老闆每件事都要簽？把判斷拆成 AI Flow 的三個步驟

「這張報價單折扣超過一成，等老闆回來再說。」

這句話我在很多公司聽過。業務拿著報價單站在辦公室，老闆在外面開會，客人在電話那頭等。最後報價晚了一天送出，客人已經跟別家談好了。老闆回來看到，第一個反應通常是：「這種小事你們自己判斷就好啊。」可是上一次員工自己判斷，老闆又說：「這個怎麼沒先問我？」

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業，看過的簽核流程大多長得很像：每件事都要老闆點頭，老闆成了全公司最忙也最慢的那一關。我的答案是：老闆每件事都要簽，問題不在簽核流程，而在你的判斷標準沒有被寫下來。解法是把判斷拆成 AI Flow，分三步：第一步，把你在簽的東西分級，規則寫得下來的直接設成自動放行；第二步，讓系統先算、先比對、先標出異常，你只看被標紅的那幾項；第三步，真正要你拍板的例外才推給你，而且每一張都要有期限和逾時的預設動作。做完這三步，你簽的東西會少很多，流程也不會因為你在開會就停住。

為什麼老闆總覺得每件事都得自己簽？

先站在你這邊。你會想每件事都過目，多半是因為被咬過。某次業務給了不該給的折扣，某次採購叫了一批用不到的料，某次退款退錯了人。每一次出事，你都會加一道「先問我」。這個直覺沒錯，出錯的代價是你在扛，你當然想把關。

問題是，「先問我」這三個字，把兩種完全不同的事情混在一起了。一種是你真的需要判斷的事，例如這個客人要不要破例；另一種是其實有標準、只是標準在你腦子裡的事，例如折扣在多少以內都可以。第二種事情占了你簽核量的大半，但因為從沒寫下來，員工只好每件都來問。

我在簽核卡在誰身上那篇講過，流程瓶頸多半是老闆自己。這篇要往下走一步：知道卡在你身上之後，怎麼把你的判斷拆出去，又不會失控。

只把簽核搬到手機上，為什麼還是卡？

很多公司的第一個解法，是把紙本簽核改成線上，讓老闆在手機上按核准。這確實比較快，但它沒有改變本質：每一件事還是要等你按。

我自己就踩過這個坑。我曾經做了一個流程，每天發文前推播一張卡片給我核可，按了才會發出去。聽起來很合理，結果我連續八張卡一張都沒按，全部過期。技術沒有壞，推播準時送到，是這個設計不符合我實際怎麼工作：我在忙的時候根本不會去看那張卡，而流程又只能等我。

這件事讓我學到一件很重要的事：如果一個流程的唯一出口是老闆按按鈕，那它遲早會卡在老闆身上。真正的 AI 流程自動化，不是讓你按得更方便，是讓大部分的事根本不需要你按。

步驟一：把你在簽的東西分成三級

先拿出過去一個月你簽過、或被問過的所有事情，全部列出來。不用整理，想到什麼寫什麼：報價折扣、請購、付款、退貨、請假、加班、送樣、客訴補償。

然後每一項問兩個問題：這件事的判斷標準，我說得出來嗎？做錯了，回得來嗎？

說得出來、做錯回得來的，放第一級：自動放行。例如固定範圍內的折扣、固定金額以下的請購、規則清楚的請假。只要符合條件，系統直接通過，事後留紀錄給你看。

說得出來、但做錯代價高的，放第二級：系統預審、主管或你確認。例如大額付款、對外報價的最後一版。系統把資料算好、把異常標出來，人只負責看標出來的那幾項，再按最後那一下。

說不出來、但做錯影響不大的，交給主管當下判斷，不用上到你這裡。說不出來、每次都要看情況、做錯又很貴的，才放第三級：你親自判斷。例如破例的價格、要不要接一個新類型的客人、客訴要不要退全額。

簽核類型	標準說得出來嗎	做錯回得來嗎	建議分級
固定範圍內的報價折扣	可以	可以	第一級：自動放行
固定金額以下的請購	可以	可以	第一級：自動放行
對外大額付款	可以	很難	第二級：系統預審、人確認
報價最終版送出	大致可以	很難	第二級：系統預審、人確認
破例價格、特殊條件	每次不同	看情況	第三級：老闆判斷
新類型客人要不要接	每次不同	看情況	第三級：老闆判斷

做完這張表，多數老闆會發現，第三級其實比想像中少。你以為每件事都需要你，其實大部分是你沒把標準講出來。

步驟二：讓系統先算、先比對、先標出異常

第二級的事情，最花時間的不是決定，是查。付款前要對發票、對採購單、對驗收紀錄；報價送出前要對成本、對上次給這個客人的價格、對庫存。原本一個人要花很多時間核對，才敢簽名。

這一段就是 AI 和系統最能幫忙的地方。讓系統自動把相關資料拉在一起比對，符合的打勾，不符合的標紅，再加一句說明：這張報價的折扣比這個客人上次高、這筆付款的金額跟驗收數量對不上。你或主管打開來，只看那幾個紅色的地方。

川輝自己就是這樣做的。報價單原本要花幾個小時，現在一鍵產出；分潤計算由系統直接算好，我不用再一筆一筆核對。我的時間沒有花在算，而是花在看那幾個異常值不值得處理。你自動化掉的是「查」，不是「決定」，這條線劃清楚，系統才會被信任。

要注意的是，系統預審的規則一開始一定不夠完整。第一個月會有很多誤判，該標的沒標、不該標的標了。這很正常，把每次誤判記下來，每週調整一次規則，通常幾輪之後就會穩下來。

步驟三：只把例外推給你，而且要有期限和預設動作

剩下第三級的事情，才真正需要你。但就算是這些事，也不能讓流程無限期等你。

每一張推給你的待決事項，都要有三個東西。第一，期限：這件事最晚什麼時候要決定。第二，建議：系統或主管先給一個建議做法和理由，你只要同意或改掉。第三，逾時的預設動作：時間到了你還沒回，流程照建議走，或者自動轉給你指定的代理人。

這個預設動作是整個設計的關鍵，也是我那八張過期卡片缺少的東西。當時的流程只有一條路：等我按。如果它設計成「兩小時沒回就照草稿發」或「沒回就轉給另一個人看」，結果就完全不同。

很多老闆一聽到逾時照建議走，會覺得不放心。但你想想，現在的情況是逾時就什麼都不做，客人在等、單子在卡。照建議走，至少事情有在動，而且事後你一樣看得到紀錄，覺得不對還能調整規則。

預設動作也不一定是「照建議執行」。對比較敏感的事，可以設成「逾時轉給代理人」或「逾時先通知客人會晚一點回覆」。重點不是哪一種，而是流程永遠有下一步，不會停在一個沒人按的按鈕上。

拆判斷的時候，最常遇到哪些阻力？

第一個阻力來自員工。標準寫下來之後，員工反而會猶豫：以前什麼都問老闆，出事是老闆決定的；現在自己照規則放行，出事好像變成自己的責任。這個擔心要正面處理。你要很清楚地說：照規則走、事後出問題，是規則要改，不是人要被罵。只有在員工繞過規則的時候，才追究個人。這句話不說清楚，規則寫得再好，大家還是會拿著單子來問你。

第二個阻力來自主管。第二級的預審交給主管確認，主管會擔心自己的決定被老闆推翻。最常見的情況是：主管照系統標的異常處理完，老闆事後看到又改掉，幾次之後，主管就不再做決定，全部往上丟。所以你要給主管一個空間：在他權限內的決定，你有意見就調整規則，不要直接翻案。

第三個阻力，坦白說，常常是老闆自己。規則寫好了，自動放行也上線了，但你忍不住每一張都點開來看，看到不順眼的就打電話問。員工很快就會發現，規則只是表面，真正的標準還是你當下的心情。這時候整套 AI Flow 等於白做。比較好的做法是，給自己一個固定的時間看紀錄，例如每週一次，看到問題就改規則，而不是改單子。

這三個阻力有一個共同點：它們都不是技術問題。系統做得再好，只要人不相信規則會被尊重，大家就會回到「先問老闆」的老路。所以拆判斷這件事，一半是寫規則，另一半是你用行動讓大家相信，照規則做是安全的。

拆完之後，怎麼確認它真的在跑？

把判斷拆出去之後，你需要的不是每一張單都看，而是定期看一次整體。下面這份檢查清單，建議每週花一點時間過一遍：

• 第一級自動放行的事項，這週有沒有出過錯？出錯的那筆，是規則沒寫好還是例外情況？
• 第二級被標紅的項目，有多少是真的有問題？誤判太多就要調規則。
• 第三級推給你的事，有幾件是逾時才處理的？逾時太多，代表你的期限設得不切實際，或者有些事其實可以降級。
• 有沒有員工繞過流程，私下用 LINE 問你？有的話，代表流程裡有一段不好用。
• 這週有沒有新冒出來、還沒被分級的事？有的話，補進分級表。

最後一題特別重要。公司一直在變，新的狀況會不斷出現，分級表要跟著長。它不是做一次就結束的文件，是你的判斷標準持續累積的地方。這件事做久了，你的判斷就不再只存在你腦子裡，這也是老闆放不了假那篇講的核心：判斷力要長在公司裡，不能只長在你身上。

如果你在拆的過程中發現，某些事的規則一直在變、每次都不一樣，那它現在不適合進任何自動化流程。有些事你不該自動化那篇有完整的判斷方式，先讓那些事留在人手上，等規則穩了再說。

常見問題

簽核自動化會不會讓員工亂來？

不會，前提是第一級的條件要寫得夠具體，而且每一筆自動放行都留紀錄。員工知道有紀錄、你隨時看得到，反而比口頭問你更謹慎。真正會亂的，是標準不清楚、每個人自己猜的情況。

AI Flow 和一般的電子簽核系統有什麼不同？

電子簽核是把簽名搬到線上，每一件還是要人按。AI Flow 是先把判斷拆開，規則清楚的自動處理，需要看的由系統先預審，只把真正的例外交給人，而且有逾時的預設動作。

老闆要怎麼決定授權的金額門檻？

從過去的紀錄開始看。把你過去幾個月簽過的單子拉出來，看看哪個金額以下你幾乎都直接同意，那就是第一個門檻。先保守設定，跑一段時間沒問題再往上調。

小公司也需要做簽核分級嗎？

越小越需要。小公司的老闆通常身兼多職，每一件事都卡在你身上，影響更大。分級不用系統也能先做，一張表寫清楚，就已經能少掉很多來問你的事。

簽得少，不是放手，是把判斷寫下來

一句話收斂：老闆每件事都要簽，不是因為你控制欲強，是因為你的判斷還沒有被拆成別人能用的規則。分級、預審、例外加預設動作，這三步做完，你簽的東西會變少，但你對公司的掌握反而更多。

如果你不確定自己的簽核該從哪一類開始拆，帶著那張清單來找我聊 30 分鐘免費診斷，我們一起看哪幾件明天就可以不用再等你。