採購比價怎麼做才不吃虧？詢價、比價、議價都要留紀錄

「三家比價，選最便宜的，這樣總不會錯吧？」很多老闆都是這樣交代採購的。採購也照做了，拿回三張報價單，挑了單價最低的那一家。很常見的後續是這樣：幾個月後回頭看，那家的貨延誤了兩次，有一批尺寸不對要重工，運費是另外算的，最低訂購量還逼你多買了一批，現在堆在倉庫角落。帳一算，最便宜的那家，其實是最貴的。

我是熊董，川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上的產業，遇到有採購的公司，我通常會先看他們的比價怎麼做。我看到最多的不是採購偷懶，而是比價這件事做了，卻沒有留下任何可以用第二次的東西。

採購比價要不吃虧，比的不是單價，是「到你手上、能用的總成本」。要比得準，關鍵在四個環節都留下紀錄：詢價時，用同一份規格、同一個時間發給每一家；比價時，把運費、付款條件、最低訂購量、交期和品質紀錄攤在同一張表上；議價時，記下每一輪的價格和讓步條件；決定時，寫下為什麼選這家、由誰決定。這些紀錄的價值不只在這一次，而在下一次：你看得到同一個料的價格走勢和每家供應商的實際表現，比價才會越比越準，而不是每次都從零開始猜。

三家比價、選最便宜，這個直覺沒有錯

先站在你這邊。要求採購比價，是非常正確的管理動作。它能讓你掌握市場行情、避免被單一供應商綁住，也能減少採購和供應商之間的人情壓力。選最便宜的，在規格一模一樣、其他條件都相同的情況下，也確實是對的。

問題在於「其他條件都相同」這個前提，現實中幾乎不存在。每家供應商的運費算法不同、付款條件不同、最低訂購量不同、交期不同，品質更不可能一樣。只看單價，等於只比了冰山露出水面的那一角。

另一個常見的問題，是比價變成一種儀式。採購心裡早就決定好要找誰，另外再找兩家來陪榜，報價單交上去，形式上完成了比價。這不一定是採購有問題，很多時候只是因為詢價很花時間、比價表很難做，大家就簡化了。從請購到驗收整條流程的斷點在哪，我在採購單靠 LINE 傳？請購到驗收的斷點在哪談過；這篇專注在中間最容易被做成形式的那一段：詢價、比價、議價和決定。

詢價：同一份規格，同一個時間，發給每一家

比價不準，很多時候問題出在第一步。採購用電話跟 A 供應商講規格，用 LINE 傳照片給 B，跟 C 則是說「跟上次一樣」。三家拿到的資訊不同，報回來的價格當然沒辦法比。

所以詢價要有一份固定的詢價單，同一份內容、同一個時間發給每一家。下面這些欄位是我建議的基本款：

• 品名與規格：圖號、材質、等級、尺寸，寫到不需要再打電話問的程度。
• 數量與級距：這次要多少，以及不同數量級距的價格，例如一百、三百、五百各報一個。
• 交期：哪一天要到，能不能分批。
• 交貨地點與方式：送到哪裡、運費含不含。
• 付款條件：月結幾天、要不要訂金。
• 品質要求：要不要檢驗報告、認證、樣品確認。
• 報價有效期限：這個價格到哪一天前有效。
• 報價截止日：哪一天前要回覆。

同一個時間發出、同一個截止日回覆，也是公平的一部分。如果先問了 A、拿到價格之後才去問 B 和 C，很容易在不自覺中把 A 的價格透露出去，或者讓後面兩家只是用來壓 A 的價。統一發、統一收，供應商也會知道你是認真在比，報出來的價格通常會更實在。

還有一個很有用的要求：請供應商分項報價。材料多少、加工多少、運費多少、模具或治具費多少，分開列。這樣你不只知道誰比較便宜，還知道便宜在哪裡；下次議價時，也知道該從哪一項談起。

比價：比總成本，不是比單價

報價回來之後，不要只把單價抄成一排。把會影響總成本的條件全部攤在同一張表上，差別才看得出來。下面用一組假設的數字示範，假設這次需要 300 個：

項目	供應商 A	供應商 B	供應商 C
單價（假設）	95 元	100 元	105 元
最低訂購量	500 個	300 個	200 個
運費	另計	含運	含運
付款條件	訂金五成，餘款出貨前付清	月結 60 天	月結 30 天
交期	4 週	3 週	2 週
過去紀錄	新供應商，無紀錄	延誤 1 次	無異常

只看單價，A 最便宜。但 A 的最低訂購量是 500 個，你只需要 300 個，等於被迫多買 200 個。照假設算，A 這次要付 500 × 95 = 47,500 元，還要加運費，而且要先付訂金；B 是 300 × 100 = 30,000 元，含運、月結 60 天。多買的那 200 個如果短期用不完，就是積壓的資金，放久了還可能變成呆料，呆滯庫存怎麼處理講過這類庫存是怎麼一步一步長出來的。

這張比價表建議做成固定格式，每一次比價都用同一張表、同樣的欄位順序。看起來是小事，但格式固定之後，老闆或主管核准時一眼就知道該看哪裡，不用每次重新理解採購的排版；之後要把好幾次的比價放在一起看，也才排得起來。

表上沒有寫、但一樣是成本的，還有三種：品質不良的重工與退貨、交期延誤造成的插單或停線、以及跟一家難溝通的供應商來回確認所花的時間。這些成本不會出現在報價單上，但它們會出現在你的毛利裡。所以「過去紀錄」那一欄非常重要，而它只能來自你自己留下的紀錄。

議價：每一次讓步都要寫下來

議價是比價之後最容易「只存在採購腦袋裡」的一段。採購跟供應商談了三輪，最後拿到一個價格，但中間第一輪報多少、第二輪讓了什麼、用什麼條件換到最後這個價，通常沒有任何紀錄。

這些紀錄非常值錢。下次再買同一個料，你知道對方的底線大概在哪裡；你知道對方願意用什麼條件換價格，例如加量、延長交期、改付款方式；你也知道上次是誰談的，有問題可以找誰。

更重要的是，這些經驗不會因為人走了就消失。很多公司的採購行情、供應商的脾氣、議價的眉角，全部在某一位資深採購的腦子裡，他一離職，下一個人就得從頭摸索。這個問題的全貌，我在公司的 know-how 都在老員工腦子裡，人走了怎麼辦講過，採購是最典型的例子之一。

議價的籌碼也不只有「再便宜一點」。有紀錄之後你會發現，供應商在意的東西其實很多，價格只是其中之一：

• 數量：願意一次下多一點，或承諾一段期間的總量。
• 付款：提前付款、縮短月結天數，對資金緊的供應商很有吸引力。
• 交期：不急的單給對方多一點彈性，讓他排在產線空檔做。
• 合併：把原本分給三家的幾個小料號合併給一家，換一個整體的價格。
• 規格：某些不影響使用的規格放寬，例如包裝方式、表面處理。

每一種籌碼換到了什麼，都記下來，你就會慢慢知道每一家供應商最在意的是什麼。

議價紀錄不需要複雜，每一輪記下日期、對方報價、我方提出的條件、對方的回應就好。也提醒一句：議價不是壓到越低越好。把供應商壓到幾乎沒有利潤，他能省的地方通常就是品質和交期，最後還是你付出代價。好的議價是雙方都清楚各自讓了什麼、換到什麼。

決定：寫下為什麼選這家，而不只是選了哪家

最後一個環節，是很多公司完全沒有記錄的：為什麼選這家。

如果選的是最便宜的，理由很簡單。但如果選的不是最便宜的，就一定要寫下原因：交期比較短、品質紀錄比較好、付款條件比較有利、或者需要分散供應來源。寫下來，不是為了應付稽核，而是為了讓下一次的決定有依據，也讓這個決定經得起事後的檢視。

決定紀錄可以很短，四個欄位就夠：選了哪一家、成交條件是什麼、為什麼選它（如果不是最便宜的，多寫一句原因）、誰核准的。寫起來不到一分鐘，但半年後有人問起，這一分鐘可以省下你翻半天訊息的時間。

金額大到一定程度的採購，建議讓詢價的人和做決定的人分開。這不是不信任採購，而是在保護採購：當決定是兩個人一起做、理由寫在紀錄上，採購就不用獨自承擔「為什麼不選便宜的那家」的質疑。核准的門檻設在哪裡、誰可以決定，要依你的公司規模訂，但原則是門檻以下讓採購自己決定，門檻以上才需要另一個人。

紀錄累積之後，比價就變成了供應商管理

上面四個環節的紀錄留了半年、一年之後，你會開始看到單次比價看不到的東西。

第一是價格走勢。同一個料號，每一次的詢價和成交價格排在一起，你就知道它是穩定的、緩慢上漲的，還是某一家突然漲得特別多。供應商說原料漲價要調價時，你有自己的資料可以對照。

第二是供應商的實際表現。每一次交貨準不準時、有沒有品質問題、配合度如何，累積下來就是一份供應商的成績單。下次比價時，「過去紀錄」那一欄就不再是空白或憑印象。交期怎麼追、怎麼把追料變成系統，可以接著看供應商交期靠催？把追料變成系統的做法。

第三是採購本身的效率。你會知道哪些料其實每次都是同一家贏，可以改成長期合約、定期議價，不用每次重新詢價；哪些料價格波動大，值得每次都認真比。

這裡也是 AI 很適合幫忙的地方。供應商回來的報價單格式五花八門，有 PDF、有照片、有直接打在 LINE 裡的文字，採購光是把它們抄進比價表就要花不少時間。讓 AI 把每一份報價裡的單價、運費、最低訂購量、付款條件、交期抽出來，填進固定格式的比價表，採購只需要核對一遍。抄寫交給 AI，判斷留給人，比價才不會因為太麻煩而被簡化成只看單價。

一開始用 Excel 就能做：一張詢價紀錄、一張比價表、一張供應商表現紀錄。等到料號很多、採購不只一個人、要回頭查某個料兩年前的價格時，Excel 就會開始撐不住，那時候再把這套做法搬進系統，規格也會很清楚。

常見問題

採購比價一定要找三家嗎？

不一定是三家，重點是比得出差別。標準品、市場上供應商多的料，三家以上比較有意義；特殊規格、市場上只有一兩家能做的，與其硬湊三家，不如把議價紀錄和價格走勢做好。

長期合作的供應商，還需要每次比價嗎？

不需要每次都比，但要定期比。可以約定每半年或每年重新詢價一次，用市場價格確認長期合作的價格還合理。平常的採購用合約價，省下每次詢價的時間。

比價紀錄用 Excel 就可以嗎？

一開始可以，重點是格式固定、放在大家都找得到的地方，而不是每個採購各存一份。料號多、採購多人、需要查歷史價格時，再考慮放進系統。

怎麼避免採購跟供應商之間的利益問題？

靠流程，不靠懷疑。詢價單統一發、報價分項列、決定理由寫下來、金額大的由另一個人核准，這些紀錄本身就讓不正常的決定很難藏住。定期檢視同一個料號是不是總是同一家得標、得標價格是否明顯偏高，也是好方法。

比價的價值，在下一次

採購比價真正的價值，不在這一次省了多少錢，而在於每一次比價都留下紀錄，讓下一次比得更準：規格統一，報價才比得了；總成本攤開，便宜才看得清；議價和決定寫下來，經驗才留得住。做得好的比價，最後會長成一份你自己的行情資料和供應商成績單。

如果你的採購流程從請購到比價、議價都還靠人記，不確定該先整理哪一段，帶著最近一筆讓你覺得買貴的採購來，我們用 30 分鐘免費診斷一起看問題出在哪裡。