「我們做代理的，最怕的不是沒單，是接了單才發現這張在賠錢。」業務在客戶那裡用 LINE 問倉管：「那個型號還有沒有？」倉管回：「有。」結果有的是另一個倉，調過來要多兩天、多一趟運費；那批貨是上一季用美金進的，當時的匯率跟現在差了一截；業務報的又是去年給這個客戶的特價。三件事各自都不算大錯，加在一起，這張單的毛利就沒了。
我是熊董，台灣川輝科技創辦人。我帶團隊做系統七年，經手超過 252 個案子、32 個以上產業，其中也包括設備經銷、跨境 B2B 這類通路生意。這類公司的老闆，對自己的產品和客戶都很熟，最常卡住的反而是：明明生意在做，毛利卻說不清楚。
先講結論：代理經銷商的系統，多價格、多倉庫、多幣別不能分開管，因為它們同時出現在每一張訂單上——價格決定收入，倉庫決定能不能出、要花多少運費，幣別決定成本。系統要做到的，是業務在報價當下就看得到三件事：這個客戶適用哪一個價格、哪個倉真的可以出貨（扣掉已經答應別人的）、用實際進貨匯率算出來的成本。評估經銷商 ERP 時，不要看它有沒有「多幣別」「多倉庫」的功能勾選，要拿一張你們最複雜的訂單，請廠商從報價走到出貨，看這三個數字有沒有在同一個畫面、同一個時間點出現。
代理經銷的毛利，常常悄悄漏在三個地方
代理經銷的生意模式很清楚：向原廠或上游進貨，加上通路、服務和庫存的價值，賣給下游。毛利本來就不厚，所以每一個小漏洞都會直接吃掉利潤。
最常見的漏點有三個：
- 價格漏。 業務報錯價、用了過期的特價、忘記某個客戶已經調過價。或者為了搶單，口頭答應了折扣，系統裡沒有紀錄，會計開發票時才發現。
- 倉庫漏。 系統顯示有庫存，但那些貨已經答應給別的客戶，或者在另一個倉、在海上、在客戶那裡借展。業務接了單，倉庫才說出不了，只好從別處緊急調貨，多花運費，還可能延誤交期。
- 匯率漏。 進貨用外幣，賣出用台幣。報價時用的成本是很久以前的匯率、或者是會計月底才調整的估計值。匯率波動時，業務完全不知道自己報的價格已經低於成本。
這三個漏點的共同問題是：等你發現的時候，單已經接了、貨已經出了，損失已經發生。所以重點不是事後查帳，而是讓業務在報價那一刻就看得到。
多價格：價格表要「規則化」，不是每個客戶一張 Excel
很多經銷商的價格是這樣管的：一份牌價表，加上每個重要客戶一份特價 Excel，再加上業務手機裡的幾則 LINE 對話。客戶一多，沒有人說得清楚某個客戶此刻的正確價格是多少。
比較好的做法，是把價格變成幾條規則，而不是幾百張表。常見的規則有：客戶等級價（經銷、零售、專案）、數量階梯價、特定客戶的合約價和有效期間、促銷價和起訖日。系統依規則自動帶出價格，業務要改價時，超過一定範圍就要主管核准，並且留下紀錄。
客戶分級和階梯價的設計細節，我在批發價格分級：不同客戶不同價的系統做法寫過。這篇要補的是另一個角度：價格不能只看收入那一邊，要跟成本放在一起看。 同一個合約價，在匯率好的時候有賺，匯率差的時候可能就虧。所以價格規則要搭配一條警示：報價低於某個毛利水準時，系統要提醒，而不是讓業務自己算。
多倉庫：業務要看的是「可承諾量」，不是庫存量
這是我最常看到老闆和業務誤會的地方。系統顯示的「庫存」，通常是倉庫裡實際有的數量。但業務需要知道的是：我現在可以答應客戶多少、什麼時候到。
這兩個數字差在哪裡？可承諾量大致是這樣算的：各倉的現有庫存，扣掉已經答應別的客戶但還沒出貨的數量，扣掉品質待驗或借出的數量，再加上已經下單、預計在某個日期前到貨的在途數量。
| 業務看到的 | 實際的意思 | 沒分清楚的後果 |
|---|---|---|
| 總庫存 | 所有倉加起來的實際數量 | 以為有貨，其實分散在各地 |
| 各倉庫存 | 每個倉現在有的數量 | 不知道調撥要多久、多少運費 |
| 已承諾量 | 已接單、還沒出貨的數量 | 同一批貨答應給兩個客戶 |
| 在途量 | 已下單、還沒到倉的數量 | 不知道下一批什麼時候到 |
| 可承諾量 | 扣掉承諾、加上在途的可賣數量 | 這才是業務該報給客戶的數字 |
多倉的調撥、在途、借出怎麼記帳，多倉庫存怎麼管？調撥、在途、借出的帳要怎麼記那篇講得比較細。對經銷商來說，更關鍵的是把可承諾量直接推到業務的手機上，讓他在客戶面前就能回答，而不是傳 LINE 去問倉管。
還有一種倉，很多經銷商不把它當倉：放在客戶那裡的寄售品、借給客戶試用或展示的樣機。這些貨不在你的倉庫裡，但所有權還是你的。如果系統沒有把它們當成一個獨立的倉來記，盤點時就會少一塊，業務也可能把這些貨當成已經賣掉。設備經銷尤其常見，借出去的機器一多，帳就開始對不上。
多幣別：「匯率讓會計月底調就好」，對了一半
很多老闆對匯率的態度是：「進貨用外幣沒關係，會計月底會調整，帳最後會對。」
這個想法有道理。從會計的角度，月底依規則調整匯率、認列匯兌損益，帳確實會對。大部分 ERP 也都有多幣別的功能，進貨單可以填外幣、填匯率，系統會換算成台幣入帳。
但真正的問題不在帳對不對，而在業務報價的時候用的是哪一個成本。 會計月底調整的是帳，不是業務腦子裡的成本。如果業務報價時看到的成本是幾個月前的換算值，或者根本看不到成本、只看到牌價，那匯率一動，他報出去的價格就可能已經沒有毛利，而且整個月都不會有人發現。
所以多幣別要管好的，不只是入帳，而是三件事：
- 進貨成本用實際匯率入帳。 每一批貨進來時的匯率要記在那一批上，而不是用一個月平均或估計值。
- 報價時看得到最新的重置成本。 如果下一批貨要用現在的匯率進，那報價就該參考現在的成本，而不只是倉庫裡那批舊貨的成本。
- 外幣報價有有效期。 對海外客戶用外幣報價時，報價單要寫有效期限，過期重算，避免匯率波動後還照舊價成交。
進出口貿易在報價、報關與匯率上的完整重點，可以參考貿易商需要什麼樣的 ERP？，那篇偏貿易流程，這篇偏經銷商的毛利控制。
三個「多」接在一起：一張訂單的毛利試算
把三件事放回同一張訂單上，才看得出差別。下面是一個假設試算，數字只是為了說明，不代表任何實際行情。
假設一家經銷商接到一張訂單：某型號 100 台，客戶是經銷等級，系統帶出的合約價是每台 1,000 元。
- 只看價格的業務： 看到合約價 1,000 元，牌價成本表寫每台 800 元，以為毛利是每台 200 元，總共兩萬元。
- 加上倉庫： 主倉的可承諾量只剩 60 台，另外 40 台要從另一個倉調。假設調撥加運費每台多 30 元，這 40 台的毛利少了 1,200 元。
- 加上幣別： 這批貨是外幣進貨，用實際進貨匯率換算，每台成本不是 800 元，而是 850 元。每台毛利再少 50 元，100 台就是 5,000 元。
原本以為賺兩萬，實際只剩一萬三千多元，少了三成以上。這還是一張單。業務一個月報幾十張、上百張單，每張都差一點，加起來就是老闆說不清楚的那一塊毛利。
這也是為什麼我說三個「多」不能分開管。分開看，每一項都有人負責；合起來看，沒有人負責這張單到底賺多少。
評估經銷商 ERP 時，Demo 要考的七件事
知道要什麼，選系統時就有方向。不要讓廠商照他準備好的劇本示範，拿你們自己最複雜的情境去考他。
- 輸入客戶和品項，價格會不會依規則自動帶出，包含合約價、階梯價和有效期限。
- 業務改價時，有沒有核准流程和紀錄，事後查得到誰改的、為什麼改。
- 看得到的是可承諾量，還是只有庫存量，已承諾和在途有沒有算進去。
- 跨倉出貨時，調撥成本和時間有沒有反映在報價上。
- 外幣進貨的成本，是用那一批的實際匯率，還是平均或估計值。
- 報價毛利低於門檻時，系統會不會提醒或要求核准。
- 業務在外面用手機，能不能查價格、查可承諾量、送出報價，不用回辦公室或問人。
第七件事在台灣特別重要。經銷商的下游客戶，很多是用 LINE 下單、用 LINE 問貨。川輝做過一個跨境 B2B 品牌，用 LINE Bot 自動接單，管理 1,218 項商品、2,204 家店、橫跨 4 個地區。讓下游用 LINE 自己下單的做法，可以看經銷商下單系統：讓下游用 LINE 自己下單。Demo 時其他常見的陷阱題，ERP 廠商 Demo 時該看什麼？整理了十個。
三個「多」要一次做完嗎？
不用，而且我不建議。一次全上，業務、倉管、會計同時要改習慣，出了問題也分不清是哪一塊造成的。比較穩的順序是：
先做價格規則。這是業務每天都在用、最容易看到效果的一塊，把散在各處的特價收成規則，報錯價的情況馬上會減少。接著做可承諾量，讓業務不用再傳 LINE 問倉管。最後才是匯率成本與毛利警示，因為它需要前兩塊的資料都正確，算出來的毛利才可信。
每一段上線後跑一兩個月，確認大家真的在用、數字對得起來，再進下一段。這樣做總時程可能長一點，但每一段都站得穩，也比較不會出現花了錢卻沒人用的情況。
最後講預算。川輝的系統導入是 30 萬起，依規格報價，先寫成書面功能清單再報固定金額，分段收款，每一期等約定的結果跑出來才收；上線後維護月費 2 萬元起，依系統規模報價。不管你最後選誰，都請對方把上面七件事寫進功能清單，並且在驗收時逐條測過。
常見問題
經銷商一定要用 ERP 嗎？用進銷存系統夠不夠？
看你的價格規則和倉庫有多複雜。只有一個倉、價格單純、不做進口的經銷商，進銷存系統通常就夠。當你開始有多個倉、多種客戶價格、外幣進貨，而且業務常常報錯價或答應出不了的貨，就需要能把價格、庫存、成本接在一起的系統。
多幣別的成本要用哪一個匯率？
入帳時建議用每一批貨實際進貨的匯率，記在那一批上，帳才準。報價時則要同時參考最新的重置成本，也就是下一批貨照現在匯率進來的成本。至於月底匯率調整與匯兌損益怎麼認列，請依你的會計師建議處理。
業務一直報錯價怎麼辦？
先把價格從各自的 Excel 收成幾條規則，由系統依客戶和數量自動帶出，業務不用自己查。改價要有核准流程與紀錄，報價毛利低於門檻時系統要提醒。這樣報錯價的機會會大幅減少，就算有例外也查得到原因。
可承諾量和庫存量差在哪？
庫存量是倉庫裡實際有的數量；可承諾量是扣掉已經答應別人、待驗或借出的數量，再加上預計到貨的在途數量之後，你真正能答應新客戶的數量。業務報給客戶的應該是可承諾量，否則很容易同一批貨答應給兩個客戶。
經銷商的系統，要在報價那一刻就算得出賺不賺
代理經銷的系統，管的不是三個獨立的「多」，而是每一張訂單上價格、倉庫、匯率同時發生的那一刻。讓業務在報價當下就看到這三個數字，毛利才不會在沒人注意的地方流掉。
如果你正在評估經銷商用的系統，或者現在的系統管得了庫存卻管不了毛利，可以先看看ERP 導入怎麼做，了解我們怎麼從你最複雜的那張訂單開始規劃。
