食品業產銷履歷：批號追溯怎麼做

電話那頭的客人說，上週收到的那批貨好像有點問題。老闆掛上電話，轉頭問品管：「這批是用哪一批原料做的？同一批原料還做了哪些產品？出給了誰？」

品管去翻生產日報，紙本的，一天一張。找到那天的紀錄，上面寫著產品名稱和數量，但原料欄只寫了「麵粉」「糖」「奶油」，沒寫是哪一批。倉庫說那陣子同一種麵粉有兩個批次在用，大概是先用舊的。出貨那邊，出貨單上有客戶和品項，但沒有成品批號。一個下午過去，答案是：「應該是這幾家，但不確定。」

我是熊董，台灣川輝科技。七年來帶團隊做系統導入，超過 34 個案子、14 個以上產業，其中包含食品、烘焙相關的產業。我對食品批號追溯的看法很明確：追溯的核心只有一句話——一步向前、一步向後。任何一批成品，都能往回追到它用了哪幾批原料；任何一批原料，都能往前追到它做成了哪幾批成品、出貨給了哪些客戶。要做到這件事，一開始不需要大系統，需要的是三個記錄點：進貨時記原料批號、生產時記「投入哪些原料批號、產出哪個成品批號」、出貨時記哪個成品批號給了哪個客戶。追溯鏈最常斷的是中間那一點。檢查自己做得好不好，最直接的方法是做一次模擬回收演練，看多久能把清單列出來。

先講清楚範圍：如果你的產品屬於法規要求建立追溯追蹤制度的類別，具體要求請以主管機關公告為準；另外，很多人口語上說的「產銷履歷」，指的是能查來源和去向，跟正式的驗證標章制度是兩回事，標章的規定也以主管機關為準。這篇談的是不論法規有沒有要求，一家食品廠都該有的管理能力。

小廠覺得批號追溯是大廠的事，這個想法可以理解

先替很多小型食品廠講句話。批號追溯聽起來就很麻煩：每一包原料都要記批號、每一次投料都要登記、每一張出貨單都要寫成品批號。廠裡就那幾個人，每天忙著把貨做出來、送出去，哪有時間一筆一筆記？

而且大部分時候，追溯是用不到的。一年可能一次客訴都沒有，就算有，也多半是包裝破損、送錯貨這種跟批號無關的問題。花力氣去建一套平常用不到的東西，從投報率來看，好像不划算。

這個算法漏了一件事：**追溯能力不是平常用的，是出事那天救命用的。**出事那天，你能不能在幾個小時內，精準地說出「是這一批，影響這幾家客戶，其他的沒問題」，決定了你是回收一批還是回收全部、是通知三家客戶還是通知所有客戶。追不到批號的公司，出事時只有一個選擇：擴大範圍，寧可多收也不能漏。那一次的損失，往往比好幾年記批號的成本還高。

另一個常被忽略的價值是，追溯資料平常也能用。哪一批原料的損耗特別高、哪個供應商的批次品質不穩、哪一批成品的客訴特別多，這些問題都要靠批號才回答得了。

食品批號追溯到底要追什麼？

把追溯拆開來看，其實就是一條鏈：

1. 進貨：原料進來時，記下供應商、原料品項、供應商批號（或你自己編的進貨批號）、有效日期、數量。
2. 領料投料：生產領用原料時，記下領了哪個批號、領多少。
3. 生產：這一批生產用了哪些原料批號、產出多少、成品批號是什麼。
4. 包裝入庫：成品包裝後，批號印在包裝上、記進成品庫存。
5. 出貨：出貨時記下哪個成品批號、出了多少、給了哪個客戶。

這五個環節串起來，就能「一步向後」：從成品批號找到生產紀錄，再找到用了哪些原料批號，再找到供應商。也能「一步向前」：從原料批號找到用在哪些生產批，再找到產出的成品批號，再找到出給了哪些客戶。

追溯鏈最常斷在哪裡？

理論上五個環節都記好就好，實務上有幾個地方特別容易斷。

原料拆包、分裝之後，批號就不見了

一大袋原料進來，倉庫拆開分裝成小包方便產線取用，小包上沒寫批號。或者原料倒進大桶裡，新舊兩批混在一起。從這一刻起，產線拿到的就是「麵粉」，不是「某一批麵粉」。

解法是分裝時把批號一起帶下去，貼標籤或用不同顏色的容器區分批次。混桶的情況，至少要記下「這一桶從哪天開始混入哪一批」，追溯時可以把範圍縮小到兩個批次，而不是全部。

投料只記品項，不記批號

這是最常斷的地方，也就是前面提到的中間那一點。生產日報的格式通常是從配方表來的，配方表只有品項和用量，於是投料紀錄也只有品項和用量。

解法很直接：生產日報上每一項原料，旁邊多一欄批號。紙本的話，可以讓領料的人把原料包裝上的批號標籤撕一張貼上去；用系統的話，掃條碼領料，批號自動帶入。這一欄補上，追溯鏈就接起來了。

半成品、剩料、重工，讓一對一變成多對多

真實的生產不是一條直線。一批麵團做了兩種產品、前一天的剩料今天繼續用、某一批品質不合格拿去重工，這些都會讓原料和成品之間的關係變得複雜。

解法是把半成品也當成一個有批號的東西。半成品有自己的批號，記下它用了哪些原料批號；成品記下它用了哪些半成品批號。剩料和重工也一樣，給它一個批號、記下來源。關係變複雜沒關係，只要每一層都有紀錄，就追得回去。這跟 BOM 表的道理類似，結構要先定義清楚，我在BOM 表管理亂掉的公司那篇有講到多階結構怎麼整理。

出貨單沒有成品批號

最後一個常見的斷點在出貨。出貨單上有客戶、品項、數量，但沒有批號。同一個品項倉庫裡有好幾批，出的是哪一批，只有揀貨的人當下知道。

解法是在揀貨時記批號，而且最好跟先進先出的規則綁在一起：系統或揀貨單直接指定要出哪一批，揀貨的人照著揀、照著記。揀貨和出貨的防呆怎麼設計，可以參考出貨出錯怎麼辦。

客訴和退貨回來時，沒有對回批號

追溯鏈的最後一段，其實是倒過來的那一段：產品從客戶手上回來。客人打電話客訴、通路退回一箱貨，如果接收的人只記「某某產品退回三箱」，沒有記批號，你就沒辦法判斷這是單一批次的問題，還是好幾批都有。客訴紀錄上多一欄成品批號，很多問題在發酵之前就會被看見：同一個批號接連出現兩三次客訴，就是該啟動追查的訊號。退貨從受理、檢驗到處置怎麼一步步記，我在退貨流程怎麼管那篇有完整的拆解。

批號怎麼編才追得動？

批號編得好，追溯就輕鬆一半。以下是幾個原則：

原則	說明	舉例方向
每一批唯一	同一個批號不能代表兩次不同的生產或進貨	日期加流水號
看得出時間	批號裡包含生產或進貨日期，方便判斷先後	年月日開頭
原料保留供應商批號	進貨批號要能對回供應商的批號	另設欄位記供應商批號
長度固定	方便手寫、掃描、排序	固定位數，不足補零
不要塞太多意義	品項、產線等資訊放在紀錄裡，不要都編進批號	批號只負責唯一和時間

最後一點特別重要。很多公司想讓批號「一看就懂」，把品項代碼、產線、班別、日期全部編進去，結果批號長得像密碼，手寫常抄錯，規則一改舊批號就看不懂。批號只要做到唯一、看得出時間就好，其他資訊放在紀錄裡查。

用一次模擬回收演練，檢查你的追溯能力

說了這麼多，你的公司到底追不追得動？最直接的方法是做一次演練。挑一批原料，假設它出了問題，計時，看多久能回答下面這些問題：

• 這批原料什麼時候進貨、從哪個供應商來、進了多少？
• 這批原料用在哪幾個生產批？各用了多少？
• 這些生產批產出了哪些成品批號？各多少？
• 這些成品批號出給了哪些客戶？各多少？還有多少在庫？
• 進貨量、使用量、剩餘量對得起來嗎？

最後一題是關鍵。假設進了一百公斤，追得到的使用量加上剩餘量只有八十公斤，那消失的二十公斤去哪裡了？這種對不起來的地方，就是你追溯鏈上的破洞。跟盤點差異一樣，差異本身不重要，能不能追到原因才重要，我在盤點永遠對不起來那篇有拆過類似的追查方法。

演練做完，你會得到兩樣東西：一個花了多久的時間，以及一張斷點清單。時間是你的基準，斷點清單是你的待辦事項。之後每隔一段時間演練一次，看時間有沒有縮短、斷點有沒有變少。

紙本、Excel、系統，什麼規模該用什麼？

不是每家食品廠一開始就需要系統。依規模和複雜度，可以這樣判斷：

方式	適合情況	優點	限制
紙本加批號標籤	品項少、原料種類少、一兩條產線	成本低、馬上能開始	追溯要人工翻，演練時間長
Excel 登記表	品項中等、有專人負責登記	可以搜尋、排序	容易漏填、多人編輯易出錯
系統掃碼記錄	品項多、半成品多、客戶多	自動帶批號、追溯快	需要導入與教育訓練

判斷要不要升級的訊號很簡單：演練時間長到你覺得出事時會來不及，或者斷點清單上的問題是因為「人工記錄一定會漏」，而不是「流程沒設計」。前者靠系統加速，後者先改流程。

用系統的好處，不只是追溯變快。掃碼領料可以順便擋掉過期原料、先進先出可以自動指定批號、成品批號可以直接帶到出貨單上。我做過一家烘焙坊，每天抄單 4 小時降到 30 分鐘，那個案子處理的是訂單與抄單，不是追溯本身；但道理相通：把原本靠人抄的資料改成在發生當下自動記錄，省下的時間和減少的錯誤都很可觀。

常見問題

小型食品廠一定要做批號追溯嗎？

法規上是否強制，要看你的產品類別與規模，以主管機關公告為準。但從管理角度，我建議都要做，因為出事時追不到批號，只能擴大回收範圍，代價往往比平常記錄的成本高很多。可以從紙本和批號標籤開始，不用一開始就上系統。

批號追溯和產銷履歷是一樣的東西嗎？

口語上很多人把「能查來源和去向」稱為產銷履歷，但正式的產銷履歷驗證是一套有標章的制度，規定以主管機關為準。批號追溯是內部管理能力，不管有沒有申請標章，都應該建立。

原料混批使用時，追溯要怎麼做？

先盡量避免混批，例如用不同容器或標籤區分。真的必須混用時，記下混入的時間與批號，追溯時把範圍縮小到那幾個批次。半成品也給批號，就能一層一層追回去。

模擬回收演練多久做一次比較好？

沒有固定標準，可以依你的產品風險和法規要求決定。重點是定期做、每次記錄花了多久和發現了哪些斷點，讓追溯能力有一個可以追蹤的基準，而不是出事那天才第一次測試。

結語：追溯能力，是出事那天你能多快說出「只有這一批」

食品批號追溯說到底只有一句話：**你要能在出事那天，很快、很確定地說出影響範圍。**做不到，就只能用擴大回收來換安心。

所以這週就可以開始：先在生產日報上加一欄原料批號，下週挑一批原料做第一次演練，記下花了多久、斷在哪裡。不用一次補齊所有斷點，從最常斷的投料那一欄開始，每補一個，下次演練的時間就會短一截，出事那天你也就多一分底氣。

如果你想知道自己的追溯鏈斷在哪裡、該從紙本補起還是該上系統，可以帶著最近一次演練或客訴的經過，來找我聊 30 分鐘免費診斷。