為什麼我常勸客戶「這個不要做」

「我們想做一套系統，把業務每週的拜訪紀錄、報價、客訴全部串起來，最好還能自動出報表。」

我聽完，問了幾個問題：拜訪紀錄現在誰在寫？一週大概幾筆？報表做出來給誰看？看完會做什麼決定？問到第四題，對面通常會安靜一下。然後我會講出那句客戶最常記住的話：「這個不要做。」

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業；現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。照理說，我靠做系統吃飯，客戶想做的越多我應該越高興。但我最常跟老闆講的一句話，就是「這個不要做」。原因很實際：十件老闆想自動化的事，大概只有兩件值得寫系統、五件用現成工具就夠、三件根本不該碰——一個月只用兩次的、每次規則都不一樣的、做完沒人維護的。勸你不要做，不是我清高，而是一個做了沒人用的系統，對你是浪費錢，對我是一個失敗的案子；把錢和力氣集中在那兩件真正值得做的事上，你會更快看到成果，我也才做得出能長期維護的東西。

賣系統的人勸你不要做，聽起來很怪

如果你第一次聽到我這樣講，心裡起疑，那很正常。

你可能會想：他是不是嫌案子太小？是不是想引導我買更貴的方案？還是他根本做不出來，所以找理由推掉？這些懷疑都很合理。這個產業裡確實有人用「不建議」當話術，先把你嚇住，再推一個更大的包裹給你。你保持警覺，是在保護自己。

所以我不打算請你相信我的人品，而是把背後的邏輯攤開來。你看完之後，可以自己判斷這是話術，還是真的對你比較好。也可以拿這套邏輯去檢查任何一個跟你談系統的人：他有沒有說過一次「不要做」？如果從來沒有，你就要想想，他是在幫你解決問題，還是在幫自己接案。

十件想做的事，通常只有兩件值得寫系統

這是我做了這麼多案子之後，心裡大概的比例。不是精確統計，是一個在現場反覆驗證過的直覺：

類型	大概比例	長什麼樣子	該怎麼處理
值得寫系統	十件裡約兩件	每天發生、規則穩定、牽涉多人、出錯代價高	寫清楚規格，認真做，做完要有人維護
用現成工具	十件裡約五件	需求很一般，市面上已經有成熟的做法	用現成軟體或自動化工具，設定好就用
根本不該碰	十件裡約三件	一個月用兩次、規則每次不同、做完沒人顧	劃掉，或用一份範本和一個負責人處理

很多老闆看到這張表會很驚訝，因為他手上那份「想自動化清單」，在他眼中每一項都很重要。但重要和值得寫系統是兩回事。客製系統是一件很重的投資：要寫規格、要開發、要測試、要教育訓練，上線之後還要有人維護。把這麼重的東西用在一件現成工具就能處理的事情上，就像為了切一顆蘋果去訂做一把刀。

中間那五件，是最常被高估的一群。老闆以為需要訂做，其實現在的工具已經非常成熟：表單、排程、通知、簡單的資料串接，很多都可以用現成的方式做到。我會建議先用現成工具跑起來，跑到真的撐不住、真的知道要什麼了，再談要不要客製。

說「不要做」之前，我會先問的五個問題

「這個不要做」不是我聽完需求就脫口而出的，它是問完一串問題之後的結論。這幾個問題你也可以自己拿來問，不需要等我：

1. 這件事現在是誰在做？ 如果答案是「還沒有人在做」，那要先確認它是真的需要，還是只是覺得應該要有。
2. 一個月發生幾次？ 次數決定了投資能不能回本。
3. 每次的做法一樣嗎？ 不一樣的地方有幾種？數得出來，才有辦法寫成規則。
4. 做出來的結果給誰用？他會拿來做什麼決定？ 講不出會做什麼決定的報表，做出來也不會有人看。
5. 上線之後誰負責它？ 規則變了誰去改、壞了誰知道、新人誰來教。

開頭那個「業務拜訪紀錄串報表」的需求，常常就卡在第四題和第五題。報表做給老闆看，但老闆其實沒有每週固定看報表的習慣；業務要多花時間填紀錄，卻看不到這件事對自己有什麼幫助。這種系統上線之後，最可能的結局是前兩週大家很認真填，第三週開始有人漏填，第二個月報表上的數字已經沒人相信。與其花錢做它，不如先想清楚老闆到底想從業務那邊知道什麼，也許一週一次、十分鐘的口頭回報就夠了。

三種我一定會勸退的需求

上面那三件「根本不該碰」的，我會比較強硬地勸退。它們各自的原因不一樣：

一個月只用兩次的。 一年也才二十幾次，做系統花的錢和維護的成本，很難回本。更麻煩的是，用得少，大家就記不得怎麼用，每次要用都要重新問一次，最後還是回去手動做。這種事做一份清楚的範本、寫好步驟、指定一個人負責，就夠了。

每次規則都不一樣的。 系統的本質是把規則固定下來。如果這件事每次怎麼做都要看情況、看客戶、看老闆心情，那它還不是一個流程，是一連串的判斷。硬寫進系統，只會讓你每次都在改系統，或者大家開始繞過系統。

做完沒人維護的。 這一點最常被忽略。系統不是做完就結束，業務規則會變、人員會換、外部的工具會更新。如果公司裡沒有人負責它，它會慢慢跟現實脫節，半年後變成一個大家都知道「不準」、但沒人敢關掉的東西。

這三種情況的完整判斷方法，我在有些事你不該自動化那篇用四把尺講得比較細，可以拿你的清單去對照。這篇想講的，是另一件事：我為什麼願意說出這句話。

我自己也做過不該做的東西

我會這麼常講「不要做」，有一部分是因為我自己踩過。

以前當老闆的時候，我做過六個產業，三年虧掉 700 萬。回頭看，最貴的一課是「一直擴編」：每次卡住，我的解法就是再請一個人。結果要盯的人越來越多，問題沒有變少，只是換了形狀。做系統也是一樣的道理，每次卡住就加一個功能、再做一套工具，最後你要顧的東西越來越多，真正的問題卻沒解決。

還有一次更直接。我幫自己做了一個流程：每天發文前，系統推播一張卡片給我核可，我按了才發。技術上完全沒問題，結果連續八張卡我一張都沒按，全部過期。技術沒壞，是它不符合我實際的工作方式——那個時段我通常在開會，根本不會看推播。

這兩件事讓我很確定：一件東西做出來，不代表它會被用。做之前多問一句「這真的會有人用嗎」，比做完之後再來檢討，便宜太多。所以當我在客戶身上看到同樣的跡象，我會直接講出來，因為我自己付過那個學費。

說「不要做」，對我有什麼好處？

回到一開始的懷疑：勸客戶少做，我不是少賺嗎？短期來看，是。但我的生意結構，讓我長期來看更怕做錯。

第一，我的系統維護只接自己做過的系統。這代表我做出來的每一套東西，之後都可能是我自己要顧的。做一套沒人用、規則一直變的系統，等於替未來的自己挖坑。

第二，客製開發是依書面規格報價、分段收款，每一段交付完，應收就是零。這種收款方式的前提，是每一段都要交付出真正能用的東西。需求本身不成立的案子，在這種結構下根本走不下去，與其做到一半卡住，不如一開始就講清楚。

第三，陪跑導入有一條規則：第一個月約定的流程，沒有用真實資料跑起來，我就免費再陪一個月。如果我答應做一條根本不該做的流程，最先付出代價的是我自己。

第四，也是最實際的：一個做失敗的案子，傷害的不只是那一個客戶，而是之後所有可能透過他介紹來的客戶。一個被我勸退、省下一大筆錢的老闆，反而比較可能在真的需要的時候回來，或是把朋友介紹過來。

所以「不要做」不是我在犧牲，是我的生意本來就應該這樣運作。我的工作方式和收費結構，在川輝科技怎麼接案那篇有完整說明。

被勸退之後，你該做什麼？

聽到「這個不要做」，不代表什麼都不做。通常接下來會是這幾步：

1. 把被劃掉的事，換成範本或分工：一個月用兩次的事，寫一份範本、指定負責人。
2. 把中間那五件，先用現成工具跑起來：不用等，這週就可以開始，跑順了再說。
3. 把規則還在變的事，先放在 Excel 或白板上跑三個月：等規則穩了，再判斷要不要進系統。
4. 把剩下那兩件，認真寫成規格：這才是值得投資的地方，錢和力氣集中在這裡。

這樣排完，你會發現原本以為要做一套大系統，其實只需要一兩個重點功能，加上幾個現成工具。花的錢少很多，上線快很多，員工也比較願意用，因為每一個東西都是真的有在解決問題的。

被劃掉的事也不是永遠不能做。生意會長大，今天一個月兩次的事，明年可能變成每天都在發生；今天還在變的規則，跑半年之後可能就穩了。我的建議是每半年把那張清單拿出來重看一次，用同樣的問題再問一輪。條件變了，答案就會跟著變，那時候再做，會比現在硬做準確得多，也便宜得多。

如果你正在找顧問或系統商，也可以反過來用這套邏輯檢查對方。一個從來不說「不要做」的人，很可能只是在幫自己接案。怎麼辨別這種狀況，我在五種不該合作的顧問那篇整理了幾個訊號。

常見問題

系統廠商說「不建議做」，會不會只是不想接？

有可能，所以要問原因。一個真心勸退的人，會講得出具體的理由，例如頻率太低、規則不穩、沒人維護，並告訴你替代做法。如果他只說「不建議」卻講不出為什麼，也給不出替代方案，那可能是能力或意願的問題。

怎麼判斷一件事值不值得寫系統？

看四件事：這件事多常發生、規則穩不穩定、牽涉多少人、出錯代價有多高。每天發生、規則穩定、多人參與、錯了很貴的，最值得做；一個月幾次、規則常變、只有一個人在用的，通常用範本或現成工具就夠了。

現成工具用到什麼程度，才需要客製系統？

當你發現為了配合工具，員工要繞很多路、資料要在好幾個地方重複輸入、或工具的限制開始卡住業務成長，就是可以評估客製的時候。先用現成工具跑過，你會更清楚自己真正需要什麼，寫出來的規格也會更準。

30 分鐘免費診斷，結論有可能是「不用做」嗎？

有可能，而且這本來就是四種結論之一。診斷的結論只有四種：不用做、陪跑導入、客製開發、企業顧問。如果你的問題用現成工具或調整流程就能解決，我會直接告訴你，不會為了接案硬推方案。

結語：少做一件錯的事，比多做十件對的事更值錢

「這個不要做」聽起來像是在潑冷水，其實是在幫你把有限的錢和力氣，集中在真正會產生價值的地方。十件事裡找出那兩件，認真做好，比十件都做、做到一半，有用得多。

如果你手上也有一張想自動化的清單，不確定哪些該做、哪些該劃掉，帶著那張清單來找我聊 30 分鐘免費診斷，我們一起把它刪到剩下真正值得做的那幾件。