公司系統健檢清單：十個問題看出哪裡在漏錢

「我們系統都有在用啊，應該沒什麼大問題吧？」

很多老闆第一次跟我聊，開頭都是這一句。接著我會問三個問題：上個月的營收報表是誰整理的、花了多久？同一筆訂單從進來到出貨，被人打了幾次？如果明天管系統的那個人請假，誰能幫新人開帳號？通常問到第二題，對方就開始停頓，第三題問完，旁邊的主管會默默拿出手機查。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上產業，現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。進過的公司越多，我越確定一件事：系統健檢要檢查的不是軟體新不新、功能多不多，而是錢跟時間從哪裡漏出去。漏錢的地方幾乎都長在系統「之間」和「旁邊」：同一筆資料被重複輸入、報表靠人每個月手動拼、關鍵數字誰都能改、主機和原始碼帳號在廠商或離職員工手上、例外狀況全靠 LINE 群處理。用下面十個問題自己問一輪，答不出來、或答案是「看情況」的那幾題，就是你公司正在漏錢的位置。先把那幾個洞補起來，通常比換一套新系統有效，也便宜得多。

先承認：「系統有在跑」確實是一件好事

我不會一開口就說你的系統很爛。能讓全公司每天打開來用、出貨單印得出來、月底結得了帳，代表這套系統至少撐住了基本盤。很多公司連這一步都沒做到，資料散在十幾個人的電腦和手機裡，那才是真正的危險。

所以你覺得「應該沒什麼問題」，這個直覺有它的道理：沒有大火，沒有停擺，客人也沒抱怨。

真正的問題是，系統出事的方式通常不是「壞掉」，而是「慢慢漏」。它不會某天突然當機讓你注意到，它是每天讓業助多花一小時補資料、每個月讓會計多花兩天對帳、每一季讓你多做幾個錯誤的決定。這些成本不會出現在任何一張發票上，所以也沒人會主動來跟你報告。健檢的目的，就是把這些看不到的漏洞變成看得到的清單。

系統健檢、IT 健檢、流程健檢，差在哪？

這三個詞常被混著用，但檢查的東西不一樣，搞錯了會白做工。

IT 健檢看的是基礎設施：主機穩不穩、網路安不安全、備份有沒有做、電腦和軟體版本舊不舊。這部分很重要，但多半是技術人員的事。

流程健檢看的是人怎麼做事：一件事經過幾個人、卡在哪個環節、哪裡靠口頭交代。這部分老闆自己最清楚，只是平常沒空停下來看。

系統健檢介於兩者之間，問的是「系統有沒有真的接住你的流程」。資料是在系統裡流動，還是在系統外面繞一圈再補回去？系統該管的事，是不是被 Excel 和 LINE 偷偷接走了？這篇的十個問題就是從這個角度設計的，它不需要懂技術，只需要誠實回答。

十個問題：每一題對應一個漏錢的位置

我把十題分成四組。你不用一次全部答完美，先標出哪幾題答不出來就夠了。

資料面：同一件事是不是被做了很多次

第一題：同一筆訂單從進來到出貨，被人打了幾次？ 理想是一次。常見的情況是業務在 LINE 收單、抄到 Excel、助理再打進系統、倉庫又手寫一張揀貨單。每多打一次，就多一次打錯的機會，也多一份人力。烘焙坊每天抄單 4 小時、後來縮到 30 分鐘，那 3 個半小時省下來的就是重複輸入。

第二題：老闆要看的那份報表，是系統直接出，還是有人每個月拼？ 如果答案是「某某人每個月初花兩三天整理」，那份報表的數字很可能已經被人工判斷過一輪。它不只花時間，還代表系統的資料結構撐不起你真正想看的東西。

第三題：系統旁邊還掛著幾個 Excel 檔和 LINE 群在補資料？ 這些叫影子系統。它們存在，代表系統少了某個欄位、某個流程、或某個權限設計。數一數有幾個，每一個都是一個漏洞的位置。這件事我在為什麼買了系統，同事還是偷偷用 Excel 裡拆過原因。

控制面：誰能動、動了有沒有痕跡

第四題：庫存、售價、應收這些關鍵數字，誰可以直接改？改了有沒有紀錄？ 如果答案是「好幾個人都可以，而且看不出誰改的」，那你的數字就沒有追溯能力。出錯的時候，你只能靠問，問不出來就只能認賠。

第五題：急單、退貨、折讓、換貨，在系統裡有沒有一條正式的路？ 例外狀況沒有路，大家就會繞路。繞路的結果是事後補單、補不完整、帳對不起來。

第六題：最近離職的員工，帳號關了嗎？誰負責關？ 這一題常常是全場最安靜的時候。帳號沒關不只是資安問題，也代表沒有人在管「人員異動」這件事。

依賴面：關鍵的東西在不在你手上

第七題：網域、主機、資料庫、原始碼的帳號，登記在誰名下？ 如果答案是廠商、或某個已經不在的員工，那你等於把公司的命脈寄放在別人家。廠商好好的時候沒事，哪天不回訊息了，你連資料都拿不回來。這種情況的處理方式我寫在系統廠商倒了或不回應怎麼辦。

第八題：資料有沒有備份？上一次「真的還原成功」是什麼時候？ 有備份不等於能還原。沒實際還原過的備份，只是一種心理安慰。

問這一題的時候，不要只問「有沒有備份」，要問「如果今天下午主機壞了，明天早上大家能不能正常開工」。這個問法會逼出真正的答案：備份存在哪裡、多久前的資料、誰知道怎麼還原、還原要多久。答得出前兩項、答不出後兩項的公司非常多，而後兩項才是出事那天真正決定損失大小的東西。

成本面：你到底為這套系統付了多少

第九題：這套系統一年實際花多少錢？ 不只授權費和維護費，還要加上外掛工具、員工補資料的時間、每月人工整理報表的時間。很多公司算完才發現，人工補洞的成本比系統本身還高。

這筆帳可以很粗略地算。假設一位助理每個月花兩天拼報表、每天再花一小時把 LINE 上的訂單補進系統，以一年約兩百五十個工作天、一天八小時粗估，一年下來就是超過五十個工作天花在「讓系統的資料變完整」這件事上。這個數字你代入自己公司的薪資，就知道它大概值多少錢。重點不是算得多精準，而是讓這筆一直存在、卻從來沒被列進預算的成本，第一次出現在桌面上。

第十題：最近一次要改一條規則，花了多久、找誰改？ 價格級距要調、簽核要多一關，如果要等兩週、要付一筆修改費、或根本找不到人能改，那這套系統已經開始反過來綁住你的生意。

十題的健康答案與警訊，一張表看完

問題	健康的答案	警訊	漏掉的是什麼
1. 訂單被打幾次	一次	三次以上	人力與打錯率
2. 報表怎麼來	系統直接出	有人每月手動拼	時間與決策品質
3. 影子 Excel／群組	零到一個	數不清	資料一致性
4. 誰能改關鍵數字	少數人且留紀錄	很多人、無紀錄	追溯能力
5. 例外流程	有正式單據	靠口頭和補單	帳實不符
6. 離職帳號	當天關閉、有人負責	不確定	資安與控制
7. 帳號歸屬	公司名下	廠商或前員工名下	主導權
8. 備份還原	定期實測過	只知道有備份	災難時的退路
9. 一年總成本	算得出來	只知道授權費	真實投資報酬
10. 改規則要多久	幾天內	數週或找不到人	生意的彈性

這張表可以直接印出來帶去開會。每一題標一個燈號：綠色是答得出來而且答案健康，黃色是答得出來但不理想，紅色是答不出來。

健檢怎麼做？一個下午、三個人就夠

很多老闆以為系統健檢要請顧問進駐兩週。不用。第一輪健檢你自己就能做，重點是找對人、用對方法。

第一步，找三個人：一個每天用系統最多的人（通常是業助或會計）、一個管系統的人（內部 IT 或對口窗口）、還有你自己。不要找部門主管代答，主管知道的是「應該怎麼做」，第一線知道的是「實際怎麼做」。

第二步，挑一筆上個月的真實訂單，從客人詢價一路追到收款入帳。每經過一個人、一個工具，就在白板上記一筆。這一步做完，第一題和第五題的答案就出來了。

第三步，請每個人打開電腦，列出他們工作上會用到的 Excel 檔和 LINE 群。不評價，只是清點。第三題的答案就在這裡。

第四步，請管系統的人打開權限設定和帳號清單，對照目前在職名單。順便確認主機、網域、原始碼的登入帳號在誰手上。第四、六、七題靠這一步。

第五步，把十題逐一標燈號，然後進入下一段：排順序。

健檢結果怎麼排：紅燈不等於先修

健檢做完，你可能會拿到四五個紅燈。這時候最常見的錯誤是全部一起修，結果每個都修一半。

我的排法是看兩件事：這個洞每個月漏多少（時間或錢），以及補起來要多少力氣。

漏得多又好修的，例如離職帳號沒關、改帳沒留紀錄，這週就處理，很多只要改一個設定。漏得多但難修的，例如重複輸入三次、報表全靠人拼，要排進正式計畫，通常牽涉到流程重整或系統串接，這時候可以參考五個流程都想改，該先做哪一個的排序方法。漏得少又好修的，順手做掉。漏得少又難修的，先記下來，不要急。

有一題例外：第七題帳號歸屬。不管它現在有沒有漏錢，只要答案是「在別人手上」，就直接排到最前面。這不是效率問題，是主導權問題，平常看不出來，出事那天就來不及了。

還有一個常見的陷阱：健檢做完，大家一致認為「這套系統太舊了，乾脆換掉」。換系統有時候是對的，但如果紅燈集中在第三、四、五題，也就是影子 Excel、權限沒管、例外沒路，那問題多半出在流程沒定義清楚，換一套新系統只會把同樣的混亂搬過去。反過來，如果紅燈集中在第二、十題，報表出不來、規則改不動，那才比較像是系統本身撐不住了。看紅燈分布在哪一組，比數有幾個紅燈更有參考價值。

另外要提醒，健檢不是在找誰的錯。第一線員工會用 Excel 補洞，是因為系統沒接住他，他是在幫公司撐場。如果健檢變成追究大會，下一次就沒人會說實話。

常見問題

系統健檢多久做一次比較好？

建議一年至少一次，另外在三種時間點加做：準備換系統或加模組之前、關鍵員工離職之後、公司營收或人數明顯成長之後。這三個時間點最容易出現新的漏洞，也最值得花一個下午重新檢查。

系統健檢一定要找外部顧問嗎？

第一輪不用，這份十題清單你自己帶三個人就能做完。需要外部的人，通常是在健檢之後：你知道哪裡紅燈，但不確定該修流程、加串接、還是換系統，這時候找一個做過導入的人看一眼，可以避免花錢修錯地方。

健檢發現要換系統，下一步該做什麼？

先不要急著找廠商。把健檢結果裡的紅燈整理成「現在的問題」和「希望做到的樣子」，這份東西就是需求規格的雛形。很多紅燈其實靠調整流程或補一個串接就能解決，真正需要換的時候，你也比較不會被功能表帶著走。

IT 健檢和系統健檢可以一起做嗎？

可以，但要分開看結果。IT 健檢的項目像是備份、資安、硬體，多半交給技術人員處理；系統健檢找出的重複輸入、影子 Excel、例外流程，需要老闆和第一線一起決定怎麼改。混在一起看，容易變成全部丟給 IT，最後流程面的問題沒人負責。

結語：健檢的價值，在於把看不到的漏洞變成清單

系統不會在漏錢的時候響警報，所以你得主動去問。十個問題、三個人、一個下午，你就能知道公司的錢和時間是從哪幾個洞流出去的。

做完健檢、標完燈號，如果還是不確定哪個紅燈該先處理、該修還是該換，帶著那張表來找我聊，這是30 分鐘免費診斷最適合處理的那種問題。