系統要換人維護：交接時一定要拿到的 9 樣東西

「原廠說東西都給了，一個壓縮檔、一份帳號密碼表，應該就這樣了吧？」老闆決定換一家廠商維護系統，原廠態度也很好，說會全力配合。交接那天收到一個壓縮檔和一張 Excel，雙方握手道別。兩週後新廠商回報：這份程式碼不是線上正在跑的版本，主機帳號只有一般權限，每天晚上自動跑的那個報表排程，沒有人知道設在哪裡。原廠的合約已經結束，再找他，要另外付錢。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。創業 7 年，做過 252+ 個案子、橫跨 32+ 個產業，一年交付的系統超過 2,000 萬。我們接手過別家廠商交付不了的系統，也接手過被前廠商建了好幾年從沒上線的系統。接不接得起來，關鍵往往在交接那幾週拿到了什麼。

先講結論：系統要換人維護，交接時一定要拿到 9 樣東西：原始碼、主機與雲端帳號、網域與憑證、第三方服務帳號、資料庫完整備份、部署說明、系統架構與資料表說明、功能清單與已知問題清單、排程與例行作業清單。但拿到不等於能用，每一樣都要當場驗證：原始碼要能在新環境跑起來、帳號要是最高管理權限、備份要實際還原一次。交接一定要在付清最後一筆款、舊合約終止生效之前完成，並且安排一段新舊廠商同時在場的交接期。

為什麼交接常常「都給了」還是接不起來？

交接出問題，很少是因為原廠故意刁難。多半是雙方對「交接」的想像不一樣。原廠覺得把程式碼和密碼給你就是交接完成；你需要的，其實是讓另一個從沒看過這套系統的人，能夠接手讓它繼續跑。

這兩者之間差了很多東西。程式碼是系統的骨架，但系統要能跑，還需要主機怎麼設定、每天晚上要跑哪些排程、哪些設定是手動改過的、哪個功能有已知的問題。這些東西多半沒有寫下來，只存在原本那位工程師的腦子裡。

而且交接通常發生在關係的尾聲。合約快到期、雙方合作不愉快、原廠手上還有其他案子，沒有人有動力把交接做得很完整。等到新廠商發現少了什麼，原廠已經不在了。如果原廠已經完全失聯，那是另一種處理方式，可以先看系統廠商倒了或不回應怎麼辦；這篇談的是原廠還願意配合的時候，該怎麼把東西拿齊。

系統交接一定要拿到的 9 樣東西

下面這張表是我們接手系統時用的清單。中間那欄說明為什麼要，右邊那欄說明怎麼確認你拿到的是真的。

第 1～4 項：掌握權，拿不到就什麼都不用談

前四項決定了系統是不是真的屬於你。原始碼、主機、網域、第三方服務帳號，只要有一樣在別人手上，你就沒辦法完全換人。

特別要注意第 4 項。很多系統串了 LINE 官方帳號、金流、電子發票、簡訊，這些服務的帳號常常是當初廠商幫忙申請的，登記在廠商或某位工程師的個人名下。交接時要列出系統用到的每一個外部服務，一個一個確認帳號在誰名下，並在交接完成後換掉密碼和金鑰。程式碼的授權範圍怎麼約定，可以參考客製系統的程式碼歸誰。

第 5～7 項：讓新的人看得懂、動得了

有了掌握權，接下來是讓新廠商能夠接手。資料庫備份、部署說明、架構與資料表說明，這三樣決定了新廠商要花多久才能真正上手。

文件不完整很常見，不用要求原廠寫一份完美的技術文件，那不切實際。比較實際的做法是安排幾次交接會議，讓新舊兩邊的工程師直接對談，新廠商邊問邊記，會後由新廠商整理成文件，再請原廠確認。

第 8～9 項：最常漏、也最常出事的部分

功能清單和排程清單，是最常被漏掉的兩樣。原因很簡單：它們不在程式碼裡，也不在帳號表裡，而是在「平常怎麼用」裡。

例如每天半夜自動寄給老闆的營收報表、每月初要手動執行一次的結帳程式、某個客戶的特殊折扣是直接改資料庫設定的。這些事原廠的工程師每天在做，所以不覺得需要交接；新廠商沒人告訴他，就不會知道。等到某天報表沒寄、結帳數字不對，才開始追原因。

「原廠很配合，應該沒問題」：拿到不等於能用

老闆看到原廠態度很好，通常會放心。這個直覺有道理：大部分交接確實是在雙方好聚好散的情況下進行，原廠願意配合，已經比很多情況好太多。我也不建議你一開始就用防賊的態度去談交接，那只會讓對方更消極。

但真正的問題是，原廠的「配合」和你需要的「能用」，中間有一段距離，而這段距離只有驗證才看得出來。

最常見的幾種落差是：原始碼是半年前的版本，之後的修改只在線上主機，沒有放回版本紀錄；主機帳號給了，但只是一般使用者權限，不能改設定；資料庫備份給了，但從來沒有人還原過，還原時才發現少了幾個資料表；密碼表給了，但一半的密碼已經改過。

這些都不是惡意，是原廠平常就沒有整理。所以交接時不要只問「給了沒」，要問「新廠商試過了沒」。表格最右邊那欄的每一項，都要由新廠商實際做一次，做成功了才打勾。

我們接手過一個影音（OTT）平台，別的廠商交付不了，接手後 3 個月做完 18 項功能。能這麼快，前提是一開始就把東西拿齊、確認能跑。另一個例子是一個醫美品牌，系統被前廠商建了好幾年從沒上線，我們做的第一件事就是先把東西拿回來，最後才決定重做。拿不拿得齊，直接決定後面是接手還是重來。

交接的時間點：在哪一天之前一定要拿到？

交接什麼時候做，跟交接什麼一樣重要。時間點錯了，你就沒有籌碼。

第一步，在通知原廠之前，先自己盤點。 列出你知道的帳號、服務、排程，確認哪些已經在公司名下。這一步不需要原廠，但能讓你知道交接時要問什麼。

第二步，通知原廠時，同時給出交接清單和時程。 把這 9 樣東西列成清單，寫明希望在哪一天前交付。如果維護合約裡有交接條款，就照合約走；沒有的話，用書面信件確認。維護合約裡交接條款怎麼寫，可以對照系統維護合約要寫什麼的第 12 項。

第三步，安排新舊廠商同時在場的交接期。 新廠商開始驗證，有問題當場問原廠。這段期間原廠仍在合約內，有責任回答。

第四步，驗證全部完成後，才付清最後一筆款、讓舊合約終止。 這是最重要的一步。最後一筆款付出去、合約結束之後，原廠就沒有義務再回答任何問題。

第五步，交接完成後，換掉所有密碼和金鑰。 這不是不信任原廠，是基本的資安習慣，任何人員或廠商離開都應該這樣做。

交接會議怎麼開：三次，各有重點

前面說文件不完整很常見，所以交接會議是補洞最有效的方法。我建議至少開三次，每次的重點不同，老闆或內部窗口最好都在場。

第一次，對清單。 把 9 樣東西逐項過一遍，原廠說明每一樣在哪裡、什麼時候能交付。這次會議的產出是一張有日期的交付表，誰負責哪一項、哪一天給，寫清楚。

第二次，走一遍系統。 由原廠工程師帶著新廠商，從使用者登入開始，把主要流程走一次：接單、出貨、開發票、月結。每走到一個環節，就問「這一步背後有沒有自動跑的東西」「有沒有手動改過的設定」。很多排程和特殊設定，都是在這次會議被問出來的。

第三次，確認驗證結果。 新廠商報告每一項驗證的結果，哪些成功、哪些還有問題。有問題的，當場約定補交的日期。這次會議結束，你才知道能不能讓舊合約結束。

三次會議都要留紀錄，最好由新廠商整理、雙方確認。這份紀錄本身，就是這套系統後續最有用的文件之一。

東西拿到之後，新廠商該先做什麼？

拿齊 9 樣東西，只是開始。接下來新廠商要做的，是評估這套系統的實際狀況，再決定怎麼接。

我們的做法是：別人做的系統，先做免費診斷評估，再報價。評估的重點是三件事：系統還能不能穩定跑、程式寫得能不能改、未來的維護成本大概多少。評估完會有三種結果：直接接手維護、先修一輪再接、或者確定救不回來，才照你的流程重做一套。

很多老闆會擔心新廠商一接手就說要重做。這個擔心有道理，所以評估的依據要攤開來講，而不是一句「這寫得很爛」。系統被前一家廠商做壞了要怎麼評估，步驟寫在系統被前一家廠商做爛了怎麼辦。

另一件事是，換人之後要不要自己養工程師，還是簽維護約。這個問題我在自己養工程師，還是簽維護約算過一次帳，這裡不重複。

常見問題

原廠不願意交出原始碼怎麼辦？

先看合約怎麼寫。如果合約寫明原始碼歸你或你有取得權，就照合約要求，必要時請律師發函。如果合約沒寫，通常只能協商，例如用一筆交接費換取原始碼與交接配合。這也是為什麼原始碼的歸屬應該在簽約時就寫清楚。

系統交接要花多久時間？

看系統大小和文件完整度。功能單純、文件齊全的系統，交接期可以很短；串了很多外部服務、文件幾乎沒有的系統，就要安排比較長的時間，讓新廠商把每一樣驗證完。時程要以「9 樣東西都驗證完成」為準，而不是以日曆上的某一天為準。

交接期間系統出問題，誰負責？

舊合約還沒終止之前，原則上還是原廠負責。所以交接期一定要放在舊合約內，不要等合約結束才開始。新舊廠商同時在場的那段時間，出問題可以一起處理，新廠商也能藉機看懂系統。

交接完成後，還需要原廠嗎？

正常情況下不需要，但建議在交接協議裡約定一段時間，讓新廠商遇到交接時沒發現的問題，可以再詢問原廠，並寫明是否另外收費。這段期間不用很長，但有這條，能少掉很多事後才發現的麻煩。

交接的重點不是「給了」，是「接得起來」

一句話講完：系統換人維護，要拿的不是一個壓縮檔，而是讓另一個人能讓系統繼續跑的全部東西，並且每一樣都在付清最後一筆款之前驗證過。

如果你正準備換廠商，或者已經收到一包交接資料卻不確定夠不夠，可以先看看系統維護與接手是怎麼評估的，再決定下一步。