，可以省掉後面很多來回。

把需求寫成驗收情境：可以考試的題目

需求書寫完，我會再加一個附件：五到十個驗收情境。每一個情境都是一道具體的題目，系統要能從頭到尾跑完，答案要對。

舉例來說：

• 客戶下單 100 件，第一次出 60 件，第二次出 35 件，剩下 5 件客戶取消。系統要能正確顯示每次出貨、未出數量、應收金額。
• 業務報價時把單價改到底價以下，系統要擋下來，送主管核准，核准後才能轉成訂單。
• 月底時，會計要能一鍵拉出每個客戶的應收明細，金額要跟出貨紀錄對得起來。

這些情境有兩個用處。第一，廠商報價時就知道要做到什麼程度才算完成，不會各自解讀。第二，上線前驗收時，你直接拿這幾題考系統，過了才付那一段的款。驗收條件怎麼寫進合約，可以參考ERP 驗收條款怎麼寫。

寫完之後，怎麼拿去比價？

需求書寫好之後，比價才開始有意義。我建議的做法是：

第一，每家廠商拿到同一份文件，給同樣的時間準備。有問題統一回覆，回覆內容也同步給所有廠商，這樣大家的起點才一樣。

第二，請廠商照你的八個章節分項報價，並標明哪些是系統標準功能、哪些要客製、哪些是顧問人天。這樣你才看得出差異到底在哪一塊。報價單上的每一項怎麼解讀，看不懂 ERP 報價單那篇拆得很細。

第三，請他們用你的驗收情境做展示。不是看他們準備好的簡報，是看他們用你的題目操作一次，這部分我在ERP 廠商 Demo 時該看什麼有一份完整的問題清單。

做完這三件事，你會發現報價還是會有高低，但差距多半說得出原因：誰把某個例外算成客製、誰的顧問人天比較多、誰的標準功能比較貼近你的流程。說得出原因的價差，才是你可以拿來做決定的資訊。

常見問題

ERP 需求書一定要請顧問寫嗎？

不一定。上面八個章節，大部分內容只有你們公司的人知道，外人寫不出來。顧問能幫的是問對問題、補上你們沒想到的例外、把內容整理成廠商看得懂的格式。如果公司裡有一個熟悉各部門流程、又有時間的人，自己寫完全可行。

需求書要寫多詳細？會不會寫太細反而綁死？

寫到廠商不用猜就好。流程、單據、數量、例外要具體，但畫面長什麼樣子、按鈕放哪裡，不用你來規定，那是廠商的專業。真正會綁死的不是寫太細，而是寫錯——把還在變的規則寫成固定需求，所以還在調整的部分，直接標註「規則未定」。

寫一份需求書要花多久？

看公司規模和流程複雜度，一般中小企業如果有人專心做，幾週內可以完成第一版。最花時間的通常不是寫，而是收集單據樣張和訪談各部門。建議指定一個人負責，訂一個完成日期，不然很容易一直拖。

需求書寫完，廠商還需要再訪談嗎？

需要，但性質不同。有需求書的訪談，是廠商針對不清楚的地方確認細節；沒有需求書的訪談，是廠商從零開始猜你要什麼。前者通常一兩次就能結束，報價也會快很多、準很多。

寫清楚需求，是你在整個導入裡最划算的一筆投資

報價差好幾倍，不是因為市場混亂，而是因為你給出去的題目太模糊。花幾週把範圍、流程、單據、權限、資料量、例外、串接、不做清單寫清楚，再附上幾道驗收題，你得到的不只是準確的報價，還有一份貫穿整個專案的共同語言。

如果你想知道需求書寫好之後，整個導入從評估到上線還有哪些關卡，可以看看 ERP 導入怎麼做。