客製化系統開發要注意什麼：規格、分段收款、驗收

「錢已經付了一大半，系統我還沒看到一個能用的畫面。」

這是我接手救援案時，很常聽到的開場白。老闆通常很無奈，當初跟廠商談得很愉快，報價也合理，簽約時付了訂金，開發中又照時程付了期中款。等到快上線，才發現做出來的東西跟想像中差很多，想改，廠商說不在範圍內要加錢；不付，手上什麼都沒有。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業，現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。我接過一個醫美品牌的案子，他們的系統被前一家廠商建了好幾年，從來沒有上線過；也接過一個影音平台，前一家廠商交付不了，我們接手後 3 個月做完 18 項功能。這些經驗讓我很確定：客製化系統開發要注意的，就是三件事。第一，規格一定要寫成書面，而且要寫到流程、例外、資料和「不做什麼」；第二，收款要依交付分段，每一段交付完、驗收過，應收就是 0，不讓錢跑在東西前面；第三，驗收要用你自己的真實資料，逐條對照規格測。這三件事在簽約前講清楚，後面大部分的爭執都不會發生。

為什麼客製化系統開發，常常做到一半就吵起來？

先站在你這邊。很多老闆找客製開發，第一個關心的是價格，第二個是時程。這很合理，預算有限、生意在等，當然要先知道多少錢、多久好。

問題是，價格和時程都是從規格算出來的。規格沒寫清楚，廠商報的價格就是猜的，時程也是猜的。猜得保守，你覺得太貴；猜得樂觀，做到一半就會發現不夠，然後開始追加。雙方都沒有惡意，但都在一份模糊的文件上各自想像。

最常見的情況是：老闆說「我要一個訂單管理系統」，廠商點頭說「沒問題」。老闆腦中的訂單系統包含報價、出貨、對帳和業績報表；廠商腦中的是能新增、查詢、修改訂單的畫面。簽約的時候沒人發現，直到第一次展示，兩邊才發現講的不是同一件事。

所以客製開發真正的起點不是談價格，是一起把規格寫出來。

找廠商之前，你自己要先準備什麼？

很多老闆以為規格是廠商的事，自己只要把需求講一講就好。實際上，客製開發順不順，有一半取決於發包方準備得夠不夠。在你約任何一家廠商之前，先把這幾件事準備好。

第一，指定一個窗口。這個人要懂現場怎麼做事，也要有時間回答廠商的問題。如果每個問題都要等老闆回，或者每次問不同的人得到不同的答案，規格會一直改，時程會一直拖。

第二，收集現在在用的東西。現有的報價單、訂單、出貨單、Excel 表格、LINE 群組裡常用的訊息格式，各拿幾份樣本。這些東西比任何口頭描述都準確，廠商一看就知道你們實際怎麼做事。

第三，準備一份真實資料的樣本。不用全部，但要包含那些「比較麻煩」的情況：品項很多的訂單、改過的單、退貨、特殊價格。這份資料後面驗收也會用到。

第四，決定誰有權拍板。規格討論時一定會遇到取捨，例如這個例外要不要處理、這個報表要不要這一期做。誰說了算，要在一開始講清楚。

第五，預留同事的時間。規格訪談、畫面確認、驗收測試，都需要實際使用的同事參與。如果大家都忙到沒空，最後只能由老闆一個人確認，上線後就會出現「這不是我們要的」。

這五件事準備好，你跟廠商的第一次會議就能談得很具體，報價也會準得多。

客製系統的規格書，到底要寫什麼？

川輝的客製開發一律依書面規格報價，這不是形式，是保護雙方的唯一方法。一份夠用的規格書，至少要包含下面這些內容。

第一，誰會用這個系統。列出每一種角色，業務、倉管、會計、主管，各自能看什麼、能改什麼。

第二，每一條流程的步驟。不是寫「訂單管理」四個字，而是寫「業務建立報價，客人確認後轉成訂單，倉庫看到待出貨清單，出貨後自動通知會計開票」。

第三，例外情況。客人改單怎麼辦？部分出貨怎麼辦？退貨怎麼辦？例外往往比正常流程更花開發時間，沒寫進去的例外，就是將來追加費用的來源。

第四，資料。現有的資料在哪裡、有多少、要不要搬進新系統、格式長什麼樣子。

第五，報表和輸出。老闆要看哪些數字、多久看一次、要能匯出什麼格式。

第六，跟其他系統的串接。要不要接 LINE、接電商平台、接會計軟體，接到什麼程度。

第七，不做什麼。這一項最常被忽略，但最重要。明確寫下這一期不做的功能，雙方對範圍的認知才會一致。

規格不用一開始就寫得很漂亮，但每一項都要有人想過、有答案。寫不出答案的地方，就是你自己還沒想清楚的地方，這時候先停下來想，比做完再改便宜得多。如果你還在猶豫該客製還是買現成的，自己開發還是買套裝那篇有判斷框架；已經決定要在套裝上做客製，可以看ERP 要不要客製化找客製的甜蜜點。

分段收款怎麼切，才不會付了錢拿不到東西？

很多開發合約的付款方式是：簽約付一部分、開發中付一部分、上線付尾款。這種切法的問題是，它是照時間切的，不是照交付切的。時間到了，錢就要付，但東西做到哪裡、能不能用，跟付款沒有直接關係。

川輝的做法是分段收款，每一段交付完，應收就是 0。意思是：把整個系統切成幾個可以獨立驗收的段落，每一段交付、你驗收通過，才付這一段的錢。付完之後，你不欠廠商，廠商也沒有任何已經做完卻沒收到的錢。

這樣切有三個好處。第一，錢永遠不會跑在東西前面，你付的每一筆都對應到一個看得到、用得到的成果。第二，每一段都有驗收，問題會在早期就浮出來，不會累積到最後才爆。第三，萬一中途真的合作不下去，你手上已經有付過錢、驗收過的東西，不是一場空。

段落	交付內容	驗收方式	付款時機
規格確認	書面規格、畫面草圖、資料清單	雙方逐項確認並簽名	規格定案後
第一段功能	最核心的一條流程可以操作	用真實資料跑完整流程	驗收通過後
第二段功能	其他流程、報表、權限	照規格逐條測試	驗收通過後
串接與資料轉移	外部系統串接、舊資料匯入	抽查資料正確性與串接結果	驗收通過後
上線	正式環境、教育訓練	實際使用一段期間無重大問題	上線確認後

每一段的比例要依案子的內容談，重點不是比例，而是每一段都有明確的交付物和驗收標準。如果廠商只願意照時間收款、不願意綁交付，就要問清楚原因。

客製系統驗收要測什麼？用誰的資料測？

驗收是很多老闆最想跳過的一步。系統做好了，看起來可以用，就簽了。結果上線第一週，各種問題冒出來，這時候再找廠商，對方會說：已經驗收了。

驗收要做好，有三個原則。

第一，用你自己的真實資料。廠商展示時用的測試資料通常很乾淨，每一筆都剛好符合規則。你的真實資料會有空白欄位、奇怪的品名、一筆訂單二十個品項、客人改了三次的單。拿真實資料測，問題才會浮出來。

第二，照規格書逐條測。規格書上的每一條流程、每一種例外，都要實際操作一次，確認結果符合。這也是為什麼規格書一定要寫清楚，因為它就是你的驗收清單。

第三，讓真正會用的人測。不是老闆自己點一點，而是讓業務、倉管、會計用他們平常的工作方式操作。他們會用你想不到的方式按按鈕，那正是上線後會發生的事。

測的時候把每一個問題都記下來：哪一條規格、用了哪一筆資料、預期是什麼、實際發生什麼。這份紀錄有兩個用處，一是讓廠商修得快，不用再猜你說的是哪個畫面；二是分清楚哪些是沒照規格做的錯誤、哪些是規格本來就沒寫到的新需求。前者廠商該修，後者要另外談，兩種混在一起，就會吵不完。

驗收條款怎麼寫進合約，我在ERP 驗收條款怎麼寫才保護得了自己裡整理過五個一定要寫的條件，客製開發一樣適用。

開發中想改需求，怎麼辦？

一定會想改。系統做出來、實際看到畫面，你才會發現有些地方跟想像不一樣，這很正常，不代表當初沒想清楚。

重點是改的方式。比較健康的做法是：每一次變更都寫下來，評估它影響哪一段、要多少時間和費用，雙方確認後才動手。小的調整可以在同一段內吸收，大的變更就放進下一段或下一期。最怕的是口頭說一說就改，改到最後沒人記得原本的範圍是什麼，帳也算不清楚。

這也是規格書寫「不做什麼」的價值。當你想加一個新功能，翻開規格書，如果它在不做清單上，大家就很清楚這是新的需求，要另外談，不會吵成「這不是本來就該有的嗎」。

上線之後，還有哪些事要先講好？

系統上線不是結束。規則會變、人員會換、外部服務會改版，系統需要有人持續照顧。簽約時就要問清楚：上線後誰維護、怎麼收費、什麼算維護、什麼算新開發。

川輝的系統維護是每月 NT$20,000，只接我們自己做過的系統。我們把界線劃得很清楚：同一件事繼續跑，叫維護；要做新的事，就是導入或開發，另外談。這條線先講好，雙方都不會在每次小修改時爭論該不該收錢。如果你的系統是別家做的、現在出了問題，也不用急著整套重做，先找人把現況評估清楚，再決定要修、要接手還是要重來。

另外兩件事也要在合約裡寫清楚：程式碼和資料歸誰、主機和帳號在誰名下。我遇過的醫美品牌案子，就是先把東西拿回來，才有辦法重做。更多簽約前該問的問題，可以看簽 ERP 合約前一定要問的 12 個問題。

常見問題

客製化系統開發大概要多少錢？

要看規格。川輝的客製開發是 NT$300,000 起，依書面規格報價。任何在規格還沒寫清楚之前就報出的固定價格，你都要問清楚它包含了什麼、沒包含什麼。

客製系統開發要多久？

時程也是從規格算出來的。功能範圍、例外情況、串接數量和資料轉移的複雜度，都會影響時間。規格確定之後，廠商應該能給你分段的時程，而不是只有一個上線日期。

規格書一定要廠商寫嗎？

不一定，但一定要雙方一起確認。比較常見的做法是廠商主導訪談、整理成文件，你和實際使用的同事逐項確認。你最了解自己的流程，廠商最了解怎麼寫成可以開發的格式，兩邊都要參與。

分段收款會不會讓開發變慢？

通常反而更順。每一段都有明確的交付物和驗收，雙方對進度的認知一致，問題在早期就會被發現。真正讓開發變慢的，是做到最後才發現方向不對、要大改。

客製開發，先把三件事寫下來

一句話收斂：客製化系統開發的風險，不在技術難不難，而在規格、收款和驗收有沒有寫清楚。規格寫成書面，收款綁著交付，驗收用真實資料，這三件事做到，你就不會變成那個付了一大半的錢還沒看到畫面的人。

如果你想先了解一套系統從規格到上線的完整過程，可以看看ERP 導入怎麼做。