報價單自動化怎麼做？報價慢的時間其實都花在等

週一早上，客人在 LINE 上傳來一張照片，問：「這個做五百個多少錢？」業務回：「我算一下再跟您報。」接著他去問工程這個規格做不做得出來，工程說要知道材質；回頭問客人，客人下午才回；再去問採購最近的原料價，採購說要問供應商；價格回來了，算完要給主管看，主管在外面跑客戶，隔天才簽；最後業務把數字貼進範本、轉成 PDF，週四下午送出。客人回了一句：「另一家前天就報了。」

我是熊董，川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上的產業，報價是我在現場很常碰到的流程。川輝自己的報價單，以前要花幾個小時，現在一鍵就出；我做過的一家印刷廠，原本手算報價要 30 分鐘，後來變成自動估價。但這兩個結果的關鍵，都不是那個「一鍵」，而是一鍵之前先把流程拆開。

報價慢，通常不是算得慢，是「等」得久：等規格問清楚、等成本資料、等主管核價、等有人把數字排成一份像樣的文件。報價自動化要先把這條流程拆成幾段，再分成三種處理方式——讓 AI 把客人口語的需求整理成規格、讓固定的規則與價目表算出價格、讓人只處理超出規則的例外和最後的讓步。千萬不要反過來讓 AI 直接決定價格：同樣的條件必須每次算出同樣的數字，那是規則的工作，不是 AI 的。

想讓報價更快，這個直覺完全正確

先站在你這邊。很多客人詢價時會同時問好幾家，先回的人通常會先被認真看，晚回的人就算價格更好，也可能只是被拿來比價。報價速度直接影響成交，你想把它變快，方向一點都沒錯。

錯的是下一步。多數公司的第一個動作，是做一份更漂亮的報價範本，或者買一套報價軟體。範本確實有用，但你回頭看上面那個例子：從週一到週四，真正花在「填範本」的時間大概只有十分鐘，其他時間全部在等。你把十分鐘縮成一分鐘，報價還是週四才出去。

所以報價自動化的第一步，不是選工具，而是問：這張報價單從客人開口到送出去，中間到底停在哪裡、停了多久、在等誰。

報價的時間花在哪？把一張報價單拆成六段

我在現場會把報價拆成下面六段。每一段都問兩件事：最常卡在哪裡，以及這一段該交給 AI、規則還是人。

階段	最常見的卡點	誰在等誰	適合交給
收需求	客人用照片、語音、口語描述	業務等自己有空整理	AI 整理成結構化規格
問清規格	缺材質、數量、交期，要來回問	業務等客人回覆	AI 依必填清單一次問完
查成本	原料價、外包價在別人腦袋裡	業務等採購、採購等供應商	價目表與成本主檔
算價格	每個人算法不同、容易算錯	業務等自己算完	固定規則與公式
核價	每張都要主管簽	業務等主管有空	規則判斷，例外才送人
出單與追蹤	排版、轉檔、送出後沒人追	客人等報價、業務忘了追	自動產出文件與跟進提醒

這張表攤開來，你通常會發現兩件事。第一，真正「算」的那一段其實最短。第二，最長的那幾段都是在等另一個人。所以報價自動化的重點，是把「等人」變成「查資料」：成本不用問採購，查主檔；核價不用等主管，規則先判斷；規格不用來回問三次，第一次就問完整。

收需求和問清規格：AI 最能發揮的地方

客人的詢價通常很口語，一張照片加一句話，或是一段語音。這正是 AI 擅長的事：把非結構化的內容整理成你要的欄位，例如品項、規格、數量、交期、送貨地點。

更有用的是追問。你先定義好每一類產品的必填欄位，AI 整理完之後發現缺了材質和交期，就一次把缺的問題列出來，讓業務確認後發給客人。原本要來回問三次的，變成一次問完。業務的角色從「打字的人」變成「確認的人」。

必填清單不用複雜，一類產品通常五到八個欄位就夠。以一般訂製品來說，大概是這幾項：

• 品項與用途：做什麼用、用在哪裡
• 規格：尺寸、材質、顏色或等級
• 數量：這次要多少、之後會不會追加
• 交期：哪一天要到、能不能分批
• 交貨方式：自取、送到哪裡、要不要安裝
• 特殊要求：包裝、認證、印字、急件

這份清單寫出來還有一個附帶好處：新進業務第一天就知道該問客人什麼，不用靠學長在旁邊提醒。很多公司的報價品質參差不齊，不是因為業務不會算，而是因為每個人問的問題不一樣，拿到的資訊就不一樣。

查成本和算價格：交給規則，不要交給記憶

這兩段的問題是資料不在固定的地方。原料價在採購的腦袋裡，加工費在廠長的筆記本裡，運費每次都要重新問。要自動化，第一件事是把這些變成一份有負責人、有更新日期的價目表或成本主檔。

有了主檔，算價格就是套公式：材料用量乘單價、加工時間乘費率、加上固定費用與毛利。公式一旦確認，同樣的條件每次算出同樣的數字，業務新人也不會算錯。

為什麼不要讓 AI 直接算價格？

這是我最常被問、也最想講清楚的一點。現在很多人會想，既然 AI 這麼聰明，直接把需求丟給它，請它報個價不就好了？

不行，原因有三個。第一，價格必須可重複：同一個客人、同樣的規格，今天問和明天問要得到一樣的數字，否則客人一比對，你的信用就沒了。第二，價格必須可解釋：客人問「為什麼比上次貴」，你要能指出是哪一項成本漲了，而不是說「系統算的」。第三，價格直接決定毛利，錯一次可能就虧掉一張單的利潤，這種錯的代價太高。

我自己也是這樣做的。川輝的報價單能一鍵產出，靠的不是 AI 去猜一個數字，而是先把每一類服務的計算方式定死，AI 只負責把對話內容整理進去、把說明文字寫得清楚。一鍵之所以敢按，是因為按下去之後的每一個數字，我都知道它是怎麼來的。

所以分工很清楚：AI 負責讀、整理、找相似案例、擬文字；規則負責算；人負責判斷例外和最後的讓步。

有一種情況 AI 可以多做一點：完全客製、沒有現成公式的品項。這時候 AI 可以從過去的報價紀錄裡，找出規格最接近的幾張單給業務參考，但最後的數字由人決定，並且記錄下來。這些紀錄累積多了，就是下一版公式的材料。

最卡的兩段：等成本和等主管

拆完六段之後，我在現場看到最常卡住的，幾乎都是「查成本」和「核價」。

等成本：價目表要有人顧

成本資料最大的問題不是沒有，而是過期。採購半年前問的價格還放在表上，業務照著報，報出去才發現原料已經漲了。所以價目表一定要有兩個欄位：最後更新日期和負責人。超過一段時間沒更新，系統自動提醒負責人去問一次。原料價格怎麼問、怎麼比、怎麼留紀錄，可以搭配採購比價怎麼做才不吃虧一起看。

另一種成本問題是算了但算錯，例如沒把損耗、重工、急件加班算進去。這些成本在現場發生，卻從來沒有回饋到報價公式裡，為什麼你的報價一直算錯毛利把這三個黑洞拆得很清楚。

等主管：不是每一張都需要你簽

很多老闆要求每一張報價都要經過自己，理由是怕業務亂給折扣。這個擔心合理，但結果是所有報價都卡在老闆的行程上。

解法是把核價變成規則：毛利在設定的底線以上、折扣在業務權限內的，自動放行；低於底線、或是金額超過一定規模的，才送主管。你只看例外，業務也知道自己的權限在哪裡。這套把判斷拆成規則的做法，我在簽核卡在誰身上？流程瓶頸多半是老闆自己講得更完整。

該從哪裡開始？先做標準品那一半

報價自動化不用一次做完。我建議先把你過去的報價分成三類：

• 標準品：有價目表，數量和規格在固定範圍內，直接查表就能報。
• 半標準品：有固定的計算方式，只是參數不同，例如尺寸、材質、數量級距。
• 客製品：每次都不一樣，需要工程評估或老師傅判斷。

先從量最大、規則最清楚的那一類開始，通常是標準品或半標準品。客製品留到最後，甚至可以永遠留給人，只用系統幫忙找相似案例。

來做個假設試算，數字請換成你自己的。假設一個月有 40 張詢價，業務每張平均花 1.5 小時處理，包括整理需求、追問、查價、算價、做文件，一個月就是 60 小時。如果其中一半是標準品和半標準品，自動化之後每張只需要業務花幾分鐘確認，等於每個月釋放出將近 30 小時，而且這還沒算進「等待」被縮短後多成交的單。這個框架的重點不是那個數字，是讓你知道該先動哪一類。

如果你的報價高度依賴老師傅的經驗，像印刷、加工這類行業，第一步會是把那些經驗變成規則，印刷廠報價自動化：老師傅的 know-how 怎麼進系統就是在講這件事。

報價送出之後，追蹤也是報價的一部分

很多公司以為報價單送出去就結束了，其實那只是一半。報價送出後沒人追，是另一個常見的漏洞：客人說要考慮一下，業務也忘了問，一個月後才發現客人早就跟別家下單了。

報價自動化應該包含跟進：送出之後幾天沒回應，自動提醒業務追一次；客人回覆成交或不成交，記下原因。這些原因累積起來非常有價值——如果「價格太高」的比例一直升高，可能是你的成本主檔該更新了；如果「交期太長」很多，問題可能在產能而不在報價。

另一個常被忽略的欄位是報價有效期限。原料價格會變，一份三個月前的報價如果沒寫期限，客人拿回來要求照舊，你只能硬吞。自動產出的報價單應該預設帶上有效期限，過期的報價系統自動標示，業務要重新報就重新跑一次公式，用的是最新的成本。

最後是版本紀錄。報價改過幾次、每次改了什麼、誰改的，都要留下來。客人拿三週前的報價回來問「不是說這個價嗎」，你才查得到當時的條件是什麼。

常見問題

報價自動化需要先有 ERP 嗎？

不一定。報價自動化需要的是一份可靠的價目表或成本主檔，加上固定的計算規則，這些用試算表加上現成工具就能先跑起來。等報價量大、要跟訂單、庫存、生產串起來時，再考慮接進 ERP。

每次規格都不一樣的客製品，也能自動報價嗎？

完全自動通常不建議，但可以半自動。系統負責整理需求、找出過去最相似的幾張報價、列出成本項目，業務在這個基礎上判斷最後的價格。紀錄累積夠多之後，常常會發現其中一部分其實可以整理成公式。

直接用 ChatGPT 幫忙報價可以嗎？

可以用它整理客人的需求、擬報價說明和跟進訊息，這些它做得很好。但價格本身不要讓它算，因為同樣的問題它不一定每次給一樣的答案，你也很難向客人解釋數字怎麼來的。價格交給公式，文字交給 AI。

報價系統要做多久、花多少錢？

看你從哪一類開始。如果用現成工具把標準品報價串起來，適合用陪跑的方式，一個月導入一條流程，費用是每月 NT$29,800。如果需要跟現有系統深度整合、或報價邏輯很複雜，就是客製開發，NT$300,000 起，依書面規格報價。

報價快，是因為不用再等

報價自動化的價值，不在於那個「一鍵」的按鈕，而在於把報價流程裡每一段「等人」，換成「查資料」和「套規則」。AI 讀需求、規則算價格、人處理例外，各做各擅長的事，報價自然就快了，而且算得更準。

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