20 人以下公司需要 ERP 嗎？先看這三個訊號

「我們才十幾個人，需要上 ERP 嗎？還是我想太多了？」

問這句話的老闆，通常已經被某件事嚇到了。可能是月底對帳對了三天還對不平，可能是業務答應客戶的貨其實早就沒了，也可能是唯一會做帳的那位同事請了一週假，整間公司的出貨都停在那裡。他隱約覺得公司需要一套系統，但又怕花了錢、上了一套大家都不會用的東西。

我是熊董，台灣川輝科技創辦人。我帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、橫跨 14 個以上產業，現在一個人加 AI，一年交付 2,000 萬以上的客製系統。我自己也當過老闆，做過六個產業、三年虧掉 700 萬，知道小公司每一筆錢都要花在刀口上。所以我的答案是：20 人以下的公司需不需要 ERP，不是看人數，是看三個訊號。第一，同一筆交易從接單、出貨、開發票到入帳，要在三個以上的地方各打一次；第二，錢的問題——現在庫存值多少、這個月毛利多少、哪個客戶欠多少——要等人整理好幾天才答得出來；第三，公司少了某一兩個人就轉不動，因為資料和規則只在他們的腦子和 Excel 裡。三個都沒中，把 Excel 用好就夠；只中一個，而且集中在某一段，先處理那一段，用現成工具或專用系統；三個都中、而且問題跨了業務、倉庫、會計好幾個部門，那才值得認真評估 ERP。

小公司問要不要 ERP，背後通常是另一個問題

先講你的直覺對在哪裡。你覺得公司亂了，通常是真的亂了。小公司的老闆對現場的感覺往往很準，因為很多事他自己就在做，哪裡卡、哪裡漏，他比誰都清楚。

但「公司亂了」跟「需要 ERP」之間不是等號。ERP 是一套把訂單、庫存、採購、會計串在一起的系統，它解決的是「資料在部門之間斷掉」的問題。如果你的亂只集中在某一段，例如只是庫存對不起來，或只是報價很慢，那上一整套 ERP 就像為了修一個水龍頭把整間房子的管線換掉，花費和折騰都遠大於問題本身。

我最常跟老闆講的一句話是「這個不要做」。十件想自動化的事，大概兩件值得寫系統、五件用現成工具就好、三件根本不該碰。小公司要不要上 ERP，也適用同樣的判斷：先搞清楚亂在哪裡，再決定要用多大的工具。

訊號一：同一筆交易，要在三個地方各打一次

拿一張最近的訂單，追一下它在公司裡被輸入了幾次。

常見的情況是這樣：業務在 Excel 訂單表打一次；倉庫依訂單在出貨表打一次；會計在發票系統打一次；月底對帳時，再把這些資料抄到應收帳款表。同一筆交易，四個人各打一次，每打一次就多一次出錯的機會。客戶名稱打錯、數量少一個零、單價用了舊的，這些錯誤要到月底對帳才會被發現，而那時候要追回來已經很費力。

這件事的代價可以先粗估一下，以下全部是假設數字。假設你們一天有 20 筆訂單，每筆在四個地方各輸入一次，每次平均 2 分鐘，一天就是 160 分鐘，將近三個小時，一個月下來是好幾十個小時。這還沒算上打錯之後回頭追查、跟客戶解釋、重新出貨的時間。對一間十幾個人的公司來說，這可能等於有一個人每天有一半的時間，都在把同一份資料搬來搬去。

如果你數下來，一筆交易被打了三次以上，而且這些地方分屬不同的人，這就是第一個訊號。它代表你的問題是「資料串接」，這正好是 ERP 最擅長的事。

但要注意，如果被重複輸入的只集中在其中兩個環節，例如只有訂單和出貨之間要重打，那用一套進銷存、或把那兩段用現成工具串起來，可能就解決了。進銷存跟 ERP 的分界在哪裡，可以先看進銷存系統跟 ERP 差在哪。

訊號二：錢的問題，要等好幾天才有答案

第二個訊號，請你現在試著回答這三個問題：

• 現在倉庫裡的庫存，總共值多少錢？
• 上個月的毛利是多少？哪個產品賺最多？
• 哪幾個客戶的貨款已經超過約定的期限還沒付？

如果這三個問題你可以在幾分鐘內，自己打開某個地方就看到答案，那你的資料狀況其實不錯。如果答案是「要請會計整理一下」「月底結完帳才知道」「要問一下業務」，而且要等好幾天，這就是第二個訊號。

這個訊號的意義是：你在用過期的資訊做決定。小公司的資金通常很緊，一筆大客戶的貨款晚收一個月、一批庫存積壓在倉庫裡沒人發現，都可能直接影響現金流。答案等好幾天才出來，代表資料散在不同地方，要靠人手動拼起來。

不過，這個訊號也不一定只能用 ERP 解決。如果只是應收帳款看不清楚，一套好的記帳軟體加上固定的對帳習慣可能就夠了。ERP 的價值，是在這三個問題同時存在、而且答案都需要跨部門資料的時候。

訊號三：公司少了某個人就轉不動

第三個訊號最容易被忽略，因為平常看不出來，只有出事那天才會發現。

問自己：公司裡有沒有某個人，他請假一週，某件事就完全停擺？可能是唯一知道每個客戶價格的業務助理，可能是唯一會用那個複雜 Excel 算成本的會計，也可能就是老闆自己。

小公司依賴少數人是正常的，但如果這個依賴是因為「資料和規則只存在他的腦子和他的檔案裡」，那就是風險。一旦他離職，你失去的不只是一個人，而是一整套公司運作的知識。

這種依賴在小公司特別危險，因為小公司通常沒有備援。大公司一個職位可能有兩三個人懂，小公司常常就是一個人從頭做到尾。他做得越好、越可靠，大家越不會去學他的工作，風險就越集中。等到他提離職的那天，才發現連交接都不知道從哪裡開始。

ERP 在這裡的價值，是把這些規則寫進系統：客戶價格、產品成本、出貨流程，不再只有一個人知道。但同樣地，如果只有一兩個關鍵人物，你也可以先從整理他們手上的資料和規則開始，不一定要一次上整套系統。

中了幾個訊號，該選哪一種做法？

把三個訊號放在一起看，再加上你們交易的複雜度，大概可以分成四種情況：

你的情況	建議做法	先不要做的事
三個訊號都沒中	把 Excel 整理好：一份共用檔、固定欄位、固定範本	買任何系統
只中一個，集中在某一段（例如只有庫存亂）	針對那一段用專用系統，例如進銷存	為了一段問題上整套 ERP
中兩個，但交易單純、品項少	用現成工具把幾段串起來，例如雲端表單加記帳軟體	客製開發一整套系統
三個都中，跨業務、倉庫、會計	認真評估 ERP，從最痛的模組開始上	一次全模組同時上線

這張表沒有把「人數」當成判斷條件，是刻意的。同樣是十五個人的公司，一家做單純的零售、品項不多，另一家做多層經銷、有委外加工、有好幾個倉庫，兩家需要的工具完全不同。用人數判斷要不要上 ERP，常常會讓前者花了不必要的錢，也讓後者拖太久才處理。

這張表的重點在最後一欄。小公司最常見的錯，不是做太少，而是一次做太多：為了一個問題買了一整套，或者明明可以先上一個模組，卻要求全部同時上線。小公司沒有專職的 IT，也沒有多餘的人力專門負責導入，範圍一大，就很容易做到一半就停下來。

如果你判斷該上 ERP，模組的上線順序可以參考ERP 模組先上哪個那篇。

20 人以下導入 ERP，最容易低估的三件事

如果你評估下來確實需要 ERP，下面三件事是小公司最常低估的：

第一，主檔要有人顧。 ERP 跑得準不準，取決於客戶、料號、價格、單位這些基本資料準不準。大公司有專人維護主檔，小公司通常沒有。上線前就要決定：新增一個客戶、一個料號，誰負責建？誰負責檢查？如果沒有人負責，半年後主檔就會亂掉，系統算出來的數字也跟著不準。

第二，老闆自己的時間。 小公司導入 ERP，很多決定只有老闆能做：流程要怎麼改、規則要怎麼定、誰有什麼權限。導入期間你至少要固定撥出時間參與，否則專案會一直卡在等你拍板。很多小公司導入失敗，不是系統不好，是老闆太忙，一直沒空做決定。

第三，選擇的是「訂閱」還是「買斷」。 小公司常被訂閱制的低月費吸引，也常被買斷客製的一次性費用嚇到。兩種各有適合的情境，要看的是五年下來的總成本，以及你們的流程有多特殊。這部分我在訂閱制 ERP 還是買斷客製那篇有拆過怎麼算。

這三件事有一個共同點：它們都不會出現在廠商的報價單上，但每一件都會實實在在花掉你的時間和注意力。評估廠商的時候，可以直接問對方：上線後主檔由誰維護、導入期間需要我們投入多少時間、五年下來總共要付多少。答得清楚的廠商，通常也比較懂小公司的處境。

先做的事：兩週的自我診斷

在找任何廠商之前，你可以花兩週，自己做一次診斷。這兩週不用花錢，但它會讓你之後跟廠商談的時候，清楚知道自己要什麼：

1. 挑三張最近的訂單，追它們在公司裡被輸入了幾次、經過幾個人。
2. 試著自己回答庫存值多少、上月毛利多少、誰的貨款逾期，記下每一題要花多久才得到答案。
3. 列出公司裡「他請假一週，什麼事會停」的人，以及停的是哪件事。
4. 把這兩週裡發生的錯誤記下來：出錯貨、報錯價、對帳對不平，各自是在哪個環節發生的。
5. 把上面的結果對照三個訊號，看中了幾個、集中在哪一段。

如果你做完發現問題確實在跨部門的資料串接，那就是 ERP 的範圍。什麼時候該從 Excel 換成系統、還有哪些不能再拖的訊號，可以接著看什麼時候該把 Excel 換成 ERP。

常見問題

10 人以下的公司需要 ERP 嗎？

多數情況不需要。10 人以下的公司，交易流程通常還很短，同一個人可能就負責接單到出貨，資料重複輸入的情況比較少。除非你的品項、庫位或交易流程特別複雜，否則把 Excel 用好、搭配記帳軟體或進銷存，通常就夠了。

小公司用免費 ERP 可以嗎？

可以試，但要先確認三件事：資料能不能完整匯出、出問題時有沒有人可以問、未來人數或功能增加時要多少成本。免費的軟體本身不收費，但導入、設定、維護的時間成本還是在，而這些成本在小公司通常是老闆自己扛。

小公司 ERP 導入要多久？

看範圍。只上一兩個模組、流程單純的話，時間會比大公司短很多；如果要一次上全部模組，小公司反而更容易拖長，因為沒有專人負責導入。建議從最痛的一段開始，先讓它上線、跑順，再往下一段。

先上進銷存，以後再換 ERP，資料會不會白費？

不會白費，前提是你在進銷存階段就把主檔整理乾淨：料號規則一致、客戶資料完整、單位定清楚。這些整理好的資料，之後換到任何系統都能用。真正會白費的，是在進銷存裡隨便建資料，之後要花大量時間清理。

結語：先找到亂在哪，再決定工具多大

20 人以下的公司要不要上 ERP，一句話講完：不是看人數，是看那三個訊號中了幾個、集中在哪一段。中得少就用小工具解，中得多、又跨了好幾個部門，才值得上 ERP，而且要從最痛的那一段開始。

如果你做完自我診斷，判斷確實需要一套系統，可以先看看 ERP 導入怎麼做，了解從評估、規格到上線每一步要準備什麼。