不良品追不到原因？品質異常紀錄怎麼做

「這批又有不良，上個月好像也有一次。原因？品管說可能是材料的問題吧。」

這段對話很多工廠都很熟悉。不良發生了，大家知道；不良的數量，報表上也有。但只要問到「為什麼」，答案就開始模糊：可能是材料、可能是機器、可能是新來的作業員。每一個「可能」都有道理，但沒有一個能被證實，所以下個月同樣的事又發生一次。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人，帶團隊做系統導入七年，超過 34 個案子、14 個以上產業，進過不少工廠的品管辦公室。我看到的狀況多半很一致：不良品追不到原因，通常不是品管不認真，而是紀錄只記了「幾個不良」，沒有記「在哪一站發現、哪一張工單、哪一批料、什麼樣的現象」。最低限度的品質異常紀錄只需要七個欄位：發現時間、發現站別、工單或批號、現象代碼、數量、處置方式、初步原因類別。現象要用固定代碼在發現當下記，不要寫成一段自由描述；每個月挑出最常發生的前幾種現象，順著工單和批號往回追；每一個改善對策都要有負責人和驗證日期。做到這幾件事，「可能是材料吧」才會變成「是這一批料、在這一站、發生了這種現象」。

品管每天都在記，為什麼原因還是追不到？

先替品管講句話。很多工廠的品管人員其實很辛苦，每天巡線、抽檢、填表、處理客訴，記的東西一點都不少。老闆想要把不良率降下來，要求品管多記一點、多檢一點，這個方向也沒有錯。品質出問題，第一個反應當然是加強檢驗。

但我想請你翻開現在的不良紀錄看一下。多半長這樣：日期、產品、不良數量，最後一欄是「備註」，裡面寫著「外觀不良」、「尺寸不符」、「客戶反應有刮傷」。這份紀錄可以告訴你這個月不良了多少個，卻沒辦法告訴你為什麼。

追不到原因，關鍵在於紀錄裡缺了能「往回追」的線索。不良是在哪一站被發現的？那一批東西是哪一張工單做的？用的是哪一批原料？當時是哪一台機器、哪一個班別？這些資訊在不良發生的當下都知道，但如果沒有記下來，一週後就沒有人說得清楚了。

加強檢驗也有一樣的盲點。檢驗是在量結果，抓到的是已經發生的不良；它能讓不良品不流到客戶手上，但不會讓不良變少。要讓不良變少，得知道它從哪裡來，而這需要的是紀錄的品質，不是檢驗的次數。

品質異常紀錄最少要有哪七個欄位？

我建議的最低限度，是下面這七個欄位。不需要更多，多了現場會填不完；也不能更少，少了就追不回去。

欄位	要記什麼	為什麼需要
發現時間	日期與時段或班別	對照當時的機台、人員、換線紀錄
發現站別	在哪一個工序或檢驗點發現	區分是製程中發現還是出貨後客訴
工單或批號	這批東西是哪一張工單、哪一批料	往回追料、追機台、追人員的唯一線索
現象代碼	用固定代碼記錄看到的狀況	讓不同人記的東西可以統計比較
數量	不良數量與該批總數	算出比例，而不是只看絕對數字
處置方式	重工、報廢、特採或退回供應商	知道損失多少、這批東西去哪裡了
初步原因類別	人、機、料、法、環其中哪一類	先粗分方向，月底追查時再細查

七個欄位裡，最重要的是「工單或批號」。它是把不良跟生產紀錄連起來的那條線。有了它，你可以查到這批東西是哪天做的、用了哪一批料、經過哪幾台機器、誰在操作。沒有它，其他欄位記得再完整，也只是一筆孤立的資料。

這也是為什麼工單和報工的資料要先準。如果工單本身就追不到進度、報工資料是下班前補填的，那品質紀錄就算記了工單號，往回追也追不到真實的狀況。這部分可以搭配工單進度追不到和報工資料為什麼都是假的兩篇一起看。

現象和原因，一定要分開記

這是品質紀錄最常寫壞的地方：把看到的現象和猜測的原因混在一起。

「刮傷，應該是搬運時碰到」這一句裡，刮傷是現象，是確定的；搬運碰到是猜測，不一定對。如果這句話整個被記成原因是「搬運」，之後統計時，所有刮傷都會被歸到搬運，真正的原因可能是某一台機器的治具磨損，卻永遠不會被發現。

現象代碼怎麼訂？

現象就是你看到的狀況，例如刮傷、毛邊、尺寸過大、尺寸過小、色差、缺件、變形、功能異常。把你們公司最常見的現象整理成一張代碼表，大概十到二十種就夠了，再留一個「其他」讓現場填寫特殊狀況。

代碼表的重點是每一個現象都要有明確的定義，最好附上照片。什麼程度算刮傷、什麼程度算色差，如果每個人的判斷不一樣，統計出來的數字就沒有意義。代碼表也要定期整理：「其他」裡面如果某種狀況一直出現，就把它獨立成一個新的代碼。

原因先分大類，不要急著下結論

原因在發現當下通常還不知道，所以現場只要先粗分一個方向就好。最常用的分法是人、機、料、法、環：作業員的操作、機台與治具、原物料、作業方法與標準、環境條件。

現場填的是「初步判斷」，真正的原因要在月底追查時才確認。這樣分開之後，你就能看到很有用的資訊：同一種現象，被初步判斷成什麼原因？如果同一種刮傷，有時候被歸成人，有時候被歸成機，那就代表大家對原因其實還沒有共識，正是最需要深入追查的地方。

從紀錄到對策：每月一次的追查流程

紀錄記好之後，要有一個固定的節奏把它變成改善。我建議每個月做一次，步驟是這樣：

1. 依現象統計：把這個月的紀錄依現象代碼分類，算出每一種的次數和數量。
2. 挑出前三名：通常少數幾種現象就佔了大部分的不良，先處理它們。
3. 順著工單往回追：針對前三名的每一筆紀錄，查工單、批號、機台、班別、人員，找出共同點。
4. 確認真正原因並訂對策：找到共同點後，到現場確認，訂出具體的改善對策。
5. 指定負責人與驗證日期：每一個對策都要有人負責，並訂一個日期回頭檢查效果。
6. 下個月驗證：到了驗證日期，看這種現象有沒有減少。有，就標準化；沒有，就重新追查。

第三步是整個流程的核心。舉一個假設的例子：假設這個月「刮傷」發生了二十次，你把這二十筆紀錄的工單和批號一查，發現其中大部分都集中在某一台機器的夜班，而且都是在某一次換治具之後開始的。這時候原因的方向就很清楚了，不需要再猜是不是材料的問題。

第五步和第六步最容易被省略。很多工廠開完檢討會、訂了對策，就沒有下文了。下個月同樣的不良又出現，大家才想起來上次好像有說要改。對策沒有負責人和驗證日期，就等於沒有對策。

上面這張圖是排優先順序時可以用的工具。高頻率又高損失的不良，最優先追根本原因；低頻率但一次損失很大的，先用防呆或加強檢驗擋住；高頻率但每次損失小的，通常是作業標準不夠清楚，改標準作業方法；低頻率又低損失的，持續記錄觀察就好，不要花太多力氣。

不良品怎麼處置？重工、報廢、特採都要留下痕跡

處置方式這個欄位，常常被當成順手勾一下的選項。但它其實牽涉到兩件很實際的事：錢，以及這批東西最後去了哪裡。

重工：把不良品修好再用。要記下重工花了多少工時、重工後有沒有再檢驗。重工的成本常常被忽略，因為它沒有報廢那麼明顯，但累積起來可能很可觀。

報廢：直接丟掉。要記下報廢的數量和對應的料，讓庫存帳跟著扣掉，否則帳上會一直有一批實際上已經不存在的東西。

特採：品質有一點偏差，但經過核准後仍然使用或出貨。這是最需要留下紀錄的一種，誰核准的、依據是什麼、出給了哪個客戶，萬一之後有客訴，這是唯一能追回來的線索。

退回供應商：如果是原物料的問題，要記下是哪一批料、退了多少、供應商怎麼回覆。這些紀錄累積起來，就是評估供應商的依據。

四種處置都留下紀錄，你才能回答一個老闆最在意的問題：這個月品質問題到底讓我們損失了多少錢？如果你的產品需要做到批號層級的往前往後追溯，例如食品業，食品業產銷履歷那篇有更完整的批號設計方式。

品質異常紀錄，什麼時候該上系統？

講到這裡，你可能會問：這些用紙本或 Excel 做得到嗎？做得到，而且我建議先用簡單的方式開始。

一張設計好的紙本表單，七個欄位、現象代碼用勾選的，放在每個檢驗點，就能開始累積資料。每天下班前由品管彙整進 Excel，每個月做一次統計和追查。先這樣跑兩三個月，你會很清楚哪些欄位真的有用、代碼表要怎麼調整、追查流程卡在哪裡。

什麼時候該上系統？通常是這幾個訊號出現的時候：紀錄量大到每天彙整要花很多時間；要往回追工單和批號時，得翻好幾份不同的資料；或是需要讓現場、品管、生管、採購同時看到同一份資料。到這個時候，讓不良紀錄直接跟工單、批號、庫存連在一起，追查才會真的快起來。

但不管用什麼工具，有一件事比工具更重要：不要讓記錄不良變成一件會被責罵的事。如果作業員發現不良、記下來之後換來的是被罵，他學會的不是更小心，而是不要記。品質紀錄的價值在於真實，一份很漂亮但不真實的紀錄，比沒有紀錄還危險。

常見問題

品質異常紀錄表要包含哪些欄位？

最低限度是七個：發現時間、發現站別、工單或批號、現象代碼、數量、處置方式、初步原因類別。其中工單或批號最重要，它是把不良跟生產紀錄連起來、往回追查原因的唯一線索。

不良品追蹤一直追不到根本原因怎麼辦？

先檢查紀錄有沒有把現象和原因分開記，以及有沒有記下工單或批號。如果紀錄裡只有數量和一段描述，就沒辦法往回追。補上這兩點後，針對最常發生的前幾種現象，順著工單查機台、班別、批號，找出共同點。

現場作業員不願意填不良紀錄怎麼辦？

先讓填寫變簡單：現象用代碼勾選、欄位控制在七個以內、在發現的地方就能填。再來是不要讓記錄不良變成被責罵的理由，而是讓大家看到紀錄真的換來了改善。作業員看到自己記的東西有被處理，才會願意繼續記。

品質管理一定要導入系統嗎？

不一定。紀錄量不大、追查流程還在調整的階段，用紙本加 Excel 就夠了。當每天彙整太花時間、往回追查要翻好幾份資料、或多個部門需要同時看同一份資料時，才是把品質紀錄接進系統的時機。

結語：記下能往回追的線索，原因才找得到

不良品追不到原因，問題不在檢得不夠多，而在記得不夠對。七個欄位、現象與原因分開、每月一次往回追、每個對策都有負責人和驗證日期，這幾件事做到，「可能是材料吧」就會變成一個查得到、改得掉的答案。

如果你的工廠也一直被同樣的不良困擾，不確定紀錄該從哪裡改起，帶著上個月的不良紀錄來找我聊 30 分鐘免費診斷，我們一起看它缺了哪一條線索。