餐飲業訂單系統：外送、內用、團購的訂單怎麼整合

「內用走 POS，外送三個平台三台平板，團購在 LINE 群組喊單，晚上再請一個人把全部抄成明天的備料表。」

這是很多餐飲、烘焙、甜點店老闆描述自己每天日常的方式。生意好的時候，這張備料表要抄到很晚；抄錯一個數字，隔天不是少做讓客人白跑一趟，就是多做最後只能自己吃掉。

我是熊董，川輝科技創辦人。帶團隊做系統導入七年，經手超過 34 個案子、14 個以上產業，餐飲和烘焙是我很熟的一塊。所以直接講結論：餐飲業訂單整合，不是把所有訂單塞進同一台機器，而是讓三種時間軸完全不同的訂單，最後匯進同一份品項主檔、同一張備料單和同一張出貨單。內用是當下點當下做，外送是即時從平台進來，團購和預購則是提前下單、有截單時間、在指定日期集中出貨。整合的順序是：先統一品項主檔，讓同一個商品在每個通路都對得上；再替團購和預購訂出截單規則；最後讓系統自動把各通路訂單彙總成廚房要的數量和出貨要的清單。不需要一次全部串接，先讓最耗人力的那一段不再靠人抄就好。

為什麼三種訂單各用一套工具，最後還是靠人抄？

先替你講句公道話。內用用 POS、外送用平台後台、團購用 LINE，每一個選擇單獨看都很合理。POS 結帳快，外送平台帶來客人，LINE 群組是熟客最習慣的下單方式。你沒有選錯工具。

問題在於這三套工具各管各的，沒有一個地方告訴你「明天總共要做多少」。於是你需要一個人每天把它們抄成一張表。這個人就是你們整套流程的接點，他請假、他抄錯、他太累，隔天的備料就跟著出錯。

這不是假設的情況。我做過一家烘焙坊，每天光是抄單就要 4 小時，系統化之後縮到 30 分鐘。另一個甜點品牌，整合訂單處理之後，訂單處理時間減少 88%、人為錯誤率減少 99%，會員回購也成長了 400%。這些改變的起點都一樣：不是換更好的收銀機，而是把「人在中間抄」這一段拿掉。

內用、外送、團購，三種訂單差在哪？

要整合之前，得先看清楚三種訂單本質上的差別。它們的差異不在通路，而在時間軸。

比較項目	內用	外送	團購與預購
什麼時候下單	當下	當下	提前幾天到幾週
什麼時候付款	現場結帳	平台收款再撥款	預付、轉帳或取貨付款
什麼時候出餐	立刻	立刻	指定日期集中出
廚房怎麼準備	依現場出單	依平台出單	依截單後彙總備料
最常出錯的地方	點錯、漏出	品項對不上、漏看單	數量抄錯、付款沒對、取貨日搞混

從這張表可以看出來，內用和外送是「即時單」，廚房看單就做；團購和預購是「計畫單」，必須在截單之後彙總、備料、排生產。真正需要整合、也最常出錯的，是計畫單，以及計畫單跟即時單共用食材和產能的那一段。

所以整合的目標不是讓三種單長得一樣，而是讓你在任何時間點都知道：今天和明天各要做多少、要備多少料、要出幾張單給誰。

整合第一步：統一品項主檔

這一步最不起眼，卻是所有整合的地基。同一個商品，在 POS 上叫一個名字，在外送平台上因為行銷需要取了另一個名字，在團購表單上又是第三種寫法。人看得懂這是同一個東西，系統看不懂。

統一品項主檔要做三件事。第一，每個商品只有一個正式品項，其他通路的名稱都對應到它。第二，套餐和組合要拆成內容物，例如一個禮盒裡有哪幾種、各幾個，備料時才算得出來。第三，加價選項要定義清楚，例如加大、去冰、換口味，哪些會影響用料，哪些只是備註。

這件事做起來很枯燥，通常要老闆或店長花一個下午坐下來對。但它做完之後，後面的備料彙總、銷售報表、成本計算才有辦法自動算。品項主檔沒對好，任何系統彙總出來的數字都要人再檢查一次，等於沒有整合。

品項主檔順便處理的事

對品項時，可以順便把每個品項的「備料單位」定下來。廚房備料用的是公斤、個、盒，而客人點的是份、杯、組。兩者的換算如果只存在師傅腦子裡，換一個人就換一種算法。把換算寫進主檔，彙總出來的就直接是廚房看得懂的數量。

季節限定品和停售品也要在主檔裡標清楚狀態，而不是直接刪掉。刪掉之後，過去的訂單和銷售報表會對不上；標成停售，歷史資料還在，各通路也能同步知道這個品項不能再賣。

團購和預購：截單時間決定一切

團購和預購是最容易亂的一塊，因為它通常起源於 LINE 群組。老闆在群組裡發一則「這週末限定，要的 +1」，客人回「+2」「我要一盒巧克力一盒原味」「跟上次一樣」。熱鬧是很熱鬧，但每一則回覆都要有人看懂、記下來、再跟付款對起來。

要讓團購變得可以整合，第一件事是訂出截單規則：每一檔團購什麼時候開、什麼時候截、截單後多久出貨、取貨或配送有哪幾個時段。截單時間一定要明確，因為它決定了你什麼時候可以開始彙總備料。沒有截單時間，就永遠有人在最後一刻加單，廚房永遠在追。

截單之後要不要接加單，也要先定好規則，而不是每次看心情。例如截單後只接「現有備料還做得出來」的品項，或加單一律排到下一個出貨日。規則寫清楚、公告在下單頁面上，客人反而比較好接受；每次都破例的話，截單時間就形同虛設。

第二件事是把下單從聊天訊息改成有欄位的下單方式。可以是一張表單、一個 LINE 上的下單流程，或一個簡單的訂購頁，重點是每一筆訂單都有固定的欄位：品項、數量、取貨日期、取貨方式、付款狀態。這樣截單時，資料已經是整齊的，不用再人工從對話裡挖。用聊天群組處理訂單的風險，我在用 LINE 群組管公司，出事那天你找得到人嗎講過，餐飲團購是最典型的一種。

付款對帳要跟訂單綁在一起

團購最常見的糾紛，是「我有付錢」「我們沒收到」。轉帳的客人只傳一張截圖，或只說後五碼，對帳要一筆一筆比。比較好的做法，是讓每一筆訂單都有付款狀態，付款確認之後才進入備料彙總。這樣截單時你看到的數量，就是確定要做的數量。

把三種訂單匯成同一張備料單與出貨單

品項主檔統一了、團購有了截單規則，接下來才是真正的整合：讓系統把各通路的訂單，依日期彙總成兩張表。

第一張是備料單，給廚房看。它不需要顯示每一筆訂單，只要告訴廚房：某一天每個品項總共要做多少、換算成原料各要備多少。內用和外送的部分可以用過去同一時段的平均量預估，團購和預購則是截單後的確定量，兩者加總，就是當天的生產計畫。

第二張是出貨單，給包裝和出餐的人看。它要依取貨時段或配送路線排好，每一張單列出品項、數量、客人、取貨方式和付款狀態。包裝時照單核對，出貨時打勾，錯誤會少很多。

即時單和計畫單搶同一份食材時怎麼辦？

這是整合之後才看得到、整合之前一直在發生的問題。週末有一檔團購要出一大批，同一天外送和內用也照常在賣同一款商品，廚房的產能和原料是共用的。沒有整合時，通常是現場做到一半才發現不夠，只好臨時在外送平台把商品下架，或讓團購客人改期。

整合之後，你可以提前看到衝突：截單後的團購量加上預估的即時量，已經超過當天能做的量，就要提早決定。常見的做法有三種：替團購設定每日上限，額滿就開下一個出貨日；在團購出貨日把外送的該品項設為限量；或把團購的出貨分散到兩三天。哪一種比較好，取決於你哪個通路的毛利比較高、哪群客人比較重要，這是老闆的判斷，系統要做的只是讓你提早看見。出貨端的核對與防呆，可以參考出貨出錯怎麼辦：揀貨、包裝、核對的防呆設計。

不用一次全部串接：分三個階段做

很多老闆一聽到整合，就以為要買一套能同時接 POS、所有外送平台和 LINE 的大系統。可以，但不一定需要，而且一次做到位的風險最大。我比較建議分階段，每一階段都讓一段抄單消失。

第一階段，統一主檔、集中到一張表。各通路的訂單先用匯出或手動輸入的方式，集中到同一張有固定欄位的表裡，由表自動彙總備料。這一步幾乎不用花錢，但能先把品項對齊、把截單規則訂下來。表的欄位至少要有：訂單來源、下單時間、出貨或取貨日期、品項、數量、付款狀態，有了這幾欄，用樞紐分析就能依日期彙總出備料量。

第二階段，讓團購和預購有自己的下單入口。這是最耗人力的一塊，也是最值得先自動化的一塊。客人自己填品項、日期、付款，資料直接進你的訂單表，不用再從群組裡抄。

這一步還有一個常被忽略的好處：每一筆訂單都綁著一個客人。誰買過什麼、多久買一次、上次買是什麼時候，這些資料在聊天群組裡是散的，進了訂單表就變成可以用的名單。下一檔新品上市，你可以只通知買過類似品項的人；很久沒回購的熟客，可以在節日前主動問候。前面提到那個甜點品牌會員回購能大幅成長，前提就是訂單裡先有了客人。

第三階段，再考慮串接 POS 與外送平台。各家 POS 和外送平台提供的串接方式與條件不同，以各平台官方公告為準。等前兩個階段跑順了，你會很清楚哪些資料真的需要即時進來、哪些每天匯一次就夠，串接的範圍和費用也比較好控制。

如果你同時有門市和網路商店，還要處理成品庫存在不同通路之間的分配，那是另一個層次的問題，門市加電商的多通路庫存整合有比較完整的說明。

常見問題

餐飲業一定要買整合型的訂單系統嗎？

不一定。如果你的訂單量還不大，先統一品項主檔、把各通路訂單集中到同一張有固定欄位的表，就能解決大部分抄單問題。等團購或預購量大到人工整理不來，再考慮專屬的下單入口和串接。

外送平台的訂單可以自動進到我們的系統嗎？

要看你用的 POS 或系統與該平台是否有串接方式，條件以各平台官方公告為準。就算不能即時串接，每天匯出一次報表、對應到統一的品項主檔，也能讓備料彙總準確很多。

團購用 LINE 群組接單有什麼問題？

最大的問題是訂單藏在聊天訊息裡，要靠人逐則看懂、記錄、對付款，數量容易抄錯，付款也難對帳。改成有固定欄位的下單方式，並訂出明確的截單時間，就能讓團購訂單直接進入彙總。

小店做訂單整合，要先從哪裡開始？

先從品項主檔開始。把每個商品在各通路的名稱對齊、套餐拆成內容物、定好備料單位。這一步不用花錢，卻決定了後面所有彙總和報表準不準。

結語：整合的不是機器，是那張每天要抄的表

餐飲訂單整合真正要消滅的，是每天晚上那個把三套系統抄成一張備料表的人力。統一品項主檔、訂好截單規則、讓訂單自動彙總成備料單和出貨單，就算還沒串接任何平台，你每天的工作已經輕很多。

如果你不確定自己店裡最該先處理的是團購、外送還是備料那一段，帶著你們一天的訂單來，我們用30 分鐘免費診斷一起找出最先該拿掉的那一段抄單。