花超過百萬買兩套 ERP 沒人用：一家印刷廠第三套才成功的關鍵

「系統是買了，但大家還是用原本的方法在做。」

這句話，我在很多公司都聽過。老闆說的時候，通常帶著一種說不出的無力感：錢花了，教育訓練也上了，系統就在那裡，可是打開來看，裡面的資料一半是空的，另一半是會計月底補登的。業務報價還是拿計算機按，訂單還是在 LINE 群裡傳，倉庫還是看手寫的單子出貨。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業。這篇要講的是其中一個我印象很深的案子：一家印刷廠，花了超過百萬、買了兩套 ERP，兩套都用不起來。第三套，照他們自己的流程做，員工採用率從不到兩成到九成以上；原本手算報價要 30 分鐘，變成自動估價；訂單漏接趨近 0。這個案子讓我更確定一件事：ERP 導入失敗，多半不是系統不好，而是系統沒有貼著公司真實的工作方式做。員工不用，不是因為他們抗拒改變，而是新系統讓他們的工作變得更麻煩。判斷一套 ERP 成不成功，不要看功能有多少，要看採用率：有多少該用的人、在多少該用的時候，真的在用。第三套之所以成功，關鍵就是先照現場的流程設計，讓系統去配合人，而不是叫人去配合系統。

客戶的細節屬於客戶，這篇我只講能公開的結果，以及我做這類案子的方法。

兩套 ERP 都用不起來，問題出在系統嗎？

先說清楚，我不評論前兩套系統本身。同一套系統放在另一家公司，可能用得很好。套裝 ERP 本來就是為了「大多數公司」設計的，它把常見的流程整理成標準的做法，這對很多公司來說是優點。

但印刷業有一個特性：報價和生產的變數很多。紙張、尺寸、色數、數量、後加工、外包加工，每一個變數都會影響價格和製程。很多印刷廠的報價邏輯，是老師傅多年累積的經驗，裡面有大量「看情況」的判斷。這種邏輯，套裝系統的標準欄位往往放不下。

當系統放不下真實的工作方式，現場就會出現一種很常見的狀況：系統是一套流程，現場是另一套流程。員工為了把事情做完，只好兩邊都做，或者乾脆只做原本那一套，系統變成月底補資料用的。這不是員工偷懶，是他們在用最省力的方式完成工作。

還有一個常被低估的成本：失敗的系統不只浪費了錢，也消耗了員工的信任。第一套用不起來，大家會想「這次大概也一樣」；第二套又用不起來，到了第三套，員工的第一個反應通常是觀望，等著看這次什麼時候會放棄。所以第三次導入面對的，不只是技術和流程，還有前兩次留下來的懷疑。這也是為什麼第三套更需要讓員工在很短的時間內感覺到「這次真的比較輕鬆」。

所以這個案例要問的不是「哪一套系統比較好」，而是「為什麼兩套系統都沒辦法讓員工願意用」。

ERP 採用率不到兩成，代表什麼？

很多老闆評估 ERP 時，看的是功能清單、價格、廠商規模。上線之後，看的是系統有沒有在跑、有沒有當機。很少有人去看：到底有多少人在用？

採用率不到兩成，意思是該用系統的人裡面，只有很少數真的在用。其他人要嘛完全不碰，要嘛只在被要求的時候補登。這種狀態下，系統裡的資料不完整、不即時，老闆打開報表看到的數字也不可信。不可信的報表沒有人會拿來做決定，於是系統的價值就只剩下「有一套系統」這件事本身。

這是 ERP 導入最常見、也最昂貴的失敗方式。系統沒壞，錢也付了，但它沒有改變任何事情。員工不用新系統該怎麼救，我在員工不用新系統怎麼辦裡整理過實戰做法。如果你發現同事總是偷偷開 Excel，那其實是同一個問題的另一面：系統裡少了他工作真正需要的那一塊。

從這個角度看，採用率從不到兩成到九成以上，代表的不只是「大家開始用了」，而是系統裡的資料終於可信，報價、訂單、生產的資訊終於在同一個地方，老闆終於可以拿它來做決定。

「照自己的流程做」，到底是什麼意思？

第三套的關鍵是照他們自己的流程做。這句話聽起來很簡單，但很容易被誤解。

它的意思不是「現場怎麼做，系統就照抄」。現場的做法裡，一定有一些是不合理的、重複的、只是習慣的。照抄這些東西，只是把混亂搬進系統。

它的意思是：先徹底理解現場怎麼做事、為什麼這樣做，然後保留那些真正有價值的判斷和邏輯，把重複的、會出錯的部分交給系統。系統的設計從現場出發，而不是從軟體的標準模組出發。

我做這類案子的方法，大致是這幾步。

第一，到現場看，不只聽主管說。主管講的流程，常常是「應該」怎麼做；現場的人實際怎麼做，往往不一樣。真正的流程藏在那些不一樣的地方。

第二，找出最核心的那一段 know-how。對印刷廠來說，通常是報價。報價牽涉的變數最多，也是最依賴老師傅經驗的地方。把這段邏輯拆清楚、寫成規則，系統才有辦法自動估價。這部分怎麼做，我在印刷廠報價自動化：老師傅的 know-how 怎麼進系統裡講得比較細。

第三，讓系統配合人的習慣，而不是反過來。例如現場的人習慣在哪個時間點、用什麼方式接單，系統就在那個時間點、用接近的方式出現。改變越小，大家越願意用。

第四，先做一段，讓大家用起來，再往下做。不要一次把所有模組都上線。一段流程跑順了、員工自己感覺到變輕鬆了，下一段就容易推。

這四步裡，最常被省略的是第一步。很多導入專案的需求訪談，是在會議室裡跟主管開幾次會就結束了。但會議室裡講出來的流程，通常是整理過、合理化過的版本。真正讓系統用不起來的細節，例如某個客人的單一定要先打電話確認、某種紙張報價前要先問庫存、某個外包廠要額外加運費，往往只有在現場看人做事的時候才會冒出來。這些細節漏掉一個，現場的人就會覺得「系統不懂我們」，然後回到原本的做法。

報價從 30 分鐘到自動估價，為什麼影響這麼大？

在這個案子裡，報價從手算 30 分鐘變成自動估價，訂單漏接趨近 0。在我看來，這兩個結果是連在一起的。

報價慢，影響的不只是業務的時間。客人詢價時，通常不只問一家。你的報價晚了，客人可能已經跟別家談好了。業務手上同時有好幾張報價在算，就容易漏掉某一張，或者算錯某一項。手算的報價，也很難保證每個業務算出來的價格一致。

當報價變成自動估價，業務輸入規格，系統就把價格算出來。業務的時間從「算」移到「確認和跟客人溝通」。每一張詢價都有紀錄，不會因為業務忙就漏掉。這就是為什麼報價自動化之後，訂單漏接也跟著下降。

我認為這也是採用率能上來的重要原因之一。對業務來說，新系統不是多了一件要做的事，而是少了一件最煩的事。當系統讓人的工作變輕鬆，你不用逼，大家自己就會用。

你的 ERP 是不是也在走同一條路？警訊清單

如果你的公司已經有 ERP，或者正在導入，可以用下面這份清單檢查一下。符合的項目越多，越要小心。

警訊	代表什麼	該先做什麼
月底才有人集中補資料	系統沒有在日常工作中被使用	找出現場不用系統的那一段，問原因
業務報價還在用計算機或 Excel	核心邏輯沒有進系統	把報價規則拆出來，評估能否進系統
同一份資料要在兩個地方輸入	系統和現場是兩套流程	決定以哪一邊為準，消除重複輸入
員工說「系統比較麻煩」	系統沒有配合實際工作方式	到現場看他們怎麼操作，記下卡點
老闆不看系統的報表	資料不可信	先修資料的來源，不要急著加報表
有人專門負責「把資料搬進系統」	系統只是紀錄工具，不是工作工具	讓資料在發生的當下就進系統

ERP 導入失敗的其他常見原因，可以參考ERP 導入為什麼會失敗。如果你已經失敗過一次、正在考慮第二次或第三次，最重要的不是換一家廠商，而是先搞清楚前一次為什麼失敗。不然你很可能只是換一套系統，重複一樣的結局。

這份清單不需要任何工具就能做。找一個平常的工作日，到業務、倉庫、會計的座位旁邊各站半小時，看他們手上在用什麼。系統開著還是關著？手邊有沒有另一本筆記或另一份 Excel？你會比看任何報表都更快知道答案。

已經失敗過的公司，第三次該怎麼做？

花了錢、失敗過的公司，第三次通常會更謹慎，這是好事。但謹慎的方向要對。

很多公司的第三次，會把重點放在「選一套更好的系統」：功能更多、廠商更大、價格更高。但如果前兩次失敗的原因是系統沒有貼著現場流程，那換一套功能更多的系統，結果很可能一樣。

比較好的順序是：先回頭看前兩次，員工在哪一段不用？為什麼不用？那一段的工作，現在實際上是怎麼完成的？這些問題的答案，就是第三次的規格。

然後，從最核心、最痛的那一段開始做。對印刷廠來說是報價，對其他產業可能是接單、排程或對帳。先讓那一段跑起來、讓大家用起來，再往外擴。

上線之後，不要只看系統有沒有在跑，要固定看採用率。最簡單的方式是每週抽查幾筆訂單或報價，看它們是不是在發生的當下就進了系統，還是事後補登的。補登的比例如果一直降不下來，就回到現場問：是哪一段卡住了？越早發現，越容易調整；等到半年後才發現大家都沒在用，要救回來就難得多。

如果現成的系統放不下你的核心流程，客製開發就是一個選項。客製開發要注意的規格、分段收款和驗收，我在客製化系統開發要注意什麼裡有完整的說明。

常見問題

ERP 導入失敗最常見的原因是什麼？

最常見的是系統沒有貼著公司真實的工作方式。員工發現新系統讓工作變麻煩，就會回到原本的做法，系統只剩下補資料的用途。功能不足反而比較少是主因。

ERP 採用率要怎麼衡量？

最簡單的方式是看資料是不是在發生的當下就進系統。如果訂單、報價、出貨都是當下輸入，採用率就高；如果大部分是月底補登，採用率就低。也可以直接到現場看大家在用什麼工具做事。

已經買了 ERP 但沒人用，要直接換掉嗎？

不一定。先找出員工不用的原因，有時候是某一段流程沒設計好，調整之後就能用。如果核心的工作邏輯根本放不進這套系統，才考慮換掉或另外客製。

印刷業適合用套裝 ERP 嗎？

要看報價和生產的複雜度。如果你的產品比較標準化，套裝系統可能夠用；如果報價變數很多、很依賴老師傅的經驗，套裝系統往往放不下，這時候核心的報價邏輯通常需要客製。

讓系統配合人，人才會用系統

一句話收斂：ERP 導入失敗，很少是因為系統不夠好，而是因為系統沒有貼著現場的流程。這家印刷廠第三套之所以成功，是因為它先照自己的流程設計，讓系統替員工省事，採用率自然就上來了。

如果你正在評估導入、或者已經失敗過想重來，可以先看看ERP 導入怎麼做，了解從現場流程出發的導入方式。