工單進度追不到？讓生產現場資訊透明的三個做法

「那張單現在做到哪了？客戶在線上等我回。」業務打給廠長，廠長說我去現場看一下，走到產線問領班，領班想了一下說應該在烤漆吧，再走去烤漆區，才發現那張單其實還卡在前一站等料。二十分鐘後，業務拿到一個「大概下週二」的答案，回給客戶。同樣的電話，一天會打好幾通。

我是熊董，川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上的產業，其中也包括工廠。我看過很多老闆為了解決這個問題，在產線牆上裝了電視、買了看板，三個月後那面看板還亮著，但已經沒有人相信上面的數字。

工單進度追不到，問題通常不在少一面看板或少一套系統，而是三件事沒做好：第一，「進度」沒有被定義成看得見、確認得了的交接點，大家只能憑感覺報「做到七成」；第二，回報發生在下班前補登，而不是在東西交出去的那一刻；第三，你盯的是每張單「做到哪」，而不是哪張單「卡在哪、卡了多久」。把工單狀態改成站別交接、讓接手的人在交接當下按確認、再讓停留超過正常時間的工單自己跳出來，業務就不用一直打電話，廠長也不用一直跑現場。

你想要一面即時看板，這個直覺沒有錯

先講你對的地方。想要隨時知道每張工單的進度，是非常合理的需求：客戶在追交期，業務需要一個能回答的答案，你需要知道哪裡塞住了好調人調料。把資訊攤在牆上讓大家都看得到，方向完全正確。

問題在於看板只是顯示，它顯示的是有人輸入的狀態。如果狀態是領班下班前憑記憶補的，看板就只是把昨天的猜測放大到牆上的大螢幕。這部分我在報工資料為什麼都是假的談過代刷、補登的成因；這篇要談的是另一層：就算大家都誠實回報，如果「進度」本身沒有定義清楚，看板一樣沒用。

所以真正該問的不是「要不要裝看板」，而是「看板上的每一個狀態，是誰、在什麼時候、根據什麼事情改的」。這三個問題答得出來，用一張紙都能追；答不出來，再貴的系統也只是好看。

做法一：把「進度」從百分比改成交接點

「這張單做到七成了」是現場最常聽到、也最沒用的一句話。七成是什麼意思？是七成的數量做完了，還是七成的工序做完了？剩下三成要多久？沒有人說得準，因為這個數字是估出來的。

能被追蹤的進度，必須對應到一件實體發生的事：東西從一個人手上，交到了另一個人手上。備料完成、領料上線、某一站加工完成交給下一站、品檢通過、入庫待出貨，每一個都是一次交接，而交接是看得到、問得到、簽得了的。

下面是一個常見的工單狀態設計，你可以照自己的工序改：

狀態	什麼事發生才算數	誰按確認	常見的假狀態
待備料	工單開立，料還沒齊	生管	料其實缺一項，沒人發現
已上線	料交到第一站手上	第一站領班	料放在線邊，還沒開工
某站完成	半成品交到下一站	下一站接手的人	做完了但堆在原站
委外中	貨交給外包廠帶走	倉管或生管	說好今天載，其實還沒來
品檢通過	檢驗結果判定合格	品管	抽檢未完成先放行
待出貨	成品入庫、可以出	倉管	入庫了但數量不齊

狀態的數量要克制。我的建議是不要比你的站別多，而且業務真正需要知道的通常只有其中幾個。狀態越多，每個人要按的次數越多，最後就會變成下班前一次補完。

特別提醒「委外中」這一格。很多工廠內部流程追得很細，一張單只要送出去給外包廠加工，就整個從視線裡消失，回來的時間全靠電話問。把委外也當成一個交接點，記下交出去的日期跟對方承諾的回廠日，光這一格就能解掉不少延誤。

重工、拆單、併單怎麼處理

交接點定好之後，最容易讓追蹤斷掉的是三種例外。第一種是重工：品檢不合格退回前站，如果狀態只能往前走、不能往回走，這張單在系統上就會停在「品檢中」，實際上已經回到加工站。所以每個交接點都要允許「退回」，而且退回本身要記一筆，誰退、退回哪一站、什麼原因。

第二種是拆單：一張一千個的工單，先做完三百個趕出貨，剩下的繼續做。這時候不要硬讓一張單同時處在兩個狀態，而是拆成兩張子單，各自往下走。第三種是併單：幾張同規格的小單一起上線做，做完再分回去。併單時要記下這一批包含哪幾張原始工單，否則業務查自己那張單時，會看到一個他看不懂的批號。這三種例外先想好規則，比上線後再補容易得多。

做法二：在交接那一刻回報，而且由接手的人確認

定義好交接點之後，下一個問題是：誰來按、什麼時候按。

多數工廠的做法是由做完的人回報，而且是下班前一次補。這有兩個問題。一是記憶不可靠，一天經手十幾張單，下班前補的時間點一定是錯的。二是回報的人有動機：自己這站做完了，當然希望早點報完成；做得慢的，自然也會想晚一點報。

我比較建議的做法，是讓「接手的人」確認。半成品從 A 站交到 B 站，由 B 站的人掃一下工單上的條碼，或在平板上點一下「已收到」。這跟簽收包裹是同一個邏輯：接手的人沒有理由收下還沒到的東西，也不會想替上一站背延誤。兩邊自然互相核對，不需要另外派人監督。

這個動作的成本一定要極低。掃一下、點一下，幾秒鐘以內。只要回報要打字、要選三層選單、要走到辦公室的電腦前，它就一定會變成下班前補登。

這也是為什麼我做系統一定先看現場實際怎麼走。我接過一家印刷廠，他們之前花了超過百萬買了兩套 ERP 都用不起來；第三套照他們自己的流程做，員工採用率從不到兩成到九成以上，訂單漏接趨近 0。差別不在功能，而在回報的動作是不是長在員工本來就會做的那個動作上。

做法三：不要看「做到哪」，要看「卡在哪、卡多久」

即使前兩件都做到了，如果你的看板把五十張工單的狀態全部列出來，還是沒有人看得完。資訊透明不等於資訊全部攤開，而是讓需要處理的那幾張自己跳出來。

方法是幫每一站訂一個「正常停留時間」。這個數字不要用我給的，也不要用書上的，用你們自己過去的資料去估：同一類產品在這一站通常放多久。接著讓系統，或一開始用人工，每天抓出停留超過正常時間的工單，指定一個人處理。

舉個假設：烤漆站平常一張單停一天就會往下走，某張單已經在那裡停了三天。這時候該做的不是更新它的進度百分比，而是自動通知廠長和這張單的業務：卡在烤漆，已經多停兩天。廠長去看，可能是等料、等模具、等前面一張急單，原因一查就知道。

停留時間還有另一個好處：它會告訴你瓶頸在哪。如果某一站的超時工單永遠最多，那裡就是你該加人、調排程或換做法的地方。交期為什麼一直跳票，很多時候答案就在這裡，我在交期一直跳票？先看這三個資料源準不準有把交期背後的資料來源拆開講。

同一份資料，不同的人該看到不同的畫面

工單資料只有一份，但每個人需要的畫面不一樣。把老闆的報表丟給作業員，或把作業員的畫面丟給業務，結果都是沒人看。

• 業務：只看自己客戶的單，每張單的目前狀態、預計完成日、有沒有異常。客戶問的時候自己查，不用打電話。
• 廠長或生管：看各站超時停留的工單，以及插單會擠掉哪幾張。插單本身的權限跟代價怎麼算，可以看工廠插單排程大亂。
• 老闆：看這週延遲了幾張、延遲原因怎麼分布、是不是集中在同一站或同一家外包廠。
• 作業員：只看下一張要做什麼、料到了沒。他不需要知道整張廠的狀況。

畫面分開之後，還有一個常被忽略的設計：異常要推給人，而不是等人來看。業務不會每小時打開系統刷一次，廠長也不會。超時的單應該主動送到負責那張單的人手上，可能是一則 LINE 通知，也可能是早上固定寄出的一份清單。看板適合放在現場讓大家有共同的畫面，但真正讓事情被處理的，是那則指名道姓的通知。

這樣分的另一個好處是，每個人都只對自己畫面上的東西負責。業務不會再說「我不知道」，廠長也不會再被同一個問題問十次。

不用先買系統：兩週就能試完的做法

很多老闆看到這裡會想，那是不是要先上一套 MES 或 ERP 的生產模組？不一定。我建議先用最便宜的方式驗證你定義的交接點對不對，驗證過了再談系統。

1. 挑一條產品線，不要全廠一起做。
2. 定義四到六個交接點，照上面那張表，寫清楚每個點由誰確認。
3. 在工單上印出交接欄位，接手的人簽名寫時間；或者做一個簡單的表單，用手機掃工單上的 QR 就能按確認。
4. 每天早上花十分鐘，把停留超過正常時間的單挑出來，指定處理的人。
5. 跑兩週後看一件事：業務打電話問進度的次數有沒有下降。

試行期間你會遇到兩種抱怨，都是好事。一種是「這個點太細，按不過來」，那就合併兩個交接點；另一種是「這張單根本不是這樣走的」，那代表你畫的流程跟現場不一樣，照現場改。兩週裡改個兩三次很正常，改完的版本才是現場真的會用的版本，這比你坐在辦公室畫十次流程圖都準。

如果兩週下來大家都按得順，代表交接點定對了，這時候再把它做進系統，規格會清楚很多，也不會買到用不上的功能。反過來，如果你有多條產線、大量委外、插單頻繁，或者需要回頭查某張單半年前的歷程，那紙本一定撐不住，就該評估系統了。小型工廠的系統該怎麼選，工單、BOM、報工這三塊怎麼看，我整理在小型製造業 ERP 怎麼選。

常見問題

工單追蹤一定要用條碼或 RFID 嗎？

不一定。條碼的價值是讓回報的動作只要幾秒，降低補登的誘因，但在流程還沒定清楚之前，用簽名加時間一樣能跑。先確定交接點對了，再決定要用條碼、QR 還是平板點選，順序不要反過來。

小工廠沒有生管，工單進度誰來追？

讓交接點自己留紀錄，再指定一個人每天早上看一次超時清單就好，不需要專職的生管。重點是那個人要有權限去催、去調，否則清單看完也沒有下文。

委外加工的工單進度怎麼追蹤？

把「交給外包廠」和「外包廠交回」都當成交接點，交出去時記下對方承諾的回廠日。超過回廠日還沒回來的，自動列進超時清單。外包廠內部的進度你管不到，但你可以管到「什麼時候該去問」。

工單追蹤系統跟 ERP 的生產模組有什麼不同？

ERP 的生產模組通常偏向工單開立、用料扣帳與成本，進度追蹤有時只做到開工和完工兩個點。如果你需要的是站別交接和停留時間，要在評估時特別問清楚它能不能記到每一站，以及回報的動作要幾步。

進度透明，是讓每一次交接都留下紀錄

工單追不到，很少是因為大家不認真，多半是因為進度從來沒被定義成一件可以確認的事。把百分比換成交接點，把補登換成交接當下的確認，把整張清單換成超時的那幾張，資訊自然就透明了，牆上那面看板也才會重新有人相信。

如果你的工廠已經試過看板、試過報工，還是追不到，帶著一張最近延誤的工單來，我們用 30 分鐘免費診斷一起看它到底卡在哪一個交接點。