ERP 廠商 Demo 時該看什麼？十個讓業務露餡的問題

投影幕上的儀表板會動，業績圖表一點就展開，主管在手機上滑一下就完成簽核。廠商的顧問操作得行雲流水，四十分鐘的 Demo 下來，老闆和幾位主管互看一眼，心裡都在想：「就是它了吧。」

上線半年後，業助說系統不能處理分批出貨，倉管說退貨流程根本沒有入口，會計說要的報表要另外付費請廠商做。大家回頭想，當初 Demo 的時候，好像沒有人問過這些。

我是熊董，川輝科技創辦人，帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業。我陪不少老闆看過廠商的 Demo，也站在台上做過 Demo。所以我很清楚：ERP Demo 要看的，不是廠商準備好的那套劇本，而是你們自己的單據和例外，能不能在系統裡從頭跑到尾。Demo 前先準備三樣東西——真實單據、三個最常出問題的例外情境、你每個月一定要看的報表；Demo 時問十個問題，把話題從「系統能做什麼」拉回「我們的流程能不能跑」。最該注意聽的，是廠商對每一個需求回答的是「標準功能」還是「可以客製」，能不能當場操作給你看，以及今天操作的人是不是之後真正負責導入的人。

先承認：看 Demo 時被漂亮的畫面打動，很正常

我不認為被 Demo 打動是一件丟臉的事。廠商的 Demo 本來就是設計來展示系統最好的一面：最順的流程、最漂亮的報表、最新的功能。這是業務的工作，不是欺騙。

而且 Demo 裡看到的東西多半是真的，系統確實能做到。問題在於，那是「系統能做到的事」，不一定是「你們需要的事」。廠商準備的劇本，用的是設計好的示範資料、走的是沒有例外的標準流程，當然每一步都很順。

你們公司的真實情況不會這麼順。客戶下了單又改數量、出貨出一半發現缺貨、退回來的貨有一部分還能賣、某個大客戶要用他的格式開對帳單。這些例外才是系統每天真正要處理的東西，也是 Demo 劇本裡最常不會出現的東西。

所以 Demo 的主導權要拿回來。不是去刁難廠商，而是讓這場 Demo 回答你真正關心的問題。

Demo 之前，先準備這三樣東西

準備越充分，Demo 越有用。我會建議至少在 Demo 前一週，把下面三樣東西交給廠商，讓他們有時間準備。這對廠商也公平，臨時丟題目，再好的系統也可能操作不順。

第一，真實單據。 挑一張最近的、比較複雜的訂單，把它從報價、訂單、出貨、請款到收款的單據都準備好，敏感資料可以遮掉。請廠商用這張單在系統裡跑一次。

第二，三個例外情境。 想想過去一年最常出問題、最讓人頭痛的三個情況，寫成具體的題目。例如「客戶訂 100 件，第一次出 60 件，剩下 40 件下週出，中間客戶又追加 20 件」。

第三，每個月一定要看的報表。 把你們現在用 Excel 整理的報表拿出來，請廠商說明在系統裡怎麼產生，哪些能直接拉、哪些要另外做。

如果你們已經寫好需求書，這三樣東西直接從需求書裡挑就好。需求書怎麼寫，可以參考ERP 需求規格怎麼寫那篇。

Demo 現場的時間怎麼分配？

廠商排的 Demo，通常前半段是公司介紹和產品簡報，真正操作的時間沒有想像中多。我建議事先跟廠商約好時間分配，以兩個小時為例：

時段	內容	誰主導
前 15 分鐘	廠商簡介、系統架構概覽	廠商
接下來 45 分鐘	用你們的真實單據，從報價跑到收款	廠商操作，你們提問
接下來 30 分鐘	三個例外情境逐一操作	你們出題
接下來 20 分鐘	報表、權限、資料匯入	你們出題
最後 10 分鐘	標準與客製逐項確認、會後待回覆事項	你們主導

這個分配的重點是：大部分時間花在你們的流程上，而不是廠商的簡報上。公司介紹和成功案例，可以請廠商會前用書面提供，自己先看。

現場要指定一個人負責記錄，把每一個「之後再確認」「這個可以設定」的地方都寫下來，Demo 結束時當場念一遍，請廠商確認哪些要書面回覆、什麼時候回覆。沒有記下來的承諾，上線時通常沒有人記得。

十個讓 Demo 回到你需求的問題

下面十個問題，分成三組：流程、資料與報表、人與未來。不用每一題都問，但前兩組至少要問一半以上。

第一組：流程跑不跑得動

問題一：能不能用我們的單據，從報價跑到收款？

這是最重要的一題。請廠商用你們準備的真實單據，在系統裡完整跑一次，中間不要跳過任何一步。注意看哪些步驟很順，哪些步驟需要繞路、需要手動補資料、或是廠商說「這邊之後可以設定」。

問題二：這個例外情境，系統怎麼處理？

拿出你準備的三個例外，一個一個請廠商操作。分批出貨、部分退貨、改單、贈品，這些情況在系統裡是有現成的處理方式，還是要靠變通？變通的做法，上線後每次都要有人記得怎麼做。

問題三：訂單改了之後，後面的單據會怎樣？

客戶改數量、改交期、取消一部分，是每天都會發生的事。請廠商當場改一張訂單，看已經產生的出貨單、發票、應收帳款會不會跟著動，還是要一張一張手動改。

問題四：這個動作，業助一天要做幾十次，要按幾下？

Demo 的時候，顧問操作很快，看不出來麻煩。但如果一個動作要點五個畫面、輸入三次同樣的資料，業助一天做幾十次，就是很大的負擔。請廠商操作最常用的那幾個動作時，數一下要幾個步驟。

第二組：資料與報表

問題五：這份報表，我們能自己拉嗎？

拿出你們每個月一定要看的報表，問廠商：這份報表系統有沒有現成的？如果沒有，我們自己能不能用系統的工具拉出來？還是要找你們另外開發、另外收費？上線後報表的需求只會越來越多，每一份都要找廠商，時間和費用都會累積。

問題六：舊資料怎麼搬進來？誰負責整理？

客戶、品項、價格、未結的訂單和帳款，都要從舊系統或 Excel 搬過來。問清楚廠商提供什麼樣的匯入工具、資料整理是誰的工作、搬進來之後誰負責檢查。這部分常常被低估，卻是上線能不能順利的關鍵。

問題七：這個權限，現場設給我看。

挑一個你們實際需要的權限規則，例如「業務只能看自己的客戶，看不到成本」，請廠商當場設定，再用業務的帳號登入給你看。權限講起來都很簡單，實際設定起來有沒有那麼簡單，看一次就知道。

第三組：人與未來

問題八：剛剛看到的，哪些是標準功能、哪些要客製？

這一題要在 Demo 的最後問，而且要一項一項確認。廠商很容易在 Demo 時說「這個可以做」，但「可以做」有時是指系統本來就有，有時是指可以另外開發。兩者的時間、費用、維護成本差很多，報價單上也會是完全不同的項目。報價單怎麼看，看不懂 ERP 報價單那篇有逐項拆解。

問題九：今天操作的人，之後會是負責導入的人嗎？

Demo 的人通常是公司裡最熟悉系統的顧問或業務，但真正負責導入、跟你們開需求會議、教員工操作的，可能是另一個人。問清楚之後負責導入的是誰、有沒有做過類似產業、能不能在下一次會議時見面。

問題十：上線後要加一個欄位、改一個流程，要怎麼做？

公司的流程一定會變。問廠商：上線後如果要在訂單上加一個欄位、在簽核流程裡多加一關，我們自己能改嗎？如果要找你們，流程是什麼、大概要多久、怎麼收費？這一題的答案，決定了這套系統三年後是幫助你，還是綁住你。

怎麼聽廠商的回答？

問題問了，還要會聽。下面這張表整理了我會特別注意的回答方式：

問題	比較可信的回答	要追問的回答
用我們的單據跑一次	當場操作，卡住的地方直接說明	「我們先用示範資料看」
例外情境怎麼處理	示範具體的操作畫面	「這個沒問題，之後設定就好」
報表能不能自己拉	示範報表工具怎麼用	「需要的話我們幫您做」
標準還是客製	一項一項區分清楚	「大部分都是標準的」
導入的人是誰	說出名字、經歷，願意安排見面	「我們有專業的團隊」
上線後怎麼改	說明流程、時間、收費方式	「到時候再評估」

要追問的回答，不代表廠商在騙你。很多時候，只是業務在 Demo 現場沒辦法給出明確答案。重點是你要把這些問題記下來，請廠商會後書面回覆。願意書面回覆、而且回覆具體的廠商，通常在導入時也會比較好溝通。

Demo 之後：把幾家的表現放在同一張表上比

看完兩三家的 Demo，大家的印象很容易混在一起，最後變成「感覺 A 家比較好」。要避免這種情況，Demo 時就要用同一張評分表記錄。

做法很簡單：把你準備的單據流程和三個例外情境列在表格的左邊，每一家廠商一欄，每一項記錄三件事：

• 跑完了嗎？ 完整跑完、部分跑完、跑不完。
• 怎麼跑的？ 標準功能、需要設定、需要客製。
• 誰看了覺得可以？ 讓實際會用的人，例如業助、倉管、會計，在自己負責的那一項打勾或打叉。

每一家 Demo 結束後當天就填完，不要等到全部看完才回想。如果某一項大家意見分歧，例如業助覺得操作太繁瑣、主管覺得還好，不用急著投票決定，把分歧記下來，下一次跟廠商開會時，請實際使用的人親自再操作一次，答案通常就很清楚了。最後把表格攤開，各家的差異會非常清楚，討論也會從「我覺得」變成「這一項 A 家跑完了，B 家要客製」。

Demo 只是選型的其中一步。看完 Demo，還要比對報價、確認合約條件。簽約前要問的問題，可以參考簽 ERP 合約前一定要問的 12 個問題。如果廠商提議先做一段 POC，POC 做完就沒下文的三種公司那篇有提醒要注意什麼。

常見問題

ERP Demo 要邀請誰參加？

除了老闆和主管，一定要邀請實際會使用系統的人，例如業助、倉管、會計，每個部門至少一位。他們最清楚每天的流程和例外，也最能在 Demo 時發現操作上的問題。老闆覺得好用的系統，不一定是員工覺得好用的系統。

要看幾家廠商的 Demo 比較好？

兩到三家通常就夠了。看太多家，資訊會混在一起，準備和比較的時間也會拉得很長。建議先用需求書和初步報價篩選，再挑最有可能的兩三家深入看 Demo。

廠商不願意用我們的資料 Demo，怎麼辦？

先確認是不是給的時間不夠。如果提早一週提供了單據和情境，廠商還是只願意用示範資料，你可以直接問原因。真的有困難的，至少請他們用接近你們情境的資料，把例外情境操作一次。完全不願意碰你們流程的廠商，要特別小心。

ERP Demo 和 POC 有什麼不同？

Demo 是廠商在現場操作給你看，通常一兩個小時，目的是了解系統能不能處理你們的流程。POC 是在一段時間內，用你們的部分真實資料實際試用，目的是驗證關鍵功能。Demo 先篩選，POC 再驗證，順序不要顛倒。

Demo 的主導權，要在你手上

ERP Demo 是你了解系統最直接的機會，但前提是這場 Demo 回答的是你的問題，而不是廠商準備好的劇本。帶著真實單據和例外情境去，問清楚標準和客製、導入的人是誰、上線後怎麼改，再用同一張表比較各家，選型就不會只剩下「感覺」。

如果你想知道 Demo 之後，從簽約到上線還有哪些關卡要過，可以看看 ERP 導入怎麼做。