業務團隊怎麼用 AI？報價、跟進、會議紀錄的分工

「我已經叫業務都去用 ChatGPT 了，應該有比較快吧。」

老闆講這句話的時候，通常是在半年後的某個會議上。他想知道 AI 到底幫業務部做了什麼，於是開始問：有人用它寫開發信，有人用它翻譯規格書，有人把客戶的價目表整份貼進去請它比價，有人根本沒在用。問到最後，老闆發現自己還是不知道每張報價跟到哪裡、客戶上次拜訪講了什麼，週會還是在一個一個問進度。

我是熊董，川輝科技創辦人。帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上產業，現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。我自己的報價和大部分行政工作都交給 AI 加系統在跑，所以我很清楚 AI 在業務工作裡能做什麼，也很清楚它放錯位置會發生什麼事。

業務團隊用 AI，最常見的錯是讓每個業務各自去用。這樣做每個人可能都快了一點，但公司什麼都沒留下：報價怎麼算的、客戶要什麼、跟進到哪裡，全部散在各自的對話視窗裡。比較好的分法，是把業務流程拆成詢價、報價、跟進、拜訪紀錄、週會五段，每一段都先分清楚三件事：哪些交給 AI 起草或整理、哪些由系統負責記住、哪些一定要業務自己判斷。簡單說，AI 起草，系統記住，業務判斷和經營關係。導入時先從最花時間、規則最清楚的報價做起。

叫業務自己去用 ChatGPT，為什麼沒效？

先替這個做法說句話：讓業務先自己摸索 AI，不是壞事。很多人第一次用就發現，寫一封客氣的催款信、整理一份產品比較，原本要半小時的事，現在幾分鐘就有草稿。讓大家先熟悉工具，降低對 AI 的陌生感，是一個合理的起點。

問題是，很多公司停在這個起點，一停就是一年。而「每個人各自用」有三個結構性的問題：

第一，效率留在個人，沒有變成團隊的。 A 業務摸索出一套很好用的報價說明寫法，B 業務完全不知道。A 離職，這套寫法就跟著走。公司付了半年的摸索成本，最後什麼都沒留下。

第二，資料散在對話視窗裡。 業務跟 AI 討論客戶需求、整理拜訪重點，這些內容本來是最有價值的客戶資訊，現在全部躺在各自的帳號裡，主管看不到，系統裡也沒有。

第三，資安沒有底線。 有人把客戶的報價單、合約、甚至個資整份貼進去，沒有人知道哪些可以貼、哪些不行。公司資料丟給 AI 的界線怎麼畫，我在公司資料丟給 AI 安全嗎那篇講過基本的底線。

還有一個比較少被注意到的問題：對外的品質不一致。同一家公司的三個業務，寄出去的報價說明一個很正式、一個很口語、一個明顯是 AI 直接產生沒改過。客戶看在眼裡，感受到的不是效率，而是這家公司沒有標準。

所以問題不是業務會不會用 AI，而是 AI 放在流程的哪個位置。

業務流程拆五段：AI、系統、業務各做什麼？

我會把業務的日常拆成五段，每一段問同樣三個問題。下面這張表是一個起點，你可以照自己公司的狀況調整。

流程	AI 可以做的	系統該記住的	業務一定要自己做的
詢價	把客戶零散的訊息整理成需求清單	詢價來源、客戶、需求、日期	判斷這個客戶值不值得花時間
報價	帶入規則產生報價草稿與說明	定價規則、報價紀錄、版本	決定要不要讓價、讓多少
跟進	依客戶歷史起草跟進訊息	報價狀態、下次跟進日、結案原因	判斷客戶卡在哪裡，親自送出
拜訪紀錄	把口述或錄音整理成摘要與待辦	拜訪紀錄、承諾事項、待辦期限	現場的觀察和關係
週會	挑出停滯和異常的案件，寫成摘要	所有案件的狀態與歷史	決定資源怎麼分配、哪張單要主管出手

這張表的重點在中間那一欄。很多公司導入業務 AI，只想到左邊那欄，結果 AI 做出來的東西沒有地方放，用完就消失。系統那一欄是讓 AI 的產出變成公司資產的關鍵：AI 整理好的需求清單、起草的報價、摘要好的拜訪紀錄，都要落到系統裡，下一個人、下一次、主管都看得到。

右邊那一欄則是業務真正的價值。判斷值不值得追、要不要讓價、客戶話裡的言外之意，這些 AI 做不了，也不該讓它做。

報價：AI 最能幫上忙，也最容易出錯的地方

五段裡面，我通常建議從報價開始。原因是它最花時間、規則相對清楚，而且做好了效果最明顯。

但這裡有一個很常見的誤會：以為可以把產品資料丟給 AI，請它直接算報價。AI 語言模型擅長理解和寫作，不擅長精確計算，它算錯的時候看起來跟算對一樣有把握。報價算錯一次，不是虧錢就是丟單。

正確的分工是：定價規則放在系統裡，由程式計算；AI 負責前後兩端。前端，把客戶在 LINE 或信件裡零散描述的需求，整理成系統看得懂的規格；後端，把系統算出來的價格，寫成客戶看得懂的報價說明，例如為什麼這個規格比較貴、有哪些替代選項。

一家印刷廠就是這樣做的。過去每張報價都要老師傅手算 30 分鐘，因為紙材、數量、加工方式的組合太多；把他們的估價邏輯整理成規則放進系統之後，變成自動估價。我自己公司也一樣，報價單從過去要花好幾個小時，變成一鍵產出。這兩個例子的共同點，都是先把規則寫清楚，再讓系統去算，而不是期待 AI 自己猜出規則。報價自動化的完整做法，可以看報價單自動化那篇。

跟進：AI 起草，業務送出

報價送出之後的跟進，是業務最容易漏、也最容易做得很敷衍的一段。

AI 在這裡能幫的忙，是根據這位客戶的歷史，起草一則有內容的跟進訊息。例如系統知道這位客戶三天前收到報價、上次拜訪時提過交期很趕，AI 就可以起草：「上次您提到交期比較趕，我們確認過可以先出一半，想跟您確認這樣的安排是否可行。」業務看過、改一兩個字，再自己送出。

這裡我會堅持一點：訊息由業務送出，不讓 AI 自動發。客戶分得出罐頭訊息，跟進的價值在於讓對方感覺有人在意他的事。AI 讓業務從「不知道要說什麼所以乾脆不說」變成「有一份不錯的草稿可以改」，這已經解決了大半的問題。跟進節奏怎麼排、系統要記哪些欄位，我在業務跟進自動化那篇有完整的拆解。

拜訪與會議紀錄：讓業務講完就有紀錄

業務最討厭的工作之一，就是寫拜訪紀錄。跑完客戶已經很累了，回來還要打一份報告，大部分人會拖到週五一次補，補的時候細節早就忘了。

這一段 AI 能幫上大忙。業務拜訪完，在車上用語音講個兩三分鐘：見了誰、對方在意什麼、我們答應了什麼、下一步是什麼。AI 把這段口述整理成固定格式的摘要，拆出待辦事項和期限，存進這位客戶的紀錄裡。業務只要花一分鐘看一遍、確認沒有誤解。

如果是有錄音的線上會議，做法也一樣，只是來源從口述換成會議錄音。重點是輸出的格式要固定，每份紀錄都有同樣的欄位，之後才查得到、比得了。會議紀錄怎麼自動產生待辦清單，可以參考會議記錄自動化那篇。

這裡也要提醒一件事：錄音和逐字稿涉及客戶的對話內容，要先講好哪些會議可以錄、資料存在哪裡、誰看得到。這些規則先定好，再開始用。

主管與週會：從「問進度」變成「看異常」

前面四段都做起來之後，週會會發生一個明顯的改變。

過去的週會，是主管一個一個問：「那張單怎麼樣了？」業務憑記憶回答，講得好聽的就過了，沒提到的就被遺忘。有了系統紀錄之後，主管不用問，每張報價的狀態、上次跟進時間、客戶最後回覆都在系統裡。

AI 在這裡可以做最後一件事：在週會前，把所有案件掃一遍，挑出停滯太久的、金額大但很久沒動的、客戶回覆出現疑慮的，寫成一頁摘要。週會的時間就不用花在聽進度報告，而是直接討論這幾張需要處理的單：要不要主管一起去拜訪、要不要調整報價、要不要放掉。

這才是業務團隊用 AI 最大的價值。不是每個業務寫信快了一點，而是整個團隊的時間，從整理和回報，移到判斷和行動上。

導入順序：先統一，再擴大

業務 AI 的導入，我建議照這個順序走：

1. 盤點業務的時間花在哪：請每個業務記一週，看哪些工作最花時間、最重複。
2. 從報價開始：規則最清楚、效果最明顯，也最能建立大家對這件事的信心。
3. 訂公司版的指令範本：把好用的 AI 用法整理成大家共用的版本，而不是各自摸索。
4. 接上系統留紀錄：讓 AI 的產出落到系統裡，變成公司看得到的資料。
5. 擴到跟進和拜訪紀錄：報價跑順了，再一段一段往外擴。

第三步的公司版指令，舉一個拜訪紀錄的例子，可以直接拿去改：

以下是業務拜訪客戶後的口述內容。請整理成以下格式：一、拜訪對象與日期；二、客戶目前的需求或問題；三、客戶在意或擔心的事；四、我們答應客戶的事項與期限；五、下一步待辦與負責人。只整理口述中有提到的內容，沒提到的欄位寫「未提及」，不要自行推測或補充。

最後那句「不要自行推測」很重要。AI 很擅長把空白的地方補得很合理，但拜訪紀錄裡任何一句客戶沒說過的話，都可能在之後造成誤會。

這些指令範本要指定一個人負責維護，通常是業務主管或最常用 AI 的那位業務。每個月花半小時看一次：哪個範本大家都在用、哪個沒人用、有沒有人自己改出更好的版本。好的改法收進公司版，沒人用的就刪掉。範本跟 SOP 一樣，沒人顧就會慢慢失效，有人顧才會越用越好。

常見問題

業務用 AI 寫報價安全嗎？

讓 AI 整理需求、撰寫報價說明是安全的，但價格本身不要讓 AI 計算。定價規則應該放在系統裡由程式計算，AI 負責前端整理客戶需求、後端把價格寫成客戶看得懂的說明。另外要先定好哪些客戶資料可以交給 AI 處理。

業務團隊導入 AI 要先從哪裡開始？

建議從報價開始。報價通常是業務最花時間、規則也相對清楚的工作，把定價規則寫進系統、讓 AI 協助整理需求和撰寫說明，效果最明顯，也最容易讓團隊相信這件事有用，之後再擴到跟進和拜訪紀錄。

業務 AI 工具要每個人自己選，還是公司統一？

建議公司統一。每個人各自用不同的工具，好的做法無法分享，產出也散在各自的帳號裡，業務離職就跟著消失。公司統一工具和指令範本，再讓產出落進系統，AI 的效益才會變成團隊的資產。

AI 會取代業務嗎？

AI 能取代的是業務工作裡的整理和起草，例如需求整理、報價說明、拜訪紀錄。判斷客戶值不值得追、要不要讓價、怎麼經營關係，這些還是要人來做。導入 AI 之後，業務的時間應該從打字整理移到更多跟客戶相處的時間。

業務 AI 的價值，在團隊而不在個人

一句話收尾：讓每個業務自己用 AI，你得到的是幾個快一點的個人；把 AI 放進業務流程、讓產出落進系統，你得到的是一個整理和回報都不再吃掉時間的團隊。AI 起草，系統記住，業務專心判斷和經營關係。

如果你不確定自己的業務團隊該從哪一段開始，可以帶著業務一週的工作內容來，我們用 30 分鐘免費診斷一起找出最值得先動的那一段。