經銷商下單系統：讓下游用 LINE 自己下單

業務每天早上打開手機，第一件事是滑 LINE。這家店傳「老樣子再來五箱」，那家店拍了一張手寫的叫貨單，另一家問「上次那個新口味還有嗎，有的話先來兩箱」。業務一則一則回、一則一則抄，再傳給內勤建單。上午過了一半，他還沒出門跑任何一家新客戶。

到了月底，又是另一輪：店家說「我那天明明訂了十箱，怎麼只來八箱」，業務翻 LINE 紀錄找證據，會計等著對帳單出不來。

我是熊董，川輝科技創辦人，帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業。我們做過一個跨境 B2B 品牌的 LINE Bot 自動接單，商品有 1,218 項、下游店家有 2,204 家、橫跨 4 個地區。規模到這個程度，靠業務一則一則抄單是不可能接得完的。所以我對 B2B 下單系統的看法是：它不一定要做成一個要登入的下單網站，對多數下游店家來說，最好用的下單入口，就是他每天都在開的 LINE。真正的關鍵是讓 LINE 後面接上 B2B 該有的規則——每家店看到的是自己的價格、常買的品項一鍵就能重下、箱入數和最低訂購量自動檢查、下單後立刻收到確認回執、訂單直接進後台不用再抄。入口留在店家的習慣裡，規則交給系統，業務才能從接單員變回業務。

先承認：給經銷商一個下單網站，是很合理的第一個念頭

老闆想讓下游自己下單，最直覺的做法是做一個 B2B 下單平台：每家店一組帳號密碼，登入之後看商品、選數量、送出。這個方向沒有錯，功能也很完整，市面上也有不少現成的方案。

問題出在使用率。下游店家多半是小店、門市、餐廳，老闆或店長一個人身兼好幾職，叫貨通常是在忙碌的空檔、拿起手機順手做的事。你要他記一組帳號密碼、多裝一個 App、或打開瀏覽器找書籤，他的反應往往是：「我傳 LINE 給業務比較快。」

結果就是平台做好了，只有少數幾家店在用，大部分訂單還是從 LINE 進來，業務還是一樣在抄。你多了一套要維護的系統，原本的問題一個都沒少。

所以我會建議反過來想：不要叫店家來你的系統，讓你的系統去店家已經在的地方。

B2B 下單跟一般網購，差在哪裡？

很多人以為 B2B 下單就是把網購的購物車搬過來，其實兩者的規則差很多。不先搞清楚這些差異，做出來的系統會讓店家用得很卡。

項目	一般網購	B2B 經銷下單
價格	所有人看到同一個價格	每家店依等級、合約有不同價格
數量	一個一個買	以箱、以包為單位，有最低訂購量
付款	下單當下付清	多半月結，有信用額度
下單頻率	偶爾買一次	固定週期重複叫貨，品項大同小異
身份	任何人都能下單	只有核准的店家能下單
出貨	一次出完	可能分批、可能缺貨部分先出

這張表的每一列，都是 B2B 下單系統一定要處理的規則。漏掉任何一個，店家下單時就會遇到「這價格不對」「我只要三個但它說要一箱」「我月結的怎麼叫我先付款」這類問題，然後又回去傳 LINE 給業務。

LINE 下單系統的五個設計重點

把下單入口放在 LINE 上，有五件事一定要設計好。

一、身份綁定：知道是哪一家店

店家第一次使用時，要把他的 LINE 帳號跟你系統裡的店家資料綁在一起。綁定之後，他每次下單，系統都知道是哪一家店、該用哪個價格、送到哪個地址、月結條件是什麼。

綁定的方式要簡單，例如業務給店家一個專屬的綁定碼，店家輸入一次就完成。一家店可能有好幾個人會叫貨，老闆、店長、採購，都要能綁到同一家店底下，而且每一筆訂單要記得是誰下的。

二、專屬價格：每家店只看到自己的價格

這是 B2B 最敏感的地方。不同等級的店家、不同合約的店家，價格不一樣，而且彼此不應該看到對方的價格。

系統要依店家身份，自動帶出他該有的價格。店家在 LINE 上看到的商品和價格，就是他的合約價，不用業務另外報。價格調整時，也是在後台改一次，所有店家看到的同步更新，不會出現業務手上的價格表跟系統對不上的情況。

三、常買清單：老樣子一鍵重下

B2B 下單有一個很明顯的特性：同一家店每次叫的東西大同小異。所以最常用的功能，不是瀏覽全部商品，而是「跟上次一樣」。

系統可以依每家店的歷史訂單，整理出他的常買清單，店家打開就看到自己常叫的品項，改一下數量就能送出。這個功能做好，店家下單的速度會比傳 LINE 給業務還快，他才有理由改變習慣。新品或促銷品，可以另外推送給適合的店家，而不是讓他自己在一千多個品項裡找。

四、數量規則：箱入數與最低量自動檢查

店家輸入數量時，系統要自動檢查：這個品項是不是以箱為單位、一箱幾個、有沒有最低訂購量、目前有沒有庫存。不符合規則的，下單當下就告訴他，而不是業務隔天打電話說「這個要整箱才能出喔」。

如果店家有信用額度，系統也可以在下單時提醒：這筆訂單送出後會超過額度，需要業務確認。這件事以前要等會計發現，現在下單的當下就看得到。

五、回執與查詢：下單之後馬上有確認

店家送出訂單之後，要立刻在 LINE 上收到一張確認回執：訂單編號、品項、數量、金額、預計出貨日。這張回執就是雙方的共同紀錄，月底對帳時不用再翻聊天紀錄找證據。

之後訂單的狀態變化，例如已出貨、部分缺貨，也用同一個 LINE 通知店家。店家想查之前的訂單，在 LINE 上就能查到，不用打電話問業務。

跨地區的店家：多一層規則要先想清楚

如果你的店家分布在不同地區，甚至不同國家，還會多出一層規則：同一個品項在不同地區的價格、幣別、稅務處理可能不一樣，出貨的倉庫和運送方式也可能不同，有些品項在某些地區根本不能賣。

這些規則一樣要放在後台，依店家所屬的地區自動套用，而不是讓業務記在腦子裡。店家看到的永遠是「他能買的品項、他該付的價格、他會收到的交期」，跨地區的複雜度由系統吸收，不要轉嫁到下單的人身上。這部分在規劃時就要先講清楚，等系統做好了才補，改起來會很痛。

從下單到出貨：訂單進了後台之後

店家在 LINE 上送出訂單，只是流程的開始。後台要怎麼接，決定了這套系統能省下多少人力。

一個完整的流程是這樣：

1. 店家在 LINE 下單。 從常買清單或商品目錄選品項、填數量、送出。
2. 系統自動檢查。 價格、箱入數、最低量、庫存、信用額度，符合規則的直接成立。
3. 內勤只處理例外。 超過額度、庫存不足、特殊要求的訂單，標出來交給人處理。
4. 訂單進後台。 不用再抄，直接進入出貨排程。
5. 出貨通知。 出貨時，系統自動通知店家，部分缺貨的品項同時說明。
6. 月結對帳。 每一筆訂單和出貨都有紀錄，月底自動產生對帳單，差異一目了然。

這裡最大的改變是第三步：內勤的工作從「把每一筆訂單打進系統」，變成「只處理系統擋下來的例外」。如果你的訂單還有一部分是從電話、Email、手寫單據來的，可以參考訂單處理自動化那篇，用 AI 把這些訊息也轉成訂單草稿。月底的對帳怎麼做才不會被拖款，對帳單怎麼出那篇有完整的實務做法。

業務的角色會怎麼變？

老闆推 LINE 下單系統，最常遇到的阻力不是店家，而是業務。

業務會擔心：店家都自己下單了，那我要做什麼？我的業績怎麼算？客戶會不會就不需要我了？這些擔心很真實，不處理的話，業務會在店家面前有意無意地說「你傳給我就好啦」，系統就推不動了。

我的看法是，業務從接單員變回真正的業務。以前業務一天有很多時間花在接單、抄單、查價格、追出貨，這些都是系統能做的事。系統接手之後，業務的時間可以拿去做系統做不到的事：開發新店家、拜訪老店家了解他們的生意、推新品、處理客訴、談合作條件。

業績的計算也要跟著調整。店家自己在 LINE 下的單，一樣要算在負責這家店的業務名下，業務才會願意推。業務推得越好，店家越常自己下單，他的時間就越多，能開發的新店家也越多。

業務手上的客戶資料和溝通紀錄，也可以一起收進系統，不再散在每個人的手機裡。這部分怎麼做，LINE CRM 是什麼那篇有完整的說明。

怎麼讓下游店家真的用起來？

系統做好了，店家不用，一切都是白搭。推行時有幾個做法，我覺得最有效。

從最常下單的店家開始。 不要一次推給所有店家。先挑最常叫貨、跟業務關係最好的那一批，請業務親自帶他們綁定、下第一張單。這批店家用順了，就是最好的示範。

讓第一次下單有人陪。 業務拜訪時，直接在店家的手機上操作一次：綁定、看常買清單、下一張單、看到回執。五分鐘的陪伴，比一百則推播訊息都有用。

保留原本的管道，但慢慢導過去。 店家還是傳 LINE 給業務叫貨，業務不要拒絕，但可以回一句「我幫你下好了，下次你直接按這裡就好，更快」，並附上下單的入口。久了店家自然會發現自己下比較快。

給店家一個自己下單的理由。 最好的理由是速度和清楚：自己下單馬上有回執、隨時查得到訂單狀態、不用等業務回覆。這些好處要在推行時講清楚。

持續看使用率。 每週看一次：有多少店家已經綁定、有多少訂單是店家自己下的、哪些店家還是只傳 LINE 給業務。針對還沒用的店家，請負責的業務去了解原因。

常見問題

B2B 下單系統一定要用 LINE 嗎？做成網站不行嗎？

可以，關鍵是你的下游店家習慣用什麼。如果店家多半是有專人採購的公司，習慣用電腦作業，網站可能更適合。如果店家多半是小店、門市、餐廳，老闆用手機順手叫貨，LINE 的使用率通常會高很多。兩者也可以並存，後台共用同一套訂單資料。

每家店的價格不同，系統要怎麼處理？

在後台為每家店或每個等級設定價格，店家綁定身份後，系統自動帶出他該看到的價格。店家之間看不到彼此的價格，價格調整也只要在後台改一次。這是 B2B 下單系統跟一般購物車最大的差別，設計時要優先處理。

店家下錯單或想改單怎麼辦？

在訂單還沒進入出貨前，可以讓店家在 LINE 上直接修改或取消，系統留下修改紀錄。已經進入出貨的，就要轉給內勤處理。重點是所有修改都留在同一張訂單上，而不是在聊天紀錄裡口頭改，月底對帳才不會吵架。

商品和店家很多，LINE 下單也能處理嗎？

可以。我們做過的跨境 B2B 品牌，商品有 1,218 項、店家有 2,204 家、跨 4 個地區，都是透過 LINE Bot 接單。商品多的時候，常買清單和分類搜尋就特別重要，店家不應該在一千多個品項裡一個一個找。

入口留在店家的習慣裡，規則交給系統

經銷商下單系統成不成功，不在於功能有多完整，而在於下游店家願不願意用。把下單入口放在店家每天都在開的 LINE 上，後面接上專屬價格、常買清單、數量規則和下單回執，業務就能從抄單裡解放出來，回去做真正需要人的事。

如果你們的訂單也還在靠業務一則一則抄，不確定該從哪一段開始改，帶著你們的下單流程和店家數量來，我們用 30 分鐘免費診斷一起看看。