擴編是一人公司最貴的錯：我虧 700 萬的那一課

「案子接不完了，每天都做到半夜，我是不是該請一個助理？」

這是一人公司做到第一個坎時，最常出現的一句話。講這句話的人通常很誠懇，也真的很累。客人的訊息回不完，報價做不完，交付一直往後延，生活被工作塞滿。請一個人來分擔，聽起來是最合理、也最負責任的決定。

我是熊董，川輝科技創辦人。我自己當過老闆，做過六個產業，三年虧掉 700 萬。後來帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上產業；現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。回頭看那 700 萬，最貴的不是哪一次投資失利，而是一個反覆出現的習慣：每次卡住，就再請一個人。

對一人公司來說，擴編通常不是在解決問題，而是在把問題放大。卡住的時候，多數時候缺的不是人手，而是一個沒寫下來的判斷，或一條沒整理過的流程；你請人進來接，他接到的是一團你自己都還沒想清楚的事，最後你要花更多時間盯他、教他、收拾他。請人之前，先問三個問題：這件事的規則寫得下來嗎？寫下來之後，系統或 AI 能不能接走？它是不是每週都會發生、而且量會一直在？三題都是肯定的，而且系統已經接不動了，才是請人的時候。

我是怎麼用擴編虧掉 700 萬的？

我不想把這段寫成一個悲情故事，因為它其實很普通。很多老闆都走過，只是沒人把它算成一筆帳。

那幾年的模式是這樣的：生意遇到一個卡點，我的第一個反應永遠是「缺人」。客服忙不過來，就再請一個；業務跑不完，就再請一個；後台行政做不完，再請一個。每一次的決定單獨看都合理，每一個人進來也都真的有在做事。

問題是，每多一個人，我要盯的人就多一個。我原本卡的那件事並沒有消失，只是從「我自己做」變成「我要盯別人做」。而盯人比自己做還累，因為你要解釋、要檢查、要在他做錯的時候補救，還要在他離職的時候重來一次。人越多，我花在管理上的時間就越多，花在真正能讓生意變好的判斷上的時間就越少。

更隱形的是固定成本。生意好的月份，薪水看起來不是問題；生意不好的月份，那些薪水一毛都不會少。擴編等於把公司的損益兩平點往上推，推到某一天，營收一波動，就開始虧。三年下來，700 萬就是這樣一點一點流掉的。

我後來的完整經歷寫在熊董是誰那篇，這裡只講其中最貴的這一課。

想請人的直覺，哪裡對、哪裡錯？

先講清楚：想請人的直覺，不是錯的。

你是真的忙不過來。一個人的時間就是那麼多，案子多了，回訊息、做報價、交付、收款全部擠在一起，總有一件會漏。請一個人進來，當週就能感覺壓力變小，這個效果是真的。而且很多人會覺得，請人代表生意在長大，是一種成功的訊號。

錯的地方在於，「我很忙」跟「我缺人」之間，並不是等號。

忙，可能是因為同樣的問題你每天回答二十次，而你從來沒把答案寫成一份說明。忙，可能是因為每張報價你都要從頭算，因為定價規則只存在你腦子裡。忙，可能是因為客戶一直追加範圍，而你沒有在一開始就把範圍講清楚。忙，也可能是因為每一件小事都要等你點頭，因為你從來沒想過哪些事其實不用你決定。

這些忙，請人進來都解不掉。新人會用同樣的方式忙，只是現在是兩個人一起忙，而你多了一份薪水和一份管理工作。

卡住的時候，你缺的真的是人嗎？

我現在每次覺得「要不要找人」的時候，都會先拿下面這張表對一次。左邊是卡住的樣子，中間是背後通常真正缺的東西，右邊是在請人之前應該先做的事。

卡住的樣子	真正缺的通常是	請人之前先做的事
同樣的問題每天被問好幾次	一份寫下來的標準答案	整理常見問題，接上自動回覆
每張報價都要自己從頭算	寫下來的定價規則	把定價拆成公式或方案，做成報價工具
交付一直延遲、範圍一直變	一開始講清楚的範圍與底線	寫好範圍說明，追加的另外報價
每件小事都要等你決定	寫下來的判斷標準	列出哪些事不用問你、照規則做就好
資料要在好幾個地方重複輸入	一條串起來的流程	用工具或系統讓資料只輸入一次
真的每週都有固定、大量、規則清楚的工作做不完	人手	這時才考慮外包或請人

你會發現，前五種的解法都是「寫下來」和「交給系統」。只有最後一種，才是真的缺人。而大部分一人公司卡住的時候，落在前五種。

再用另一個角度看。把你手上的工作按兩個條件分：這件事多常發生，以及它的規則寫不寫得下來。

高頻又寫得下規則的，第一優先交給系統或 AI，這是最划算的。高頻但需要判斷的，是你的核心工作，與其交給新人，不如先試著把判斷拆成規則，拆得出來的就移到右邊。低頻有規則的，做一份好用的範本，偶爾外包就好。低頻又需要判斷的，留給自己，它不值得你為它請一個人。

請人之前，先做一個兩週的時間紀錄

表格看起來很清楚，但多數人對自己的時間花在哪裡，其實沒有那麼清楚。覺得「客服佔掉我一半時間」，記下來可能只有兩成；覺得「報價還好」，記下來每天都在做。所以在決定請人之前，我會建議先做一個很笨但很有效的練習：連續兩週，每做完一件事就記一行。

每一行只要寫三樣東西：做了什麼、花多久、這件事屬於哪一類。類別只分四種：

• 重複：上週也做過、做法幾乎一樣的事，例如回同樣的問題、整理同樣格式的資料。
• 判斷：需要你的經驗或專業才能做的決定，例如報一個特殊案子的價、決定接不接某個客戶。
• 交付：真正在做客戶付錢買的那件事。
• 可砍：做完回頭看，其實不做也不會怎樣的事。

兩週後加總一次。多數人看到結果都會嚇一跳：「重複」和「可砍」加起來，常常佔掉一大塊，而真正的「判斷」和「交付」反而被擠到很少。這時候答案就很清楚了，你要的不是一個新同事，而是把「重複」交給系統、把「可砍」直接砍掉。如果你已經累到連記錄都沒力氣做，那個累本身也是訊號，一人公司做到累垮那篇講的就是這個狀態該怎麼先止血。

擴編的真實成本，不只是薪水

很多人算請人的成本，只算薪水。但真正的成本至少有四塊，而薪水往往不是最大的那塊。

第一塊是固定支出。用一個假設來算：假設請一個助理，每月薪資加上勞健保、勞退等雇主負擔合計約 4 萬元，一年就是將近 50 萬，不管生意好壞都要付。如果你的服務毛利是五成，你一年要多做將近 100 萬的營業額，才只是把這個人的成本打平。

第二塊是你的管理時間。新人進來前三個月，你要教、要檢查、要修正。假設你每週要花 5 到 8 小時在帶人，這段時間你沒辦法接案、沒辦法做內容、沒辦法想下一步。對一人公司來說，你的時間是全公司最貴的資源。

第三塊是溝通成本。原本你一個人做，腦中想到就做完了；現在要先講清楚、確認對方懂、再等對方做完、再檢查。一件原本二十分鐘的事，可能變成一個小時。

第四塊是離職成本。人會走。他走的時候，他做過的事、記得的客戶細節、學會的做法，如果沒有被寫下來、沒有留在系統裡，就跟著一起走。你又要重新請、重新教一次。

這四塊加起來，你就知道為什麼我說擴編是最貴的錯。不是人不好，是你在還沒準備好的時候，把一團混亂交給了另一個人。

先用系統，再用外包，最後才請人

我現在的順序很固定，遇到做不完的事，依序問：

1. 能不能不做？ 很多事其實可以直接砍掉。一個月才發生兩次、每次規則都不一樣的事，不值得你為它設計任何東西。
2. 能不能交給系統或 AI？ 只要規則寫得下來，重複的回覆、資料整理、報價、提醒，幾乎都能交給工具。
3. 能不能按件外包？ 有規則但量不固定的事，例如剪片、設計，按件給專業的人做，用完就結束，不增加固定成本。
4. 最後才是請人。 而且要先把那件事的規則、範本、系統都準備好，讓新人進來接的是一條清楚的流程，而不是一團混亂。

這個順序我照著跑，現在一個人加 AI，一年可以交付 2,000 萬以上的客製系統。不是因為我比較能熬，而是因為大部分重複的事都已經不需要我。這套工作流長什麼樣子，我在一個人加 AI 一年交付 2,000 萬系統那篇公開過。

如果你想比較 AI、外包、合夥這幾種補人力的方式各自適合什麼情況，一人公司要不要請人那篇有更完整的對照。這篇想講的是更前面那一步：在比較任何方式之前，先確定你卡住的真的是人手。

請第一個人之前，先過一遍這份清單

如果你看完還是覺得該請人了，那很好，代表你可能真的到了那個階段。在發出職缺之前，先確認下面這幾件事：

• 要交出去的工作，已經寫成步驟或範本，新人照著做就能完成八成
• 這份工作的判斷規則清楚，不需要每件事都問你
• 已經試過用系統、AI 或外包，量大到真的接不動
• 這份工作每週都會發生，而且未來半年的量會持續
• 你的現金能撐住這份薪水至少半年，即使營收下滑
• 你知道怎麼判斷他做得好不好，有明確的驗收標準
• 他做過的事會留在公司的系統裡，而不是在他的手機裡

七項裡面有任何一項做不到，先把它補起來再請人。補的過程本身，常常就會讓你發現其實不用請了。

常見問題

一人公司營收多少才適合請第一個人？

沒有固定的營收門檻，要看的是工作的性質而不是金額。關鍵是有沒有一份每週固定發生、規則清楚、而且系統和外包都已經接不動的工作。如果有，再確認現金能撐住這份薪水至少半年，就可以開始考慮。

創業初期一直虧損，是不是因為人太少？

多半剛好相反。初期虧損常常是因為固定成本太高、損益兩平點被推得太高。人少的時候營收一波動還撐得住，人多的時候每個月的薪水都不能少。先把重複的工作交給系統，降低固定支出，通常比增加人手更能撐過前幾年。

不請人，一個人真的做得完嗎？

做得完的前提，是大部分重複的事已經不需要你。客服的第一層回覆、報價、資料整理、提醒，都能交給系統或 AI；需要專業但量不固定的，按件外包。你只留下需要判斷的部分，一個人能做的量會比你想像的大很多。

已經請了人，發現擴編太快怎麼辦？

先不要急著裁人，先把每個人在做的事寫下來，看哪些其實可以交給系統、哪些根本不用做。把流程整理清楚之後，你會更清楚每個位置真正需要多少人力。有些人可以轉去做更有判斷價值的工作，有些位置在下次有人離職時就不用補。

卡住時先寫下來，不要先請人

一句話收尾：擴編解決的是「量」的問題，但一人公司卡住的時候，多半是「沒寫下來」的問題。先把判斷寫成規則、把規則交給系統，剩下真的做不完的，才輪到請人。

如果你現在正卡在要不要請人的那個關口，想有人陪你把產品、名單、流程和現金流一週一週理清楚，可以看看一人公司陪跑是怎麼進行的。